【Outlook】メール送信時にBCCに指定アドレスを自動的に追加する方法

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【Outlook】メール送信時にBCCに指定アドレスを自動的に追加する方法

本記事ではMicrosoftのOutlookにおける、メール送信時に指定アドレスをBCCに自動追加する方法を解説していきます。

会社によってはお客様にメールを送る場合、上司をBCCに追加しなければいけない会社もあります。もしくはメールチャックや情報共有のために先輩やチームのメンバーをBCCに追加する場合もありますよね。

もし毎回手作業でBCCにメールアドレスを追加しているならば、ぜひ本記事で紹介する方法を利用して自動化しましょう。

Outlookにはメール作成時に自動でBCCに指定アドレスを追加してくれる便利な機能があります。ぜひ本記事を通して覚えてください。

BCCとは

BCCとはブラインド・カーボン・コピーの略です。

CCのようにBCCに追加したメールアドレス宛に同様のメールを送信します。そしてBCCに追加したアドレスはメール受信者には表示されない、という特徴があります。

BCCを使うことで、受信者側に誰がそのメールを受信したかを隠すことができるということです。

不特定多数に一斉メールを送る際に、個人情報を表示させないといった理由でも利用されます。

私の場合

自分のメールアドレスをBCCに入れることが多いです。理由としては、メールが送信されたことの確認のためです

メール作成時にBCCに指定アドレスを自動的に追加する方法

メールを作成する際に指定したアドレスをBCCに追加する方法には、「クイック操作」というOutlookの機能を使用します。

クイック操作に指定アドレスがBCCに追加された状態の「新規メール」を設定しておくことで、クリックするだけで希望のメールを生成することができます。

メール送信時に自動的にメールアドレスをCCに追加する方法は以下記事をご参照ください。

クイック操作とは

クイック操作とは、事前に登録しておいた操作を選択する(ワンクリックする)だけで実行できる機能です。

クイック操作は画面上部に位置します。

Outlook:クリック操作

使い方として、例えば特定のお客様に毎日送るメールがあるとします。内容は特定の箇所を変更するだけでほとんど同じ、宛先も毎回同じ。

こういった場合、「クイック操作」に、本文のテンプレートを作成しておき、かつ送信先のアドレスも追加しておけば、ワンクリックで一連の操作を完了できます。

時短テクニックとしてクイック操作を使いこなせれば、メール作業の時間を大幅に短縮することができるでしょう。

「クイック操作」はOutlookの業務効率化にかかせない最強の機能です。

設定手順

それでは「クイック操作」を利用した「メール送信時にBCCに指定アドレスを自動的に追加する方法」を設定していきましょう。

以下に手順を記します。

  1. 「クリック操作」から「新規作成」を選択
  2. Outlook:「クリック操作」から「新規作成」を選択
  3. 表示された「クイック操作の編集」画面で「名前」を入力
  4. Outlook:表示された「クイック操作の編集」画面で「名前」を入力
  5. アクションから「メッセージの作成」を選択
  6. Outlook:アクションから「メッセージの作成」を選択
  7. 「オプションの表示」をクリック
  8. Outlook:「オプションの表示」をクリック
  9. 「BCCの追加」をクリック
  10. Outlook:「BCCの追加」をクリック
  11. BCC欄に追加したいメールアドレスを入力
  12. Outlook:BCC欄に追加したいメールアドレスを入力
  13. 割り当てたいショートカットキーを選択しOKをクリック
  14. Outlook:割り当てたいショートカットキーを選択しOKをクリック

上記の操作により、クイック操作にBCCが追加された状態で新規メールが立ち上がるショートカットが作成されます。

Outlook:クイック操作に追加されたショートカット

メール返信時にBCCに指定アドレスを追加する方法

新規メール作成時にBCCに追加する方法はすでに解説した通りです。
受信したメールに返信する際に、BCC欄に指定したメールアドレスを追加する方法は次の通りです。

「クイック操作の編集」画面のアクションで「返信」または「全員に返信」を選択する

Outlook:「クイック操作の編集」画面のアクションで「返信」または「全員に返信」を選択する

新規作成時のクイック操作と返信時のクイック操作を2つ作成することで、新規・返信の両方に対応できるようになります。

まとめ

本記事「【Outlook】メール送信時にBCCに指定アドレスを自動的に追加する方法」はいかがでしたか。

業務効率化のためにも本記事で紹介した方法を実際に利用してみてください。