【Outlook】機能一覧:仕事で便利な機能や設定をまとめて紹介

2022.11.27 /

【Outlook】機能一覧:仕事で便利な機能や設定をまとめて紹介

記事ではMicrosoftのOutlookにおける、仕事で便利な機能設定を紹介していきます。

Outlookは多くの企業で利用されているメールソフトの一つです。日々新しい便利な機能が追加され、利便性がどんどん向上しています。

Outlookを利用している人で、提供されている機能をすべて理解し利用している人はごく僅かです。本記事では仕事に便利な機能を紹介していますので、気になった機能があればリンクからその詳細を確認してみてください。

ぜひ本記事Outlook機能一覧を通して、Outlookの便利な機能や設定を知って、業務に活かしてください。

Outlook:メール送信や返信で便利な機能一覧・設定

配信タイミング機能:メールを日時指定して自動送信

Outlookには配信タイミングという機能があり、これを利用することで事前に指定した日時にメールを自動送信することができます。

社内やお客様への重要なメールやリマインドメール、または誕生日などのお祝いメッセージなど様々な場面で利用できる便利な機能です。

送信したメール(誤送信)の取り消し機能

業務で日々たくさんのメールをやり取りしていると、誤って異なるメールアドレスにメールを送信してしまったり、間違った内容で送ってしまう、といった失敗を起こしてしまうこともあります。

そういった誤送信のメールは条件が揃えば取り消すことができます。

誤って送信してしまった場合は相手がメールを開く前に取り消しを行うことが必要です。ぜひOutlookの送信メール取り消し機能の利用方法を覚えて、すぐに実行できるようにしてください。

一定時間経過後にメール送信する遅延送信設定

日々大量のメールのやりとりをしていると、送信ボタンを押してから間違えに気づいて、「はっ」とすることって一度は誰もが経験したことがあると思います。

そこでOutlookでおすすめの設定が、メールの遅延送信です。メールを送信後、実際に送信する時間を5分後などに設定することができます。

これによってメールの誤送信を防ぐことが多少できるようになります。

メールの「返信」で添付ファイルを残したままにする方法

受信したメールを「転送」する場合は、添付されていた添付ファイルが付いた状態でメールウィンドウが作成されますが、宛先がない状態となります。

宛先が付いた状態で、かつ添付ファイルも付いている状態でメール作成ウィンドウが開いたら楽ですよね。

この「添付ファイル付きの返信」はマクロを作成することで実現できます。一度作ればそれ以降はマクロを触ることはありませんので、ぜひご自身のOutlookに「添付ファイル付きの返信」マクロを追加してみてください。

差出人(From、送信者)を表示・変更する方法

お勤めの会社で配布リスト(グループアドレス)を利用しているのであれば、必ず知っておくべき機能です。

所属するチームメンバーにもメールを見てもらうためにグループアドレスを利用します。もちろんお客様もそのグループアドレスに対してメールを返信することもあります。

その際にお客様がグループアドレスにメールを送信しているのに、こちらからの返信は個人のメールアドレスになっていませんか?

Outlookでは差出人を個人ではなくグループアドレスに変更することができます。ぜひ相手によって差出人を変えるようにしましょう。

メール送信時に自動的にCC・BCCに指定アドレスを追加する方法

部署によっては送信するメールは必ず部署のグループアドレスまたは直属の上司を追加しなければならない、といったルールがあります。

そういった場合、毎回手動でメールアドレスを追加するのは面倒くさいですよね。そこでOutlookの仕分けルールを利用して、CCまたはBCCに指定アドレスを自動的に追加して送信するようにしましょう。

Outlook:メール受信で便利な機能一覧・設定

関連メールを1つにまとめて表示:スレッド機能

Outlookにはメールの管理や閲覧をしやすくするスレッドという機能が備えられています。

スレッド機能とは、件名などの情報を基準にして、関連するメール(返信メール)を1つにまとめる機能です。ぜひ利用してみてください。

宛先(CC)毎に受信メールを指定フォルダへ自動振り分け(移動)する設定

様々なグループアドレス(ディストリビューション)のメールを受信している場合、すべてのメールが同じ受信トレイに入ってしまうとメールの管理がとても大変です。そういった場合に便利な機能が受信メールの自動振り分けです。

仕分けルールを利用することで宛先ごとに受信したメールを振り分けできます。

受信メールを他のメールアドレスに自動転送する設定方法

休日や外出中に別のメールアドレスに受信メールを送りたいときや、特定のメールだけ共有として他の人にメールを転送したいことがよくあります。

そういった場合、仕分けルールを利用して受信メールを指定したメールアドレスに自動転送できます。便利な機能なのでぜひ利用してみてください。

Outlook:連絡先で便利な機能一覧・設定

エクセルから連絡先のインポート機能

エクセルで管理していた顧客の連絡先をOutlookの「連絡先」に簡単にインポートできます。

連絡先をエクセルからOutlookのアドレス帳に登録できれば、簡単に顧客のメールアドレスを宛先に追加できるようになります。

インポート・エクスポート機能による連絡先グループの共有

Outlookの「連絡先」に登録しているアドレス帳を他の人にも使えるようにしたい場合、Outlookのインポート・エクスポート機能を利用してください。

非常に簡単に連絡先グループを相手に共有することができますので、ぜひその方法を覚えて実践してみてください。

アドレス帳に連絡先を登録(追加)する方法

意外とOutlookのアドレス帳を利用していないユーザーが多いです。とても便利な機能なのでぜひ利用方法を確認して、業務で利用するようにしてください。

Outlook:知っておくべきOutlookの仕組み

Outlookのプロファイル

業務で単にOutlookを利用しているだけですと、プロファイルの存在を意識することはないです。

しかしOutlookで問題が発生したときにプロファイルについて理解していると解決の糸口となることがあります。

Exchangeキャッシュモード

Exchangeキャッシュモードとはメールへのアクセスを高速にしたり、オフラインでもメールの閲覧を可能にする機能です。

デフォルトでは有効となっており、メールデータはOSTファイルとしてローカルに保存され、Outlookは常時このOSTファイルを参照しています。

Exchangeキャッシュモードは非常に便利な機能ではありますが、その分問題を引き起こすことも多いです。Outlookで問題が生じた場合、Exchangeキャッシュモードをオフにすることもよくあります。

Microsoft365のExchange Onlineを利用しているユーザーはぜひ覚えておいてください。

ostファイル(データファイル)

Outlookではデータファイルという仕組みを使うことで、インターネットに接続していないオフライン状態でもこれまでに受信したメールを閲覧することができます。データファイルは拡張子がostのファイルで保存されます。

Outlook:その他の便利な機能一覧・設定

クイック操作機能

クイック操作は事前に作成しておいた複数の操作をクリック一つで実行できる機能であり、Outlookで時短をするために利用される便利な機能の一つです

様々なOutlookの操作を時短できるようになるので、ぜひ使えるようになりましょう。

検索フォルダー機能

検索フォルダーとは検索条件に合致したメールを作成したフォルダーに表示する機能です。Outlookの画面左側に位置するフォルダーウィンドウに検索フォルダーはあります。

Outlook:検索フォルダー

頻繁に検索するメールや、現在携わっているメール、特定の相手からのメールに対して検索フォルダーを作成しておけば、わざわざ検索窓から検索する必要はなくなります。

アーカイブ機能

アーカイブ(archive)とは「保存記録、ファイル保管庫」といった意味があり、Outlookでは「メールの保管庫」として利用します。

アーカイブは受信トレイを整理するために利用されることが多いです。そのため受信トレイから簡単にアーカイブにメールを移動できるようになっています。

アーカイブ機能を利用することで、メールの整理が楽になるため知っておいて損はない機能です。

オンラインアーカイブ機能

オンラインアーカイブ機能は上記のアーカイブと名前が似ていますが全く異なる機能です。

オンラインアーカイブとは過去のメールを保存しておくメールの保管機能であり、Microsoft365のアカウントで管理者が有効にしている場合に利用できます。

過去のメールが受信トレイにない場合は、オンラインアーカイブに保存されている可能性が高いです。

Yahooメールのアカウント追加する方法

日本ではYahooのメールを利用しているユーザーが非常に多いです。そのため仕事で利用しているOutlookに、Yahooのメールアカウントを追加したいという希望も多いです。

Outlookに簡単にYahooメールアカウントを追加できるので、ぜひ試してみてください。