【Outlook】メール送信時に自動的にCCに指定アドレスを追加する方法

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【Outlook】メール送信時に自動的にCCに指定アドレスを追加する方法

本記事ではMicrosoftのOutlookにおける、メール送信時に自動的にCCに指定アドレスを追加する方法を解説していきます。

Outlookには指定したメールアドレスを自動的に送信するメールのCCに追加する機能が備わっています。

毎回メールに特定のアドレスをCCに追加している人は、この方法を使えば多くの時間を削減することができますので、ぜひ試してみてください。

またここではWindowsのOutlookを利用します。私自身はOFFICE365のOutlookを利用していますが、パッケージ版のOutlookでも同様に設定することが可能です。

そもそもCCとは?

CCとはカーボンコピー(Carbon Copy)を略したワードです。

メールのCC欄にメールアドレスを追加すると、そのアドレスにもメールが送信されます。
主にそのメールを他の人に共有したい場合で利用されます。

CCに追加したアドレスはそのメールの受信者全員が知ることができるので、全く関係のないアドレスは入れない方がいいです。

メール送信時にアドレスをCCに入れるケース

仕事やプライベートでメールのCC(カーボンコピー)に毎回特定のメールアドレスを入れる人は多いと思います。

例えば次のようなケースでCCにメールアドレスを入れるでしょう。

  1. 会社で上司をCCに入れるルールになっている
  2. 送信後の確認のため自分をCCに入れる
  3. メールのバックアップのため

特に1番の理由で毎回CCに上司のアドレスを入れている会社員は多いです。

このCCに特定のアドレスを入れる作業が手作業の場合、時間もかかりますし、CCに追加することを忘れてしまうこともあります。

非効率な手作業をなくすために、次項から解説する「自動でCCにメールアドレスを追加する方法」を試してみてください。

メール送信時に自動でCCにメールアドレスを追加する方法

Outlookでメール送信時に、自動でCCにメールアドレスを追加する方法について解説していきます。

このために利用する機能はOutlookの仕分けルールです。

多くの方が受信メールの仕分けに利用していますが、送信時の動作もこの機能を利用することができます。

CCに自動的にアドレスを追加するには次の流れで設定します。

  1. 「ホーム」タブを選択>「ルール」を選択>「仕分けルールと通知の管理」をクリック
  2. OUTLOOK:「仕分けルールと通知の管理」を表示する
  3. 表示された「仕分けルールと通知」画面から「新しい仕分けルール」を選択
  4. OUTLOOK:「新しい仕分けルール」を選択
  5. 「自動仕分けウィザード」画面より「送信メッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」をクリック
  6. OUTLOOK:「送信メッセージにルールを適用する」を選択
  7. 表示された画面で何も選択せずに「次へ」をクリック
  8. OUTLOOK:次へをクリック
  9. 確認ダイアログが表示されますので、「はい」を選択
  10. OUTLOOK:確認ダイアログの表示
  11. 「名前/パブリックグループをメッセージの[CC]に追加する」をチェックする
  12. OUTLOOK:「名前/パブリックグループをメッセージの[CC]に追加する」をチェック
  13. 画面のステップ2に仕分けルールが追加されるので、リンクが張ってある「名前/パブリックグループ」をクリック
  14. OUTLOOK:リンクが張ってある「名前/パブリックグループ」をクリック
  15. 表示されたアドレス帳から選択、または直接メールアドレスを入力
  16. OUTLOOK:表示されたアドレス帳から選択、または直接メールアドレスを入力
  17. step2にメールアドレスが設定されているのを確認後、「次へ」を選択
  18. OUTLOOK:step2にメールアドレスが設定されているのを確認後、「次へ」を選択
  19. 例外条件の選択ではなにも選択せずに「次へ」を選択
  20. OUTLOOK:例外条件の選択ではなにも選択せずに「次へ」を選択
  21. ステップ1で仕分けルール名を設定し、ステップ2,3を確認後に「完了」を選択
  22. OUTLOOK:ステップ1で仕分けルール名を設定し、ステップ2,3を確認後に「完了」を選択
  23. 管理画面に戻ってきたら「OK」を選択
  24. OUTLOOK:管理画面に戻ってきたら「OK」を選択

この設定によって、指定したメールアドレスが送信時にCCに追加されます。

メール作成中にはCCには追加されていませんが、送信されるときに追加されて送信されますので安心してください。

注意点

ここで紹介する方法はWindowsにインストールしているOutlookでしか有効ではありません。Web版のOutlookやMac版では利用できません

また上記の方法ではBCCに追加する設定はできません。

まとめ

本記事「【Outlook】メール送信時に自動的にCCに指定アドレスを追加する方法」はいかがでしたか。

メールは毎日必ず使うビジネスツールです。だからこそ少しでも手作業を無くした方がいいです。

ぜひ本記事で紹介した方法を使って、手作業をなくしていきましょう。