【Outlook】メールボックスの容量がいっぱい・足りない場合の対処方法

2021.07.13 / 2023.07.03

本記事ではMicrosoftのOutlookで、メールボックスの容量がいっぱい・足りない場合の対処方法を解説していきます。

Outlookで容量が少なくなるとメールの送受信ができなくなる等の大きな問題が発生します。契約しているプランによってOutlookの容量は異なりますが、十分な容量は用意されています。

しかし仕事によっては日々大量のメールを受信するため、数年で容量がいっぱいになることもあります。

そういった場合に、即座にメールボックスの空き容量を増やすための方法を解説していますので、ぜひ参考にしてください。本記事ではMicrosoft365（旧Office365）のOutlookを使用しています。

メールボックスの容量が少なくなった場合の現象

私は社内SE（システムエンジニア）として働いており、日々様々なOutlookに関する問い合わせや問題に対応しています。日々発生するOutlookの問題の中で次のような問い合わせがくることあります。

Outlookの問い合わせ内容

突然メールの送信や受信ができなくなった

Outlookでメールの送受信ができなくなる原因の一つに、メールボックスの容量が上限に達しているということがあります。

Microsoft365（旧Office365）のOutlook（Exchange Online）では、１アカウントに50GB（Office365 Enterprise E3以上では100GB）の容量が提供されます。

メールボックスの総容量が上限に近づくと、Outlookアプリケーション上で以下のようなメッセージ（警告）が表示されます。

Outlookで表示される警告メッセージ

メールボックスのサイズが容量の上限に近づいています。アイテムを整理または削除して、空き容量を増やしてください。

メールボックスの容量が上限に達してしまうと、新しいメールの受信や送信ができなくなってしまいます。

契約しているプランによって警告が表示されるタイミングや、送受信不可になるタイミングが異なります。

プランの種類	警告	送信不可	送受信不可
Microsoft365 Business Basic	49GB	49.5GB	50GB
Microsoft365 Business Standard	49GB	49.5GB	50GB
Office365 Enterprise E1	49GB	49.5GB	50GB
Office365 Enterprise E3	98GB	99GB	100GB
Office365 Enterprise E5	98GB	99GB	100GB
Office365 Enterprise F3	1.96GB	1.98GB	2GB

そのためメールボックスの空き容量には十分に余裕を持っておく必要があります。

受信したメールはどこに保存される？

Outlookで受信したメールはデータファイル（拡張子OST）に保存されます。このデータファイルにはメールや予定表、連絡先などのデータが保存されます。

データファイルによってオフライン（インターネットが接続されていない状況）でも、過去に受信したメールを開いて確認することができます。

データファイル自体は「C:\Users\UserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook」に保存されます。データファイルについて詳しくは以下記事をご参照ください。

Outlook：現在の使用している容量を確認する

以下の流れにより、Outlookで現在使用しているメールボックスの容量を確認できます。

Outlookを起動し、「ファイル」をクリック

アカウント情報画面から「ツール」をクリックし、「メールボックスの整理」を選択

新たに表示された画面から「メールボックスのサイズを表示」をクリック

Outlookで使用している合計サイズやフォルダ毎のサイズが確認できる画面が表示される

上記の流れで表示された容量から、次項から解説する「空き容量を増やす方法」が必要か確認してください。

すでにOutlookで容量がいっぱいである警告（アラーム）が出ている方は、「空き容量を増やす方法」を行うことをお勧めします。

Outlook：メールボックスの空き容量を増やす方法

Outlookでメールボックスの空き容量を増やす方法を以下に記します。

不必要なメールを削除する
削除済みアイテムフォルダを空にする
オンラインアーカイブに移動する
データファイルを圧縮する

上記の各方法を以下で詳しく解説していきます。

不必要なメールを削除する

誰もが思いつく方法ですが、不必要なメールを削除すればもちろん空き容量は増えます。

まず初めに削除すべきメールは、「迷惑フォルダ」と「下書きフォルダ」のメールです。

どちらも年月が経つうちに、非常に多くの不必要なメールが保存されている可能性が高いです。

またただ削除するだけではメールは「削除済みアイテムフォルダ」に移るだけなので、次項で説明する「削除済みアイテムフォルダ」を空にする必要があります。

削除済みアイテムフォルダを空にする

すでに説明済みですが、メールを削除すると「削除済みアイテム」フォルダに移動するだけなので、ただ削除するだけでは空き領域は増えません。

空き領域を増やすためには「削除済みアイテム」フォルダを空にする必要があります。

以下にその手順を記します。

アカウント情報画面から「ツール」をクリックし、「メールボックスの整理」を選択

表示された「メールボックスの整理」画面から「空にする」をクリックする

上記の流れで「削除済みアイテム」フォルダの中身を空にして、メールボックスの空き容量を増やすことができます。

オンラインアーカイブに移動する

アーカイブとは

アーカイブは日本語で「記録保管所」という意味があります。

つまりOutlookにおけるアーカイブとは、メールを保管しておく場所ということです。

アーカイブは様々な使い方ができ、人によって使い方は異なります。
例えば、必要ないメールだけどいつか使う日が来るかもしれないメールを保管する場所として使うこともできます。

メールを削除すると再度参照することはできなくなりますが、アーカイブに入れておけば再度メールの参照が可能ですし、検索でも見つけることができます。

アーカイブについて詳しくは以下記事をご参照ください。

オンラインアーカイブ

所属している組織でオンラインアーカイブが使用できるようになっていれば、そこにメールを移動させることで空き容量を増やすことができます。

アーカイブフォルダは２つ存在しますが、空き容量を増やす用途で使う場合は必ず「オンラインアーカイブ」の下にあるアーカイブフォルダを使ってください。

オンラインアーカイブについて詳しくは以下記事をご参照ください。

Outlookデータファイルを圧縮する

メールの削除などを繰り返していると、Outlookデータファイル上で空き領域が発生します。

この空き領域を並べ替える方法として「圧縮」を使います。

空き領域が圧縮された分だけ、空き容量が増えるという仕組みです。

アカウント情報ページから「アカウント設定」＞「アカウント設定」を選択する

表示された「アカウント設定」から、「データファイル」タブを選択し、「設定」をクリックする

表示された画面から「詳細設定」タブを選択し、「Outlookデータファイルの設定」をクリックする

「Outlookデータファイルの設定」画面から「今すぐ圧縮」をクリックする

上記の方法でOutlookデータファイルを圧縮して、空き容量を増やすことができます。

Exchangeキャッシュモードを無効にする

ここまで解説した対処方法（メールを移動する方法など）は多少手間がかかります。手間をほとんどかけずに問題（新しいメールが送信・受信できない等）を解決したい場合は、Exchangeキャッシュモードを無効（オフ）にすることでも問題解決できます。

Exchangeキャッシュモードとは

Outlookに備わっているExchangeキャッシュモードとは、送受信したメールデータをパソコンのローカルに保存し、メールへのアクセスを高速化し、オフラインでもメールの閲覧を可能にする機能です。

メールデータをローカルに保存することでメールの表示や検索の速度は高速です。Exchangeキャッシュモード無効時と比べると速度の違いは段違いです。

送受信したメールはすでに解説しているデータファイル（拡張子OST）としてローカルに保存され、Outlookは常時データファイルにアクセスして参照しています。

Exchangeキャッシュモードはデフォルト（初期設定）で有効になっています。これによりデータファイル（OSTファイル）にメールを保存して、メール検索の高速化やオフラインでの閲覧を可能にしています。

Exchangeキャッシュモードはこういったメリットがありますが、メールをデータファイルに保存できる容量に制限があるため今回のような問題が発生してしまいます。

問題の解決を優先する場合は以下記事を参考にしてExchangeキャッシュモードを無効にしてみてください。無効にすることでOutlookはオンラインモードとなり、メールの表示などすべての動作がインターネット経由となります。

注意点として、無効にするとメール検索に時間がかかったり、オフラインでの使用ができなくなりますのでご注意ください。

私の場合

私の会社では部署によって受信するメールの量が大きく異なり、ある部署ではすぐにメールボックスの容量がいっぱいになります。そのためExchangeキャッシュモードをオフにしてオンラインモードで利用してもらうことも多いです。

2022年12月22日追記

Exchangeキャッシュモードではメールを保存する期間（キャッシュする期間）を指定できます。もし今現在でOutlookの容量がいっぱいになっているのであれば、この期間を現在設定している期間よりも短い期間に設定してみてください。

Exchangeキャッシュモードを無効にするのもいいですが、やはりオフラインで使えないのがネックであるため、私は最近ほとんどの場合で保存期間を短くするようにしています。Exchageキャッシュモードの保存期間の変更方法はこちらのリンクをご覧ください。

Outlookの便利な機能紹介

クイック操作による時短術

クイック操作とは事前に登録していた複数のアクションを1度の操作で実行できる機能で、業務の時短に活躍する便利な機能の１つです。

クイック操作を利用することで、メールの仕分けやメールの作成・転送といった操作を時短できるようになります。またショートカットキーを指定することでより簡単に操作を実行することもできます。

受信メールを他のメールアドレスに自動転送する方法

Outlookを仕事で利用している人は休日や外出中に別のメールアドレス（同僚や上司）に受信メールを送りたいときや、特定のメールだけ共有として他の人にメールを転送したい場面があるかと思います。

そのような場面ではOutlookに備わっている受信メールを指定したメールアドレスに自動転送する機能を利用することで実現することができます。

オンラインアーカイブの利用

オンラインアーカイブとは過去のメールを保存しておくメールの保管所のことです。Office365またはMicrosoft365のアカウントで管理者がオンラインアーカイブを有効にしている場合に利用できます。

オンラインアーカイブの存在は知っているけど、実際にどういったものなのか知らないという方が非常に多く感じます。

Outlookの様々ある機能の中でもとても有用な機能ですのでぜひ意味や使用方法を覚えてください。

誤送信対策：一定時間経過後にメール送信設定

日々大量のメールのやりとりをしていると、送信ボタンを押してから間違えに気づいて、「はっ」とすることって一度は誰もが経験したことがあると思います。

実は送信ボタンを押した一定時間経過後に、実際にメール送信をする設定に変更することができます。誤送信が多い方はぜひすぐに送信しない設定に変更してみてください。

まとめ

本記事「【Outlook】メールボックスの容量がいっぱい・足りない時の対処方法」はいかがでしたか。

メールボックスの容量がいっぱいになって、メールの送受信ができなくなると仕事に大きな影響が出てしまいます。仕事に影響がでないよう、本記事で紹介した解決方法を使って、Outlookの空き容量を増やしてください。

メールボックスの空き容量を増やしてもメールの送受信ができない場合は他の原因が考えられます。以下記事を参考にして対処してみてください。

本サイトOFFICE54では様々なOutlookの便利な機能をご紹介しています。仕事に役立つ機能もたくさんありますので、ぜひご覧いただき業務に役立ててください。