【Outlook】メールのテンプレート(ひな形)を作成する3つの方法

時計 2023.06.24 / 時計

【Outlook】メールのテンプレート(ひな形)を作成する3つの方法

記事ではMicrosoftのOutlookにおける、メールテンプレートひな形)を作成する3つの方法を詳しく解説していきます。

仕事をしていると同じような内容のメールを何度も作成して送信していることってありませんか。ある程度メールの内容が決まっているのであれば定型文としてテンプレートを作成しておくと、業務効率化につながり効率的に仕事を進められます。

ぜひ本記事を通して、Outlookでテンプレート(ひな形)を作成する方法について理解を深めてください。

メールのテンプレート(ひな形)とは

業務ではある程度内容が同じメールを何度も送ることがよくあります。同じ内容のメールをその都度一から作成するのは面倒くさいですよね。中には過去に送信したメールから探して、コピー&ペーストして作成する人もいらっしゃいます。

ある程度決まった文言などはテンプレート(ひな形)として保存しておくことがお勧めです。テンプレートとして保存しておくことで、簡単に呼び出して利用することができます。

Outlookにはテンプレートに似た機能として「署名」があります。署名とはメール送信者の情報をまとめて記載したテキストをメール末尾に挿入する機能です。テンプレートと署名は全く異なる機能なので間違わないようにしてください。署名については以下記事をご参照ください。

Outlookでメールのテンプレート(ひな形)を作成する方法は以下に記す3つの方法があります。

メールのテンプレート(ひな形)を作成する方法
  • マイテンプレート
  • ユーザーテンプレート
  • クイック操作

それぞれの方法については次項より詳しく解説していきます。

Outlook:マイテンプレートによるテンプレート(ひな形)の作成方法

マイテンプレートとは

Outlookにはマイテンプレートというテンプレートを作成するアドイン機能が備わっています。マイテンプレートではテキストや画像を含めたテンプレートを複数作成しておくことができます。

テンプレートを作成したら、マウス操作のみで簡単に登録したテキストをメールに挿入できます。

マイテンプレートの作成方法

マイテンプレートを表示する流れは以下の通りです。

  1. ホームタブ内の「新しいメール」をクリックし、メール新規作成画面を表示する
  2. Outlook:ホームタブ内の「新しいメール」をクリックし、メール新規作成画面を表示する
  3. メッセージタブ内のマイテンプレートから「テンプレートを表示」をクリックする
  4. Outlook:メッセージタブ内のマイテンプレートから「テンプレートを表示」をクリックする
  5. マイプレートの説明が表示されますので「続行」をクリックします
  6. Outlook:マイプレートの説明が表示されますので「続行」をクリックします
  7. 次図のようにマイテンプレートが表示されます
  8. Outlook:次図のようにマイテンプレートが表示されます

マイテンプレートにはサンプルとしていくつかテンプレートが最初から登録されています。削除したい場合はカーソルを上にのせてごみ箱アイコンをクリックします。

Outlook:舞テンプレートの削除

新しいテンプレートを作成するには「+テンプレート」をクリックします。

Outlook:新しいテンプレートを作成するには「+テンプレート」をクリック

マイテンプレートのタイトルと本文を入力して「保存」をクリックします。

Outlook:マイテンプレートのタイトルと本文を入力して「保存」をクリック

上記の操作でマイテンプレートのリストにテンプレートが追加されます。

Outlook:マイテンプレートのリストにテンプレートが追加される

リストから利用したいテンプレートをクリックすることでメールの本文に作成したテキストが挿入されます。

注意点

マイテンプレートではメールの本文のみを登録します。宛先や件名は登録できないので、これらを登録して利用したい場合はユーザーテンプレートやクイック操作を利用しましょう

Outlook:ユーザーテンプレートによるテンプレート(ひな形)の作成方法

ユーザーテンプレートとは

Outlookにはユーザーテンプレートというテンプレート(ひな形)を作成する機能が備わっています。ユーザーテンプレートでは差出人や宛先、件名、本文を指定したテンプレートファイル(拡張子oft)を作成してメールのテンプレートとして利用します。

事前にユーザーテンプレートを作成しておくことで次のようなメリットがあります。

ユーザーテンプレートを作成するメリット
  • 突然メールを送る必要になっても即座にメールを作成できる
  • 宛先などのミスを防げる
  • 何度も送るメールであれば効率的に作成・送信ができる

ユーザーテンプレートの作成方法

Outlookのユーザーテンプレートは次の流れで作成します。

  1. ホームタブ内の「新しいメール」をクリックし、メール新規作成画面を表示する
  2. Outlook:ホームタブ内の「新しいメール」をクリックし、メール新規作成画面を表示
  3. 新規作成画面に「差出人」「宛先」「件名」「本文」にテンプレートとして登録したい項目を入力する
  4. Outlook:新規作成画面に「差出人」「宛先」「件名」「本文」にテンプレートとして登録したい項目を入力
  5. ファイルタブをクリックする
  6. Outlook:ファイルタブをクリックする
  7. 「名前を付けて保存」をクリックする
  8. Outlook:「名前を付けて保存」をクリックする
  9. 名前を付けて保存画面が表示されるので、テンプレートのファイル名を入力<ファイルの種類を「Outlookテンプレート」を選択<「保存」をクリックする
  10. Outlook:テンプレートのファイル名を入力<ファイルの種類を「Outlookテンプレート」を選択<「保存」をクリック

上記の流れでテンプレートが保存されます。作成したテンプレートは以下パスに保存されます。

C:\Users\User name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

ユーザーテンプレートでメールを送信する方法

作成したユーザーテンプレートを使ってメールを作成・送信する方法は以下の通りです。

  1. ホームタブ内の「新しいアイテム」をクリック<表示されたメニューから「その他のアイテム」を選択<「フォームの選択」をクリックする
  2. Outlook:ホームタブ内の「新しいアイテム」をクリック<表示されたメニューから「その他のアイテム」を選択<「フォームの選択」をクリックする
  3. 表示されたフォームの選択画面でフォルダーの場所で「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」を選択する
  4. Outlook:フォルダーの場所で「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」を選択する
  5. 使用したいテンプレートを選択し、「開く」をクリックする
  6. Outlook:使用したいテンプレートを選択し、「開く」をクリックする

上記の流れでテンプレートのメール作成画面が開きます。表示した画面から本文などを必要に応じて編集して送信しましょう。

Outlook:クイック操作によるテンプレート(ひな形)の作成方法

Outlookのクイック操作機能を使ってメールのテンプレート(ひな形)を作成することもできます。クイック操作では宛先や件名、本文を指定したクイック操作を作成してメールのテンプレートとして利用します。

Outlookの用語解説

クイック操作とは事前に登録していた複数のアクションを1度の操作で実行できる機能です。メールの作成や仕分け、転送などの操作を簡単に実行できるようになります

Outlook:ホームタブ内のクイック操作

クイック操作でメールのテンプレートを作成する方法は以下の通りです。

  1. ホームタブ内にあるクイック操作ボックスの右下にある矢印をクリックする
  2. Outlook:「クイック操作の管理」画面を開く
  3. 表示された「クイック操作の管理」画面から「新規作成」をクリックする
  4. Outlook:「新規作成」を選択
  5. 表示された選択肢から「新しい電子メール」を選択する
  6. Outlook:表示された選択肢から「新しい電子メール」を選択
  7. クイック操作の名前を入力し、「オプション」を選択する
  8. Outlook:クイック操作の名前を入力し、「オプション」を選択
  9. 「オプションの表示」をクリックする
  10. Outlook:「オプションの表示」をクリック
  11. 表示された画面に「宛先」「件名」「テキスト」を入力し、「保存」をクリックする
  12. Outlook:宛先、件名、テキストを入力し、「保存」を選択

上記の流れでメールのテンプレートをクイック操作に保存できます。クイック操作に作成したテンプレートを利用する場合は、ホームタブ内のクイック操作から選んでください。

Outlook:クイック操作の実行

まとめ

本記事「【Outlook】メールのテンプレート(ひな形)を作成する3つの方法」はいかがでしたか。

本記事を参考にして、よく使用する定型文をメールのテンプレートとして保存して利用してみてください。業務を効率的に進めるようになるはずです。

Outlookには他にも多くの機能が備わっています。以下記事では業務で役に立つOutlookの機能を紹介しています。ぜひご覧いただき、業務に役立つ機能を見つけてください。