【Outlook】差出人（From、送信者）を表示・変更する方法

2022.04.14 / 2023.07.04

【Outlook】差出人（From、送信者）を表示・変更する方法

本記事ではMicrosoftのOutlookにおける、差出人（From、送信者）を表示・変更する方法について解説していきます。

メールソフトとしてOutlookを利用しており、配布リスト（グループアドレス）の機能を会社で使っている方であれば絶対に知っておきたい方法です。

お客様がグループアドレスにメールを送信しているのに、こちらからの返信は個人のメールアドレスになっていませんか？

本記事を通して、差出人を変更してグループアドレスでメール送信できるようになりましょう。

本記事はMicrosoft365（旧Office365）のOutlookを使用しています。

差出人を表示・変更する場面とは

通常メールを送信する際は差出人を気にする必要はないです。なぜなら差出人はOutlookでログインしているメールアドレスにデフォルトで設定されるからです。

ではどのような場面で差出人を変更する必要があるのか？

それはメールの受信者に別の送信者（送信側では差出人）として表示させたいときに差出人を変更します。

例えば会社で配布リストを利用している場合、お客様に個人のメールアドレスではなく、配布リストのメールアドレス（いわゆるグループアドレス）でメールを送りたい場面は多いと思います。そういったときにグループアドレスでお客様に返信するために差出人を変更します。

配布リスト（グループアドレス）とは

Microsoft365（旧Office365）には配布リストという機能があります。これは特定のメールアドレス（グループアドレス）に送信されたメールを登録されたグループメンバーに配布する機能です。

一般的にはメーリングリストと呼ばれている機能です。会社では支社単位や部署単位、プロジェクト単位で配布リストが作成されます。

この他にMicrosoft365には共有メールボックスやメールフローといった機能で、同じメールを複数のユーザーで共有することができます。

所属する組織でグループアドレスを利用している場合、個人とグループアドレス宛てのメールを同じ受信トレイに受信されるのではなく、別々のフォルダに振り分けることをお勧めします。Outlookに備わっている仕分けルールを使うことで簡単に受信メールの自動振り分けが実現できますので、以下記事を参考にして設定してみてください。

差出人（From、送信者）を表示・変更する方法

ここからはOutlookで差出人を変更する方法について解説していきます。

ちなみにメールの受信者はメールの差出人（送信者）を注意深く確認する必要があります。コロナ禍以降、多くの悪意のあるメールが企業または個人に送信されています。

それらは送信元のメールアドレスを偽装して他人に「なりすまし」をしてきます。これを見破るのは簡単ではありません。メールアドレスのなりすましについて詳しくは以下記事をご参照ください。

差出人フィールドを表示する方法

メールの送信画面には「宛先」や「CC」を入力する箇所はありますが、差出人を変更するためのフィールドが最初はありません。

Outlook:差出人フィールドがデフォルトではない

注意

使用しているOutlookで複数のメールアカウントを登録している場合は、最初から「差出人」フィールドが表示されています

ここに差出人フィールドを追加する方法は以下のとおりです。

新規メール作成画面を表示する
「オプションタブ」を選択
「表示フィールドの選択」から「差出人」を選択

outlook:差出人を追加する

上記の流れで操作すると「差出人」のフィールドが次図のように「宛先」の上に追加されます。

outlook:差出人が宛先の上に追加される

差出人を変更する方法

上記の方法で差出人フィールドを表示しましたら、差出人を変更することができます。

もし配布リストのメールアドレス（グループアドレス）に差出人を変更してメールを送信する場合、事前にグループアドレスでメール送信できるように管理者が設定している必要があります。

もしグループアドレスでの送信ができない場合は、Outlookの管理者に相談してみてください。

差出人の変更方法は以下のとおりです。

「差出人」を選択
「他の電子メールアドレス」を選択

outlook:「他の電子メールアドレス」を選択

表示した画面に差出人とするメールアドレスを入力し、OKを選択

outlook:差出人にするメールアドレスを入力する

差出人に入力したメールアドレスが表示される

上記の方法で個人メールアドレスからグループアドレスに差出人を変更することができます。

私の場合

私の会社では1人で複数部署を掛け持つことや、別会社としてメールを送信することがあります。その場合に差出人を変更しますが、それと同時に署名も変更しています。

差出人を変更することで署名と異なる差出人になる場合は署名をすぐに変更できるようにしておくことをお勧めします。署名の追加・変更方法については以下記事を参考にしてください。

差出人を変更して送信するメールがある程度同じ内容であれば、ユーザーテンプレートを利用することもお勧めです。

ユーザーテンプレートとは差出人や宛先、件名、本文を指定したテンプレートを事前に作成しておき、必要な時にすぐに呼び出せる機能です。

ユーザーテンプレートについて詳しく知りたい方は以下記事をご参照ください。

まとめ

本記事「【Outlook】差出人（From、送信者）を表示・変更する方法」はいかがでしたか。

会社でOutlookと配布リスト（グループアドレス）を利用している方であれば、非常に有用な情報だったかと思います。ぜひ差出人を変更する機能を利用して、お客様にグループアドレスで返信できるようにしてください。

Outlookには他にも様々な機能が備わっています。以下記事では仕事で役立つ便利な機能をたくさん紹介しています。ぜひご覧いただき、仕事に役立つまだ知らない機能を探してみてください。