【Outlook】メール送信時に自動的にCCに指定アドレスを追加する方法

2021.10.05 /

【Outlook】メール送信時に自動的にCCに指定アドレスを追加する方法

記事ではMicrosoftのOutlookにおける、メール送信時に自動的にCCに指定アドレスを追加する方法を解説していきます。

Outlookには指定したメールアドレスを自動的に送信するメールのCCに追加する機能が備わっています。

毎回メールに特定のアドレスをCCに追加している人は、この方法を使えば多くの時間を削減することができますので、ぜひ試してみてください。

またここではWindowsのOutlookを利用します。私自身はMicrosoft365(旧OFFICE365)のOutlookを利用していますが、パッケージ版のOutlookでも同様に設定することが可能です。

そもそもCCとは?

CCとはカーボンコピー(Carbon Copy)を略したワードです。

メールのCC欄にメールアドレスを追加すると、そのアドレスにもメールが送信されます。
主にそのメールを他の人に共有したい場合で利用されます。

CCに追加したアドレスはそのメールの受信者全員が知ることができるので、全く関係のないアドレスは入れない方がいいです。

メール送信時にアドレスをCCに入れるケース

仕事やプライベートでメールのCC(カーボンコピー)に毎回特定のメールアドレスを入れる人は多いと思います。

例えば次のようなケースでCCにメールアドレスを入れるでしょう。

  1. 会社で上司をCCに入れるルールになっている
  2. 送信後の確認のため自分をCCに入れる
  3. メールのバックアップのため

特に1番の理由で毎回CCに上司のアドレスを入れている会社員は多いです。

このCCに特定のアドレスを入れる作業が手作業の場合、時間もかかりますし、CCに追加することを忘れてしまうこともあります。

非効率な手作業をなくすために、次項から解説する「自動でCCにメールアドレスを追加する方法」を試してみてください。

メール送信時に自動でCCにメールアドレスを追加する方法

Outlookでメール送信時に、自動でCCにメールアドレスを追加する方法について解説していきます。

このために利用する機能はOutlookの仕分けルールです。

多くの方が受信メールの仕分けに利用していますが、送信時の動作もこの機能を利用することができます。

CCに自動的にアドレスを追加するには次の流れで設定します。

  1. 「ホーム」タブを選択>「ルール」を選択>「仕分けルールと通知の管理」をクリック
  2. OUTLOOK:「仕分けルールと通知の管理」を表示する
  3. 表示された「仕分けルールと通知」画面から「新しい仕分けルール」を選択
  4. OUTLOOK:「新しい仕分けルール」を選択
  5. 「自動仕分けウィザード」画面より「送信メッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」をクリック
  6. OUTLOOK:「送信メッセージにルールを適用する」を選択
  7. 表示された画面で何も選択せずに「次へ」をクリック
  8. OUTLOOK:次へをクリック
  9. 確認ダイアログが表示されますので、「はい」を選択
  10. OUTLOOK:確認ダイアログの表示
  11. 「名前/パブリックグループをメッセージの[CC]に追加する」をチェックする
  12. OUTLOOK:「名前/パブリックグループをメッセージの[CC]に追加する」をチェック
  13. 画面のステップ2に仕分けルールが追加されるので、リンクが張ってある「名前/パブリックグループ」をクリック
  14. OUTLOOK:リンクが張ってある「名前/パブリックグループ」をクリック
  15. 表示されたアドレス帳から選択、または直接メールアドレスを入力
  16. OUTLOOK:表示されたアドレス帳から選択、または直接メールアドレスを入力
  17. step2にメールアドレスが設定されているのを確認後、「次へ」を選択
  18. OUTLOOK:step2にメールアドレスが設定されているのを確認後、「次へ」を選択
  19. 例外条件の選択ではなにも選択せずに「次へ」を選択
  20. OUTLOOK:例外条件の選択ではなにも選択せずに「次へ」を選択
  21. ステップ1で仕分けルール名を設定し、ステップ2,3を確認後に「完了」を選択
  22. OUTLOOK:ステップ1で仕分けルール名を設定し、ステップ2,3を確認後に「完了」を選択
  23. 管理画面に戻ってきたら「OK」を選択
  24. OUTLOOK:管理画面に戻ってきたら「OK」を選択

この設定によって、指定したメールアドレスが送信時にCCに追加されます。

メール作成中にはCCには追加されていませんが、送信されるときに追加されて送信されますので安心してください。

注意点

ここで紹介する方法はWindowsにインストールしているOutlookでしか有効ではありません。Web版のOutlookやMac版では利用できません

また上記の方法ではBCCに追加する設定はできません。メール送信時に指定アドレスをBCCに自動追加する方法については以下記事をご参照ください。

Outlookの便利な機能紹介

クイック操作による時短術

クイック操作とは事前に登録していた複数のアクションを1度の操作で実行できる機能で、業務の時短に活躍する便利な機能の1つです。

クイック操作を利用することで、メールの仕分けやメールの作成・転送といった操作を時短できるようになります。またショートカットキーを指定することでより簡単に操作を実行することもできます。

受信メールを他のメールアドレスに自動転送する方法

Outlookを仕事で利用している人は休日や外出中に別のメールアドレス(同僚や上司)に受信メールを送りたいときや、特定のメールだけ共有として他の人にメールを転送したい場面があるかと思います。

そのような場面ではOutlookに備わっている受信メールを指定したメールアドレスに自動転送する機能を利用することで実現することができます。

オンラインアーカイブの利用

オンラインアーカイブとは過去のメールを保存しておくメールの保管所のことです。Office365またはMicrosoft365のアカウントで管理者がオンラインアーカイブを有効にしている場合に利用できます。

オンラインアーカイブの存在は知っているけど、実際にどういったものなのか知らないという方が非常に多く感じます。

Outlookの様々ある機能の中でもとても有用な機能ですのでぜひ意味や使用方法を覚えてください。

まとめ

本記事「【Outlook】メール送信時に自動的にCCに指定アドレスを追加する方法」はいかがでしたか。

メールは毎日必ず使うビジネスツールです。だからこそ少しでも手作業を無くした方がいいです。

ぜひ本記事で紹介した方法を使って、手作業をなくしていきましょう。