【Outlook】オンラインアーカイブとは：使用方法・移動・検索

オンラインアーカイブとは

オンラインアーカイブとは過去のメールを保存しておくメールの保管所のことです。

Office365またはMicrosoft365のアカウントで管理者がオンラインアーカイブを有効にしている場合に、次図のようにオンラインアーカイブが表示されます。

オンラインアーカイブの中を見ると過去に受信したメールが保存されているはずです。

管理者が設定しているポリシーに従って、プライマリーメールボックス（通常のメールボックス）からオンラインアーカイブに自動的に移動されます。

例えば私の会社では1年前のメールを自動的にオンラインアーカイブに移動するように設定しています。これによりメールボックスの容量が不足することを防いでいます。

もし１年未満でメールボックスがいっぱいになってしまった場合は、手動でオンラインアーカイブに移動して空き容量を増やす必要があります。

詳しくは以下記事をご参照ください。

【Outlook】メールボックスの容量がいっぱい・足りない場合の対処方法

オンラインアーカイブの特徴

オンラインアーカイブの特徴を以下に記します。

1. 管理者が有効にしている必要がある
2. メールボックスから自動的にメールが移動される（ポリシーで管理）
3. プライマリーメールボックス（通常のメールボックス）とは保存領域が異なる
4. 閲覧するにはインターネット接続が必須

オンラインアーカイブは通常のメールボックスとは保存領域が異なりますので、メールボックスがいっぱいになる前にオンラインアーカイブにメールが移動するように設定しておくことをお勧めします。

そのためOutlook管理者はポリシーを定めて、１年前またはそれ以前のメールが自動的に移動するように設定しなければなりません。

またオンラインというくらいなので、オンラインアーカイブの閲覧にはインターネット接続が必須となります。