【Outlook】仕分けルールとは:作成や解除、優先順位について

時計 2023.06.30 / 時計

【Outlook】仕分けルールとは:作成や解除、優先順位について

記事ではMicrosoftのOutlookにおける、仕分けルールについて(作成方法や解除、優先順位など)詳しく解説していきます。

Outlookの仕分けルールは業務を効率的に進めるために必要不可欠な仕組みです。仕分けルールは主にメールの自動振り分けに利用されますが、その他にも便利な活用方法があります。

本記事を通して、仕分けルールについて理解を深めてください。ここではMicrosoft365(旧Office365)のOutlookを使用しています。

Outlook:仕分けルール

仕分けルールとは

Outlookで利用できる「仕分けルール」とは、受信したメールに対して特定の条件を満たす場合に指定のルールを実行する機能です。仕分けルールでは「受信メール」だけでなく、「送信メール」に対しても適用することができます。

仕分けルールの使用用途としては主に受信したメールのフォルダーへの振り分けに使われます。メールの自動振り分けは業務を効率的に進めるためには必須の設定です。その他にも仕分けルールを利用することで実現できることは数多くあります。仕分けルールの活用方法についても後述いたします。

仕分けルールの作成

仕分けルールを作成する方法について解説していきます。

仕分けルールを作成する際に指定する項目が2つあります。「対象となるメールの条件」と「条件が一致した時に実行する処理」です。

「対象となるメールの条件」では条件として「差出人」「件名」「宛先」「重要度」などを条件として指定します。「条件が一致した時に実行する処理」

仕分けルールを作成する方法は大きく分けて2つ方法があります。

仕分けルールの作成する方法
  • 受信メールを元に作成
  • 一から作成

仕分けルール:受信メールを元に作成

仕分けルールを受信メールを元に作成する流れは以下の通りです。

  1. 仕分けルールの元として使いたいメールを選択する
  2. 右クリックして表示されたメニューから「ルール」を選択し、次に「仕分けルールの作成」を選択する
  3. Outlook:仕訳ルールの作成を選択
  4. 選択したメールを元にした仕分けルールの作成画面が表示される
  5. Outlook:仕分けルールの作成画面

上記の操作で表示された画面から、条件と実行する処理を指定して仕分けルールを作成します。

注意点

上記操作で表示される「仕分けルールの作成画面」で指定できる条件は「差出人」「件名」「宛先」のみです。実行する処理も「通知ウィンドウに表示」「音で知らせる」「フォルダーに移動」しかないため、細かいルール作りはできません

より細かく仕分けルールを作成したい場合は「自動仕分けウィザード」画面からルール作成を行います。仕分けウィザードでは様々な条件や実行する処理を指定できます。

自動仕分けウィザード画面を表示するには「仕分けルールの作成画面」から「詳細オプション」をクリックすることで表示されます。

Outlook:仕訳ルールの作成画面から詳細オプションをクリック

仕分けルール:一から作成

仕分けルールを一から作成する場合は以下の流れで行います。

  1. Outlookを起動し、ホームタブ内の「移動」>「ルール」>「仕分けルールと通知の管理」を選択する
  2. Outlook:「移動」>「ルール」>「仕分けルールと通知の管理」を選択
  3. 表示された「仕分けルールと通知」画面から「新しい仕分けルール」を選択する
  4. Outlook:「仕分けルールと通知」から「新しい仕分けルール」を選択

上記の流れで「自動仕分けウィザード」画面が表示されます。この画面より「メールの条件」と「実行する処理」を指定して仕分けルールを作成します。

仕分けルールの一覧画面

これまでに作成した仕分けルールの一覧画面は以下の操作でも表示できます。

  1. 画面左上のファイルタブをクリックする
  2. OUTLOOK起動後のファイルを選択
  3. 表示された画面の右ペインから「仕分けルールと通知の管理」ボタンをクリックする
  4. Outlook:「仕分けルールと通知の管理」ボタンをクリック

上記の操作で仕分けルールの一覧画面が表示されます。

Outlook:仕分けルールの一覧画面が表示

仕分けルールの削除

必要がなくなった仕分けルールは無効化または削除できます。

仕分けルールを無効化したい場合は仕分けルールの一覧画面より、無効化したいルールの左側にあるチェックを外します。

Outlook:ルールの有効化・無効化

仕分けルールを削除したい場合は、削除したいルールを選択後に「削除」ボタンをクリックします。

Outlook:仕分けルールの削除

仕分けルールの優先順位

仕分けルールに複数のルールが定義されている場合、優先順位が高いものから順番に実行されていきます。

仕分けルール一覧画面にも「表示順に適用されます」と記載があるように、仕分けルールの優先順位は一覧画面で最も上のルールが一番優先度が高いメールとなります。
つまり一覧画面の上のルールから順次実行されるということです。

Outlook:仕訳ルールの優先順位
注意点

新しく仕分けルールを作成すると最も高い優先度(リストの一番上)で追加されます

仕分けルールの優先順位を変更するには、ルールの一覧画面で変更したいルールを選択後に▲または▼ボタンを押して変更します。

Outlook:仕分けルールの優先順位の変更

またOutlookの仕分けルールの特徴として、メールを受信するとすべてのルールをチェックして、該当した分だけ処理が実行されるということです。

例えばルールAとルールBが定義されており、ルールAの方が優先度が高いとします。受信したメールはルールAとルールBに該当しており、優先度の高いルールAの処理が実行されます。多くの方はこれで終了すると思いがちですが、実はルールBの処理も実行されます。

仕分けルールの優先順位は条件が一致した際の処理実行の順番であって、基本的にすべてのルールがチェックされるということを覚えておいてください。

Outlook:仕分けルールの仕事で役立つ活用方法

Outlookの仕分けルールは主に受信メールの自動振り分けで利用されていますが、その他にも有用な活用方法があります。

仕分けルールの活用方法は以下の通りです。

仕分けルールの活用方法
  • 受信メールの自動振り分け
  • 受信メールを他のメールアドレスへ自動転送
  • 誤送信対策
  • メール送信時に自動でメールアドレスをCCに追加

それぞれの仕分けルールの活用方法について詳しくは次項より解説していきます。

受信メールの自動振り分け

仕分けルールを利用するメインの利用用途として「受信メールの自動振り分け」があります。振り分け設定をすることで重要なメールの見落としを防ぎ、メールの管理が自動で行えます。

業務を効率的に進めるためにもOutlookでメールの自動振り分け設定は必ずしましょう。

受信メールの自動振り分け設定方法については以下記事をご参照ください。

受信メールを他のメールアドレスへ自動転送

お客様から来たメールは即座に反応することがビジネスの鉄則です。しかし休暇中や外出時などでどうしてもメールの対応ができない場合があります。

そういった場合は、仕分けルールを利用することで受信メールを同僚や上司などに自動転送することができます。緊急の案件で会った場合、あなたに代わって対応をしてもらえるため、不在時などではできるだけ自動転送設定を利用しましょう。

仕分けルールで受信メールを自動転送する方法については以下記事をご参照ください。

誤送信対策

日々大量のメールのやり取りを行っていると、誤って誤送信してしまうことがあります。ほとんどの方が一度は誤送信の経験があるかと思います。

誤送信を防ぐ一つの方法として、仕分けルールで送信ボタンを押した後すぐにメール送信せずに一定時間送信を待機させることができます。

この設定により、送信後に「はっ」と間違えに気づいた場合、送信の取り消しや変更ができるようになります。

仕分けルールで送信を一定時間待機させる方法については以下記事をご参照ください。

メール送信時に自動でメールアドレスをCCに追加

仕分けルールを使うことでメール送信時に毎回自動でCCに特定のアドレスを追加することができます。

例えばメールを送信する際は必ず上司をCCに入れなければならない場合などで利用できます。

メール送信時に自動でCCにメールアドレスを追加する仕分けルールの作成方法については以下記事をご参照ください。

まとめ

本記事「【Outlook】仕分けルールとは:作成や解除、優先順位について」はいかがでしたか。

Outlookの仕分けルールの使い方を理解して、ぜひ業務に役立ててください。今仕分けルールを使っていない方であれば、利用することで業務が劇的に効率化するはずです。

Outlookには他にも仕事に役立つ機能がたくさん備わっています。以下記事では仕事に使える便利な機能を紹介しています。ぜひご覧いただき、仕事に役立つ機能を見つけてください。