【Outlook】メールの検索方法:差出人や件名、完全一致による検索
2023.01.21 /

本記事ではMicrosoftのOutlookにおける、メールの検索方法について詳しく解説していきます。
多くのビジネスパーソンは仕事でメールを利用しており、多い人では一日に百通以上のメールを受け取る人もいます。この膨大な量のメールから1つ1つのメールをチェックしながら特定のメールを探し出すことはとても困難です。
Outlookでは検索ボックスにキーワードを入力することで、キーワードを含むメールを探すことができる機能が備わっています。差出人や件名、宛先で絞り込むこともできますし、キーワードによる完全一致などもできます。
メールの検索機能を使いこなせるようになれば、メールを探す時間が劇的に短くなります。ぜひ本記事を参考にして、Outlookでのメール検索機能について理解を深めてください。
本記事ではMicrosoft365(旧Office365)のOutlookを使用しています。
Outlook:メール検索ボックス
検索ボックスとは
Outlookでメールの検索には検索ボックスを使用します。検索ボックスは画面の上部にあります。

検索ボックスをクリックすると、検索ボックス内で文字入力ができるようになります。また同時に「検索」タブがアクティブになります。

ここに特定のキーワードを入力することでメールを検索することができます。検索する範囲はデフォルトで「現在のメールボックス」が選択されています。これ以外にも「すべてのメールボックス」や「現在のフォルダー」、「サブフォルダー」といった範囲を選択できます。

検索ボックスにキーワードを入力し「Enter」を押しても検索結果が出てこない場合、検索に使用するインデックスが壊れている可能性があります。その場合は以下記事を参考にして問題を解決してみてください。

【Outlook】メールの検索ができない・検索結果が表示されない問題の対処方法
検索ボックスのショートカットキー
わざわざ検索ボックスをクリックしなくてもいいように、検索ボックスにカーソルを移動するためのショートカットキーが備わっています。
「Ctrl」+「E」
即座に検索ができるように上記ショートカットキーを覚えておきましょう。
検索ボックスでメールを検索する方法
単に検索ボックスにキーワードを入力して検索すると、いわゆる全検索(タイトルや本文、宛先などすべての項目から検索)になります。
検索する範囲を絞ることで、より簡単に探し出したいメールを検索することができます。
差出人で検索する
検索する項目を「差出人」に絞って検索する方法は以下の通りです。
- 「検索」タブ内にある「差出人」をクリック
- 「差出人」をクリックすると検索ボックス内に「差出人:"差出人名"」と文字が挿入される
- 差出人名を検索したい名前に変更し「Enter」を押す(次図では差出人としてoffice54を指定しています)



上記の流れで指定した差出人のメールを検索できます。
件名で検索する
検索する項目を「件名」に絞って検索する方法は以下の通りです。
- 「検索」タブ内にある「件名」をクリック
- 「件名」をクリックすると検索ボックス内に「件名:"キーワード"」と文字が挿入される
- キーワードを検索したい件名に変更し「Enter」を押す


添付ファイルの有無で検索する
検索する項目を「添付ファイル」の有無に絞って検索する方法は以下の通りです。
- 「検索」タブ内にある「添付ファイルあり」をクリック
- 「添付ファイルあり」をクリックすると検索ボックス内に「添付ファイルの有無:はい」と文字が挿入される
- 添付ファイル付きのメール検索であればそのまま、添付ファイルなしのメール検索であれば「はい」を「いいえ」に変更して「Enter」を押す


宛先で検索する
検索する項目を「宛先」に絞って検索ができます。「宛先」に関しては以下3つのうちから1つ選択します。
- 宛先/CCに自分の名前がある
- 宛先/CCに自分の名前がない
- 宛先が自分以外

「宛先が自分以外」を選択すると、「宛先:"受信者名"」が検索ボックスに挿入されるので、受信者名を検索したい宛先に変更します。

キーワードの完全一致で検索する
キーワードの完全一致でメールを検索したい場合は「“”(ダブルコーテーション)」でキーワードを囲みます。

あいまいなキーワード検索でなく、キーワードと完全に一致する文字列を含んだメールを検索したい場合は完全一致検索を利用してください。
検索フォルダーによるメール検索
Outlookには検索フォルダーという機能が備わっています。検索フォルダーは検索条件に合致したメールを、作成したフォルダーに表示する機能です。

検索ボックスを使って日々同じ検索条件で検索しているならば、その検索条件で検索フォルダーを作成しておくことをお勧めします。
そうすることでわざわざ検索ボックスにキーワードなどを入力せずとも、検索フォルダーをクリックするだけでメールを検索できるようになります。
検索フォルダーについて詳しくは以下記事をご参照ください。

【Outlook】検索フォルダーの使用方法や用途:条件指定によるメール全検索
まとめ
本記事「【Outlook】メールの検索方法:差出人や件名、完全一致による検索」はいかがでしたか。
基本的な検索機能を利用できるようにして、すぐに希望するメールを見つけられるようにしましょう。
Outlookには様々な便利な機能が備わっています。仕事で活躍する機能を以下記事でまとめて紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

【Outlook】機能一覧:仕事で便利な機能や設定をまとめて紹介