【Outlook】メールボックスの容量がいっぱい・足りない場合の対処方法

不必要なメールを削除する

誰もが思いつく方法ですが、不必要なメールを削除すればもちろん空き容量は増えます。

まず初めに削除すべきメールは、「迷惑フォルダ」と「下書きフォルダ」のメールです。

どちらも年月が経つうちに、非常に多くの不必要なメールが保存されている可能性が高いです。

またただ削除するだけではメールは「削除済みアイテムフォルダ」に移るだけなので、次項で説明する「削除済みアイテムフォルダ」を空にする必要があります。

削除済みアイテムフォルダを空にする

すでに説明済みですが、メールを削除すると「削除済みアイテム」フォルダに移動するだけなので、ただ削除するだけでは空き領域は増えません。

空き領域を増やすためには「削除済みアイテム」フォルダを空にする必要があります。

以下にその手順を記します。

1. アカウント情報画面から「ツール」をクリックし、「メールボックスの整理」を選択

2. 表示された「メールボックスの整理」画面から「空にする」をクリックする

上記の流れで「削除済みアイテム」フォルダの中身を空にして、メールボックスの空き容量を増やすことができます。

オンラインアーカイブに移動する

アーカイブとは

アーカイブは日本語で「記録保管所」という意味があります。

つまりOutlookにおけるアーカイブとは、メールを保管しておく場所ということです。

アーカイブは様々な使い方ができ、人によって使い方は異なります。
例えば、必要ないメールだけどいつか使う日が来るかもしれないメールを保管する場所として使うこともできます。

メールを削除すると再度参照することはできなくなりますが、アーカイブに入れておけば再度メールの参照が可能ですし、検索でも見つけることができます。

アーカイブについて詳しくは以下記事をご参照ください。

【Outlook】アーカイブとは：使用方法・移動・戻し方

オンラインアーカイブ

所属している組織でオンラインアーカイブが使用できるようになっていれば、そこにメールを移動させることで空き容量を増やすことができます。

アーカイブフォルダは２つ存在しますが、空き容量を増やす用途で使う場合は必ず「オンラインアーカイブ」の下にあるアーカイブフォルダを使ってください。

Outlookデータファイルを圧縮する

メールの削除などを繰り返していると、Outlookデータファイル上で空き領域が発生します。

この空き領域を並べ替える方法として「圧縮」を使います。

空き領域が圧縮された分だけ、空き容量が増えるという仕組みです。

1. アカウント情報ページから「アカウント設定」＞「アカウント設定」を選択する

2. 表示された「アカウント設定」から、「データファイル」タブを選択し、「設定」をクリックする

3. 表示された画面から「詳細設定」タブを選択し、「Outlookデータファイルの設定」をクリックする

4. 「Outlookデータファイルの設定」画面から「今すぐ圧縮」をクリックする

上記の方法でOutlookデータファイルを圧縮して、空き容量を増やすことができます。