【Outlook】メール：署名の設定方法（署名の新規作成、自動挿入）

2023.02.10 / 2023.02.10

【Outlook】メール：署名の設定方法（署名の新規作成、自動挿入）

本記事ではMicrosoftのOutlookにおける、メールに入れる署名の設定方法について解説していきます。

メールの末尾に入れる署名は社会人であれば誰もが設定しておくべきものです。Outlookでは事前に設定しておくことで、メール作成時に自動的に挿入してくれます。

ぜひ本記事を参考にして、Outlookでのメールに入れる署名について理解を深めてください。

メールの署名とは

メールの署名とは、メール送信者の情報をまとめて記載したテキストです。ビジネスメールではメール本文の末尾に署名を入れるのがマナーとして定着しています。

署名に入れる情報としては、氏名や会社名、電話番号、メールアドレス、会社のURLなどです。

署名とは言うなれば名刺のようなものです。自分が誰であるかを相手に伝えるための情報であると捉えてもらうと良いです。

ビジネスマナーの一つであるメールの署名は、誰もが必ず設定しておく必要がある設定です。

メール：署名の設定方法

署名を新規作成

Outlookでメールの署名を設定する方法は以下の通りです。

Outlookを起動し、画面左上にある「ファイル」をクリック

Outlook:ファイルを選択

画面左側から「オプション」を選択

Outlook:オプションを選択

Outlookのオプション画面の左側から「メール」を選択し、右側から「署名」をクリック

Outlook:オプション画面の左側から「メール」を選択し、右側から「署名」をクリック

表示される「署名とひな形」画面から「新規作成」ボタンをクリック

Outlook:表示される「署名とひな形」画面から「新規作成」ボタンをクリック

表示されるダイアログに署名の名前を入力し、「OK」をクリック

Outlook:表示されるダイアログに署名の名前を入力し、「OK」をクリック

上記の流れで署名を入れる箱が追加されます。次に作成した「署名の箱」に実際にメールに表示される署名を記入します。

「署名とひな形」画面の「編集する署名の選択」から追加した署名を選択し、「署名の編集」欄に実際の署名を記入、そして「保存」ボタンをクリックします。

Outlook:「署名の編集」欄に実際の署名を記入、そして「保存」ボタンをクリック

上記操作により新規の署名を作成することができました。

署名を常に入れる設定

Outlookでは新規でメールを作成するとき、メールを返信・転送するときに自動的に指定した署名を挿入しておくことができます。

署名を作成した際に表示した「署名とひな形」画面の下部にある「既定の署名の選択」で、自動挿入したい署名を選択します。

Outlook:「署名とひな形」画面の下部にある「既定の署名の選択」で、自動挿入したい署名を選択

これによりメール作成時にわざわざ署名を手動で挿入する必要がなくなります。

メール作成時に署名を変更する方法

メールに入れる署名は複数作成しておき、社外と社内で分けることをお勧めしています。署名を使い分けることで、例えば社内用の署名であれば内線番号を入れておく、といったこともできます。

私の場合

私は外資系の会社で働いているため日本語だけでなく、英語でメールを書くことが多いです。そのため日本語用と英語用の署名を作成し、使い分けております

メール作成時に既定で設定している署名以外を挿入したい場合は、以下の流れで挿入する署名を変更できます。

メールの作成ウィンドウを開く
「メッセージ」タブ内の「挿入」をクリック＜「署名」をクリック＜挿入したい署名を選択

Outlook:「メッセージ」タブ内の「挿入」をクリック＜「署名」をクリック＜挿入したい署名を選択

アカウントに紐づく（ローミング）署名

以前までは署名のデータはパソコンのローカルに保存されていたため、異なるデバイスで利用する場合は、各デバイスで一から署名を作成する必要がありました。

現在ではMicrosoft365（旧Office365）やOutlook.comのユーザーは、アカウントで署名が紐づくため、異なるデバイスでも同じ署名を利用できるようになりました。

このアカウントに紐づく署名（ローミング署名）はデフォルトで有効になっているので、わざわざ設定を変更する必要はありません。

署名のテンプレート

これから署名を作成する人のためにビジネスで利用できるシンプルな署名のテンプレートを以下に記します。

ぜひ参考にしてみてください。

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株式会社OFFICE54
情報システム部
部長　田中一郎（タナカイチロウ）
〒555-4444　東京都〇〇〇〇
TEL：00-0000-0000　/　FAX：00-0000-0000
Mail：××××××××@office54.jp
URL：https://office54.net/
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情報システム部
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まとめ

本記事「【Outlook】メール：署名の設定方法（署名の新規作成、自動挿入）」はいかがでしたか。

メールの署名は必ず仕事では利用するものなので、忘れずに設定するようにしてください。

また場面ごとで使い分けることも仕事によっては重要なので、複数作成してその都度署名を変更できるようにしましょう。

Outlookには仕事で役に立つ機能がたくさん備わっています。下記記事ではOutlookの様々な便利な機能を紹介しています。ぜひご覧いただき、仕事に役立つ機能を見つけてみてください。