【Outlook】プロファイルとは?(一覧の表示・新規作成・起動時の選択)

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【Outlook】プロファイルとは?(一覧の表示・新規作成・起動時の選択)

本記事ではMicrosoft社が開発・販売しているOutlookプロファイルについて解説していきます。

普段Outlookを使っているだけですと、なかなかプロファイルを意識することは少ないと思います。

しかしプロファイルについて知っていると、Outlookの仕組みが理解でき、Outlookで問題が発生した場合に解決の糸口となることがあります。

ぜひ本記事を通してOutlookのプロファイルについて学んでください。

Outlook:プロファイル

プロファイルとは

Outlookのプロファイルとは、メールアカウント情報やデータファイル(ostファイル)の保存場所などを保存している情報群です。

アカウント情報にはユーザー名やパスワードなどOutlookを使用する上で必要となるユーザー情報が含まれます。

データファイルにはダウンロードしたメール、予定表、連絡先などのデータすべてが保存されます。Microsoft365やExchangeアカウントですと、ostファイルで保存されます。
このデータファイルの保存場所がプロファイルに保存されています。

プロファイルはWindowsレジストリに格納され、起動される度にレジストリからプロファイルの情報を取得し起動します。

作成されるタイミング

初めてOutlookを起動すると、ユーザー名やパスワードなどを入力するスタートアップウィザードが始まります。

必要情報を入力するとプロファイルが新規作成されOutlookが起動します。
次回以降のOutlook起動では、作成したプロファイルを自動的に読み込み起動します。

初めて作成されるプロファイルは「Outlook」という名前が自動的に付けられます。

プロファイル一覧画面の表示

Windowsレジストリに保存されているプロファイル一覧を表示してみましょう。
プロファイル一覧画面から、既存のプロファイルを確認するだけでなく、プロファイルの追加や削除、メールソフト起動時の動作などを指定する際に使用します。

プロファイル一覧画面を表示する方法は2つあります。

  • Outlookから表示
  • コントロールパネルから表示

以下にそれぞれの方法について記します。

Outlookからプロファイル一覧画面の表示

Outlookアプリケーションからプロファイル一覧画面を表示する方法を以下に記します。

  1. Outlookを起動し、「ファイル」タブをクリック
  2. Outlook:ファイルタブを選択
  3. アカウント情報から「アカウント設定」>「プロファイルの管理」を選択
  4. Outlook:アカウント情報からプロファイルの管理を選択
  5. 表示されたメール設定から「プロファイルの表示」を選択
  6. プロファイル一覧が表示される

コントロールパネルからプロファイル一覧画面の表示

コントロールパネルからプロファイル一覧画面を表示する方法を以下に記します。

  1. コントロールパネルを起動する
  2. 表示を「大きいアイコン」に変更し、「Mail(Microsoft Outlook)」を選択する
  3. コントロールパネル:Mailを選択
  4. 表示されたメール設定から「プロファイルの表示」を選択
  5. Outlook:プロファイルの表示を選択
  6. プロファイル一覧が表示される

プロファイル:新規作成(追加)

基本的に1つのプロファイルのみでOutlookを使用しているユーザーがほとんどです。

しかし複数のプロファイルを使用することによる様々なメリットもあります。
例えば同じパソコンを複数ユーザーで使用する場合ではプロファイルを各個人で作成しておくことで、メールの保護が可能です。

プロファイルを新規作成(追加)する方法と、そのメリットについて次項より解説していきます。

プロファイルの新規作成(追加)方法

プロファイルの新規作成(追加)は次のように行います。

  1. プロファイル一覧画面から「追加」を選択
  2. Outlook:プロファイル一覧から追加を選択
  3. 新しいプロファイル名を入力し、「OK」を選択
  4. 電子メールアカウント情報を入力し、「次へ」を選択
  5. Outlook:次へを選択
  6. 新しいプロファイルが追加されます
  7. Outlook:新しいプロファイルが追加される

複数のプロファイルを使用するメリット

複数のプロファイルを使用するメリットとしては、複数ユーザーで同じパソコンを使用する際にそれぞれでメール設定ができる点です。

また仕事用メールとプライベート用メールで分ける際にもプロファイルを分けるといいと思います。

上記のような使い方をする場合は、Outlook起動時にプロファイルを選択する設定に変更することをお勧めします。

起動時にプロファイルを選択できるようにする方法については、次項で解説していきます。

またOutlookで起動しない等のトラブルが発生した場合に別のプロファイルを作成することがあります。

これによりプロファイルに問題があるかどうかの原因の切り分けができます。
以下記事の解決方法でも、新しくプロファイルを作成する方法を紹介しています。

起動時のプロファイル選択

Outlook起動時のプロファイルの読み込み方法は2種類あります。

  • 指定したプロファイルで常に起動
  • 起動時にプロファイルを選択

上記方法の設定について以下で解説していきます。

指定したプロファイルで常に起動する

Outlook起動時に指定したプロファイルで常に起動するようにするには、プロファイル一覧画面で「常に使用するプロファイル」をチェックし、起動するプロファイルを指定することでできます。

Outlook:プロファイルで常に使用するプロファイルをチェックする

上記設定では、office54というプロファイルで毎回起動するようになります。

起動時にプロファイルを選択する

Outlook起動時に読み込むプロファイルをその都度選択したい場合は、プロファイル一覧画面で「使用するプロファイルを選択する」にチェックをします。

Outlook:「使用するプロファイルを選択する」をチェックする

これによりOutlookは起動時にプロファイル選択画面を表示するようになります。

Outlookを仕事用・プライベート用で分けているときや、同じパソコンを家族で使っているときなどにこの設定が活躍します。

まとめ

本記事「【Outlook】プロファイルとは?(一覧の表示・新規作成・起動時の選択)」はいかがでしたか。

Outlookのプロファイルについて知ることで、より一層Outlookの内部動作が理解できるようになったと思います。

必ずいつかプロファイル作成の知識が役に立つときが来ますので、忘れずに覚えておいてください。