【Outlook】メールボックスの容量がいっぱい・足りない場合の対処方法

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【Outlook】メールボックスの容量がいっぱい・足りない場合の対処方法

本記事ではMicrosoftのOutlookで、メールボックスの容量がいっぱい足りない場合の対処方法を解説していきます。

Outlookで容量が少なくなると、メールの送受信ができなくなる等の大きな問題が発生します。

契約しているプランによってOutlookの容量は異なりますが、十分な容量は用意されています。

しかし仕事によっては日々大量のメールを受信するため、数年で容量がいっぱいになることもあります。

そういった場合に、即座にメールボックスの空き容量を増やすための方法を解説していますので、ぜひ参考にしてください。

メールボックスの容量が少なくなった場合の現象

Office365のOutlook(Exchange Online)では、1アカウントに50GB(Office365 Enterprise E3以上では100GB)の容量が提供されます。

メールボックスの総容量が上限に近づくと、Outlookアプリケーション上で以下のようなメッセージ(警告)が表示されます。

メールボックスのサイズが容量の上限に近づいています。アイテムを整理または削除して、空き容量を増やしてください。

メールボックスのサイズが容量の上限に近づいています

メールボックスの容量が上限に達してしまうと、新しいメールの受信や送信ができなくなってしまいます。

契約しているプランによって警告が表示されるタイミングや、送受信不可になるタイミングが異なります。

プランの種類 警告 送信不可 送受信不可
Microsoft365 Business Basic 49GB 49.5GB 50GB
Microsoft365 Business Standard 49GB 49.5GB 50GB
Office365 Enterprise E1 49GB 49.5GB 50GB
Office365 Enterprise E3 98GB 99GB 100GB
Office365 Enterprise E5 98GB 99GB 100GB
Office365 Enterprise F3 1.96GB 1.98GB 2GB

そのため、空き容量には十分に余裕を持っておく必要があります。

Outlook:現在の使用している容量を確認する

以下の流れにより、Outlookで現在使用しているメールボックスの容量を確認できます。

  1. Outlookを起動し、「ファイル」をクリック
  2. Outlook:ファイルをクリックする
  3. アカウント情報画面から「ツール」をクリックし、「メールボックスの整理」を選択
  4. Outlook:メールボックスの整理を選択する
  5. 新たに表示された画面から「メールボックスのサイズを表示」をクリック
  6. メールボックスのサイズを表示をクリック
  7. Outlookで使用している合計サイズやフォルダ毎のサイズが確認できる画面が表示される
  8. Outlook:合計サイズの確認

上記の流れで表示された容量から、次項から解説する「空き容量を増やす方法」が必要か確認してください。

すでにOutlookで容量がいっぱいである警告(アラーム)が出ている方は、「空き容量を増やす方法」を行うことをお勧めします。

Outlook:メールボックスの空き容量を増やす方法

Outlookでメールボックスの空き容量を増やす方法を以下に記します。

  • 不必要なメールを削除する
  • 削除済みアイテムフォルダを空にする
  • オンラインアーカイブに移動する
  • データファイルを圧縮する

上記の各方法を以下で詳しく解説していきます。

不必要なメールを削除する

誰もが思いつく方法ですが、不必要なメールを削除すればもちろん空き容量は増えます。

まず初めに削除すべきメールは、「迷惑フォルダ」と「下書きフォルダ」のメールです。

どちらも年月が経つうちに、非常に多くの不必要なメールが保存されている可能性が高いです。

またただ削除するだけではメールは「削除済みアイテムフォルダ」に移るだけなので、次項で説明する「削除済みアイテムフォルダ」を空にする必要があります。

削除済みアイテムフォルダを空にする

すでに説明済みですが、メールを削除すると「削除済みアイテム」フォルダに移動するだけなので、ただ削除するだけでは空き領域は増えません。

空き領域を増やすためには「削除済みアイテム」フォルダを空にする必要があります。

以下にその手順を記します。

  1. アカウント情報画面から「ツール」をクリックし、「メールボックスの整理」を選択
  2. メールボックスの整理を選択する
  3. 表示された「メールボックスの整理」画面から「空にする」をクリックする
  4. Outlook:「空にする」をクリック

上記の流れで「削除済みアイテム」フォルダの中身を空にして、メールボックスの空き容量を増やすことができます。

オンラインアーカイブに移動する

アーカイブとは

アーカイブは日本語で「記録保管所」という意味があります。

つまりOutlookにおけるアーカイブとは、メールを保管しておく場所ということです。

アーカイブは様々な使い方ができ、人によって使い方は異なります。
例えば、必要ないメールだけどいつか使う日が来るかもしれないメールを保管する場所として使うこともできます。

メールを削除すると再度参照することはできなくなりますが、アーカイブに入れておけば再度メールの参照が可能ですし、検索でも見つけることができます。

オンラインアーカイブ

所属している組織でオンラインアーカイブが使用できるようになっていれば、そこにメールを移動させることで空き容量を増やすことができます。

アーカイブフォルダは2つ存在しますが、空き容量を増やす用途で使う場合は必ず「オンラインアーカイブ」の下にあるアーカイブフォルダを使ってください。

Outlook:オンラインアーカイブ

Outlookデータファイルを圧縮する

メールの削除などを繰り返していると、Outlookデータファイル上で空き領域が発生します。

この空き領域を並べ替える方法として「圧縮」を使います。

空き領域が圧縮された分だけ、空き容量が増えるという仕組みです。

  1. アカウント情報ページから「アカウント設定」>「アカウント設定」を選択する
  2. Outlook:アカウント設定を選択する
  3. 表示された「アカウント設定」から、「データファイル」タブを選択し、「設定」をクリックする
  4. Outlook:データファイルタブを選択し、設定をクリック
  5. 表示された画面から「詳細設定」タブを選択し、「Outlookデータファイルの設定」をクリックする
  6. Outlook:「Outlookデータファイルの設定」をクリックする
  7. 「Outlookデータファイルの設定」画面から「今すぐ圧縮」をクリックする
  8. Outlook:「Outlookデータファイルの設定」画面から「今すぐ圧縮」

上記の方法でOutlookデータファイルを圧縮して、空き容量を増やすことができます。

まとめ

本記事「【Outlook】メールボックスの容量がいっぱい・足りない時の対処方法」はいかがでしたか。

メールボックスの容量がいっぱいになって、メールの送受信ができなくなると仕事に大きな影響が出てしまいます。

仕事に影響がでないよう、本記事で紹介した解決方法を使って、Outlookの空き容量を増やしてください。