【Outlook】受信メールを他のメールアドレスに自動転送する設定方法

2022.04.27 /

【Outlook】受信メールを他のメールアドレスに自動転送する設定方法

記事ではMicrosoftのOutlookにおける、受信メールを他のメールアドレスに自動転送する設定方法について解説していきます。

休日や外出中に別のメールアドレスに受信メールを送りたいときや、特定のメールだけ共有として他の人(上司やチームメンバー)にメールを転送したいことはよくあります。

そのときはOutlookに備わっている機能を利用して、受信メールを指定したメールアドレスに自動転送するようにしています。

本記事ではOutlookのインストールアプリ版とWeb版でどのように受信メールの自動転送を行うのか詳しく解説していきます。

ここではMicrosoft365(旧Office365)のOutlookを利用しています。

【Outlook】受信メールの自動転送とは

Outlookではすべての受信メール、または特定条件の受信メールを指定したメールアドレス(転送先)に自動で転送する機能が備わっています。

例えば毎日受信するような情報メールを特定のグループに毎日転送する場合、手動で毎日転送するのは面倒なので、この機能を利用して自動転送するようにします。

あるいは長期の休暇を取る、インターネットが繋がらない地域に行くような場合、すべてのメールまたは特定のメールを同僚や上司に転送したいときにもこの自動転送機能を利用します。

様々な場面で受信メールの自動転送は利用しますので、業務において必ず知っておきたいOutlookの機能の一つです。

【Outlook】受信メールの自動転送:設定方法(インストール版)

Outlookのインストール版で受信メールを自動転送する場合、以下の2パターンが考えられます。

  • すべての受信メールを自動転送する
  • 指定条件を満たした受信メールを自動送信する

どちらのパターンでもOutlookに備わっている「仕分けルール」という機能を利用します。

仕分けルールとは

Outlookで利用できる「仕分けルール」とは、受信したメールに対して特定の条件を満たす場合に指定のルールを実行する機能です。

仕分けルールでは「受信メール」だけでなく、「送信メール」に対しても適用することができます。

仕分けルールの使用用途としては主に受信したメールのフォルダーへの振り分けに使われますが、今回のように自動転送にも利用することができます。

仕分けルールについて詳しく知りたい方は以下記事をご参照ください。

それぞれの自動転送の設定方法については次項より解説していきます。

すべての受信メールを自動転送する

長期休暇やインターネットが繋がらない環境で受信したメールすべてを自動転送したい場合には、以下の流れで設定を行います。

  1. Outlookを起動し、「移動」>「ルール」>「仕分けルールと通知の管理」を選択
  2. Outlook:「移動」>「ルール」>「仕分けルールと通知の管理」を選択
  3. 表示された「仕分けルールと通知」から「新しい仕分けルール」を選択
  4. Outlook:「仕分けルールと通知」から「新しい仕分けルール」を選択
  5. 「受信メッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」をクリック
  6. Outlook:「受信メッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」をクリック
  7. すべてのメールを対象とする場合は何も選択せずに「次へ」をクリック
  8. Outlook:すべてのメールを対象とする場合は何も選択せずに「次へ」をクリック
  9. ダイアログが表示されますので「はい」を選択
  10. Outlook:ダイアログが表示されますので「はい」を選択
  11. ステップ1から「名前/パブリックグループへ転送する」をチェック
  12. Outlook:ステップ1から「名前/パブリックグループへ転送する」をチェック
  13. ステップ2から「名前/パブリックグループ」をクリック
  14. Outlook:ステップ2から「名前/パブリックグループ」をクリック
  15. 「電子メールアドレスの選択」画面から登録済みのアドレスを選択または手入力して「OK」を選択
  16. Outlook:「電子メールアドレスの選択」画面から登録済みのアドレスを選択または手入力して「OK」を選択
  17. 転送するアドレスを確認し、「完了」を選択
  18. Outlook:転送するアドレスを確認し、「完了」を選択
  19. 「適用」をクリックし、「OK」をクリック
  20. Outlook:「適用」をクリックし、「OK」

上記の設定ですべての受信メールを指定したメールアドレスに自動転送されるようになります。

指定条件を満たした受信メールを自動転送する

指定した条件を満たした受信メールを自動転送したい場合には、以下の流れで設定を行います。

指定できる条件には差出人のアドレスや件名、重要度など様々なものを指定できます。

  1. Outlookを起動し、「移動」>「ルール」>「仕分けルールと通知の管理」を選択
  2. Outlook:「移動」>「ルール」>「仕分けルールと通知の管理」を選択
  3. 表示された「仕分けルールと通知」から「新しい仕分けルール」を選択
  4. Outlook:「仕分けルールと通知」から「新しい仕分けルール」を選択
  5. 「受信メッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」をクリック
  6. Outlook:「受信メッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」をクリック
  7. 条件を選択。ここでは「差出人が名前/パブリックグループの場合」を選択し、差出人をoffice54@office54.netに指定しています
  8. Outlook:条件を選択。ここでは「差出人が名前/パブリックグループの場合」を選択し、差出人をoffice54@office54.netに指定しています
  9. ステップ1から「名前/パブリックグループへ転送する」をチェック
  10. Outlook:ステップ1から「名前/パブリックグループへ転送する」をチェック
  11. ステップ2から「名前/パブリックグループ」をクリックし、アドレスを選択または手入力する。転送先アドレスを確認し、「次へ」を選択
  12. Outlook:ステップ2から「名前/パブリックグループ」をクリックし、アドレスを選択または手入力する。転送先アドレスを確認し、「次へ」を選択
  13. 例外条件があれば例外条件を指定し「完了」を選択

上記の流れで自動転送する受信メールの条件を指定して、自動転送設定を行うことができます。

【Outlook】受信メールの自動転送:設定方法(ウェブ版)

パソコンにインストールしたOutlookアプリからではなく、ブラウザからアクセスして利用できるウェブ版のOutlookからでも受信メールの自動転送設定が可能です。

ウェブ版Outlookから受信メールの自動転送設定方法は以下の通りです。

  1. ブラウザからMicrosoft365のページへアクセスし、Outlookを起動する
  2. Outlook:ウェブから起動する
  3. 画面右上から「設定」アイコンをクリックし、「Outlookのすべての設定を表示」を選択する
  4. Outlook:すべての設定を表示
  5. 表示された設定画面から、「メール」<「転送」の順番で選択する
  6. Outlook:ウェブから転送設定を表示
  7. 左ペインに転送設定が表示されるので、「転送を有効にする」にチェックを入れ、転送先のメールアドレスを入力する
  8. Outlook:転送設定を入力する

上記の流れでウェブのOutlookから自動転送の設定ができます。

注意点

ウェブのOutlookから自動転送を設定すると、受信したすべてのメールが転送されます。特定のメールのみを転送したい場合はインストール版のOutlookから設定してください

まとめ

本記事「【Outlook】受信メールを他のメールアドレスに自動転送する設定方法」はいかがでしたか。

メール対応ができない場面や長期休暇中では自動転送を必ず設定し、業務に支障が出ないようにしましょう。

Outlookには他にも様々な便利な機能が備わっています。以下Outlookのまとめ記事では仕事に役立つ機能を紹介しています。ぜひご覧いただき、まだ知らない便利なOutlookの機能を見つけてください。