【Outlook】オンラインアーカイブとは：使用方法・移動・検索

オンラインアーカイブとは

オンラインアーカイブとは過去のメールを保存しておくメールの保管所のことです。

Office365またはMicrosoft365のアカウントで管理者がオンラインアーカイブを有効にしている場合に、次図のようにオンラインアーカイブが表示されます。

オンラインアーカイブの中を見ると過去に受信したメールが保存されているはずです。

管理者が設定しているポリシーに従って、プライマリーメールボックス（通常のメールボックス）からオンラインアーカイブに自動的に移動されます。

例えば私の会社では1年前のメールを自動的にオンラインアーカイブに移動するように設定しています。これによりメールボックスの容量が不足することを防いでいます。

メールの保存場所と保存期間

通常はExchangeキャッシュモードが有効になっているため、ローカルに存在するデータファイル（拡張子OST）にメールは保存されます。

Exchangeキャッシュモードにより、オフラインでのメール閲覧を可能にし、メールへのアクセスが高速になります。Exchangeキャッシュモードの設定より、受信トレイに保存されるメールの期間を設定でき、デフォルトでは1年間となっています。

受信トレイの保存期間を過ぎた古いメールがオンラインアーカイブに保管される仕組みとなっています。

受信トレイのメール保存期間は変更可能です。保存期間（キャッシュする期間）の変更方法については以下記事をご参照ください。

【Outlook】Exchangeキャッシュモードとは（メリット・デメリット／有効・無効）

もし１年未満でメールボックスがいっぱいになってしまった場合は、手動でオンラインアーカイブに移動して空き容量を増やす、または受信トレイのメール保存期間を短くする必要があります。

詳しくは以下記事をご参照ください。

【Outlook】メールボックスの容量がいっぱい・足りない場合の対処方法

オンラインアーカイブの特徴

オンラインアーカイブの特徴を以下に記します。

1. 管理者が有効にしている必要がある
2. メールボックスから自動的にメールが移動される（ポリシーで管理）
3. プライマリーメールボックス（通常のメールボックス）とは保存領域が異なる
4. 閲覧するにはインターネット接続が必須

オンラインアーカイブは通常のメールボックスとは保存領域が異なります。通常（受信トレイのメール）はローカルのデータファイルに保存されます。

Outlookの用語確認

データファイルとはダウンロードしたメールや予定表、連絡先などのデータが保存されたファイルです。

データファイルに保存できる容量は契約しているライセンスにより異なります。データファイルについて詳しくは以下記事をご参照ください。

【Outlook】ostファイル（データファイル）とは：インポートやメールの閲覧について

そのためメールボックスがいっぱいになる前にオンラインアーカイブにメールが移動するように設定しておくことをお勧めします。

Outlook管理者はポリシーを定めて、１年前またはそれ以前のメールが自動的に移動するように設定しなければなりません。

またオンラインというくらいなので、オンラインアーカイブの閲覧にはインターネット接続が必須となります。