【Outlook】過去のメールが見れない：消えた過去のメールを見る方法

パソコンの保存期間が過ぎているとは

Microsoft 365のOutlookにはExchangeキャッシュモードという仕組みが備わっています。

Outlook用語の確認

Exchangeキャッシュモードとは送受信したメールデータをパソコンのローカルに保存して、メールへのアクセスを早くし、オフラインでも閲覧できるようにする機能です

【Outlook】Exchangeキャッシュモードとは（メリット・デメリット／有効・無効）

• 2024-02-29

Exchangeキャッシュモードでは受信メールをパソコンにキャッシュする期間を指定し、その期間だけメールデータをパソコンに保存します。

つまり指定した期間より古いメールはパソコンには保持されず、Outlookアプリ上から消えてしまうということです。

Exchangeキャッシュモードが有効の場合、受信・送信したメールはデータファイルという拡張子がostのファイルに保存されます。

消えた過去メールを見つける方法

Echangeキャッシュモードで指定した期間より古いメールは、パソコンのデスクトップ版Outlookアプリでは表示されません。しかしこれは過去のメールが消えたわけではありません。

指定期間より古いメールはOutlookのサーバー上に保存されている可能性が高いです。

サーバー上のメールはWeb版Outlookにアクセスして確認することができます。まずはWeb版Outlookにアクセスして、探している過去のメールがあるかご確認ください。

メールの保存期間の変更

デフォルトではメールの保存期間は１年に設定されているため、１年以上前の過去のメールは受信トレイから消えます。Exchangeキャッシュモードの保存期間は３年から３日までの間で変更できます。

メールの保存期間の変更方法は以下の通りです。

1. Outlookを起動し、画面左上にある「ファイル」タブをクリックする

2. アカウント情報から「アカウント設定」＞「アカウント名と同期の設定」を選択する

3. Exchangeアカウント設定画面の「過去のメールをダウンロード」にあるスライダーを操作して保存期間を指定する

4. 「次へ」をクリックし、正常更新を確認して「完了」をクリックする

上記の流れで保存期間を変更したら、Outlookを再起動することで設定が反映されます。

アーカイブポリシーにより移動されているとは

Microsoft 365（Exchangeサーバー）ではOutlookのアーカイブポリシーを設定することができます。アーカイブポリシーとは過去のメールをオンラインアーカイブに自動で移動する仕組みです。

たとえば「１年を過ぎたメールはオンラインアーカイブへ移動」というポリシーを設定していることが多いです。

オンラインアーカイブは管理者が有効にしている必要があります。有効になっている場合は次図のようにオンラインアーカイブが左側のメニューに表示されます。

受信トレイやフォルダから消えた過去のメールはオンラインアーカイブから探してみてください。オンラインアーカイブについて詳しくは以下記事をご参照ください。

【Outlook】オンラインアーカイブとは：使用方法・移動・検索

• 2023-07-07

オンラインアーカイブから過去メールの検索

通常のメール検索ではデータファイル（OSTファイル）内のメールからしか検索を行いません。

オンラインアーカイブを含めて過去のメールを検索する場合は、検索時に探す場所を「すべてのメールボックス」または「すべてのOutlookアイテム」を指定してください。