【Outlook】メールのテンプレート（ひな形）を作成する３つの方法

マイテンプレートとは

Outlookにはマイテンプレートというテンプレートを作成するアドイン機能が備わっています。具体的には頻繁に使用する内容を保存しておき、メール作成時に挿入して利用できる機能です。

マイテンプレートではテキストや画像を含めたテンプレートを複数作成することができます。またテンプレートを作成したら、マウス操作のみで簡単に登録したテンプレートをメール本文に挿入することができ大変便利です。

マイテンプレートの機能としては以下の３つです。

1. テンプレートの保存
2. テンプレートの挿入
3. テンプレートの管理

詳しい使い方について次項より解説していきます。

マイテンプレートの作成方法

マイテンプレート（管理画面）を表示する流れは以下の通りです。

1. ホームタブ内の「新しいメール」をクリックし、メール新規作成画面を表示する

2. メッセージタブ内のマイテンプレートから「テンプレートを表示」をクリックする

3. マイプレートの説明が表示されますので「続行」をクリックします

4. 次図のようにマイテンプレートが表示されます

上記の操作で現在登録されているマイテンプレートの一覧画面が表示されます。ここからマイテンプレートの追加や削除が可能となっています。

マイテンプレートにはサンプルとしていくつかテンプレートが最初から登録されています。削除したい場合はカーソルを上にのせてごみ箱アイコンをクリックします。

新しいマイテンプレートを追加する流れは以下の通りです。

1. マイテンプレート画面を表示する
2. 下にある「＋テンプレート」をクリックする

3. マイテンプレートのタイトルと本文を入力して「保存」をクリックする

上記の操作でマイテンプレートのリストにテンプレートが追加されます。

リストから利用したいテンプレートをクリックすることでメールの本文に作成したテキストが挿入されます。

Outlookでの定型文（定型句）の呼び出しについて

マイテンプレートはメールのテンプレートというよりも定型文（定型句）を呼び出す機能としての役割が大きいです。

Outlookには定型文を呼び出す機能として他に「クイックパーツ」という機能が備わっています。これも事前に文章や画像を登録しておき、メール作成時に呼び出して本文に挿入できる機能です。

Outlookの定型文の呼び出し機能について詳しくは以下記事をご参照ください。

【Outlook】定型文（定型句）の登録や呼び出しができる機能について

ユーザーテンプレートとは

Outlookにはユーザーテンプレートというテンプレート（ひな形）を作成する機能が備わっています。ユーザーテンプレートでは差出人や宛先、件名、本文を指定したテンプレートファイル（拡張子oft）を作成してメールのテンプレートとして利用します。

事前にユーザーテンプレートを作成しておくことで次のようなメリットがあります。

ユーザーテンプレートの作成方法

Outlookのユーザーテンプレートは次の流れで作成します。

1. ホームタブ内の「新しいメール」をクリックし、メール新規作成画面を表示する

2. 新規作成画面に「差出人」「宛先」「件名」「本文」にテンプレートとして登録したい項目を入力する

3. ファイルタブをクリックする

4. 「名前を付けて保存」をクリックする

5. 名前を付けて保存画面が表示されるので、テンプレートのファイル名を入力＜ファイルの種類を「Outlookテンプレート」を選択＜「保存」をクリックする

上記の流れでテンプレートが保存されます。作成したテンプレートはデフォルトでは以下パスに保存されます。

ユーザーテンプレートでメールを送信する方法

作成したユーザーテンプレートを使ってメールを作成・送信する方法は以下の通りです。

1. ホームタブ内の「新しいアイテム」をクリック＜表示されたメニューから「その他のアイテム」を選択＜「フォームの選択」をクリックする

2. 表示されたフォームの選択画面でフォルダーの場所で「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」を選択する

3. 使用したいテンプレートを選択し、「開く」をクリックする

上記の流れでテンプレートのメール作成画面が開きます。表示した画面から本文などを必要に応じて編集して送信しましょう。