【Outlook】Exchangeキャッシュモードとは（メリット・デメリット／有効・無効）

2021.07.31 / 2023.06.04

本記事ではMicrosoft365（旧Office365）のOutlookに備わっている機能、Exchangeキャッシュモードについて解説していきます。

Exchangeキャッシュモードはデフォルトで有効になっており、基本的にはそのままで使うことが推奨されています。しかしこの機能がどういった役割をしているかを知ることは非常に重要です。

私の場合

私はOutlookのデータファイルに問題が発生した際に、Exchangeキャッシュモードを一旦無効にして対応することがあります。こういった手段を取れるのはExchangeキャッシュモードについて理解しているからです。

本記事ではExchangeキャッシュモードのメリット・デメリットや有効・無効にする方法まで細かく解説しております。

本記事を通して、Outlook Exchangeキャッシュモードについての知識を深めてください。

Exchangeキャッシュモード

Exchangeキャッシュモードとは

Microsoft365（旧Office365）のExchange OnlineではExchangeキャッシュモードという機能が備わっており、デフォルトで有効となっています。この機能はPOPやIMAPで設定しているアカウントでは使用できません。

Exchangeキャッシュモードとは送受信したメールデータをパソコンのローカルに保存し、メールへのアクセスを早くしたり、オフラインでもメールの閲覧を可能にする機能です。

Exchangeキャッシュモードがオフの場合、Outlookはインターネット経由でメールを閲覧します。Exchangeキャッシュモードが有効の場合はローカルにメールデータを保存しているため、メールの表示や検索の速度は段違いに早いです。

送受信したメールはデータファイル（OSTファイル）としてローカルに保存され、Outlookは常時データファイルを参照しています。

Outlook用語の確認

データファイルとはダウンロードしたメールや予定表、連絡先などのデータを保存したファイルです。Microsoft365のOutlookでは拡張子ostで保存されます。

仕事で日々多くのメールを操作する方は、必ずExchangeキャッシュモードを有効にしたままOutlookを利用されることをお勧めします。

Exchangeキャッシュモードの特徴

ローカルに送受信したメールデータを保存する
有効の場合はメールの閲覧や検索スピードが早い
オフラインでもメールの閲覧を可能にする

メールデータファイル（OSTファイル）の保存場所

Exchangeキャッシュモードが有効の場合、データファイル（OSTファイル）が自動的に作成されます。データファイルはパソコンのローカルに保存され、保存場所を確認したい場合は次の方法で確認できます。

Outlookを起動し、「ファイル」タブをクリック

アカウント情報から「アカウント設定」＞「アカウント設定」を選択

データファイルタブを選択し、「ファイルの場所を開く」をクリック

上記の方法でメールのデータファイルが保存されているフォルダが表示されます。デフォルトの設定では以下に保存されます。

C:\Users\username\AppData\Local\Microsoft\Outlook

オフラインでも使用可能

Exchangeキャッシュモードが有効であればメールデータはローカルに保存されるため、パソコンがオフラインでもメールの閲覧などが可能になります。

ノートパソコンにOutlookを入れて使用している方は、オフラインでもOutlookを利用する機会は多いです。どんな状況下でもメールが確認できるようにExchangeキャッシュモードは有効にしておきましょう。

オフラインからオンライン時に戻った際にメールサーバーと同期を行い、最新のメール受信が始まります。

メールボックスの上限

メールボックスで保存できる容量（キャッシュされるメールデータ）ズには上限が設定されています。Microsoft365のOutlook（Exchange Online）では、１アカウントで50GB（Microsoft365 Enterprise E3以上では100GB）の容量制限があります。

メールボックスが上限に近づくと次図のような警告が表示されますので、上限いっぱいになる前に気づくことができます。

メールボックスの容量がいっぱい・足りない場合の対処方法については以下記事をご参照ください。

メールの保存期間の変更

仕事で大量のメールを受信する方では、すぐにメールボックスが上限に近づく方もいらっしゃいます。また使用しているパソコンによっては、ディスク容量が少ないパソコンもあるため多くの容量をメールに割けない場合もあります。

そういった問題を解消するために、
OutlookのExchangeキャッシュモードにはメールを保存する期間（キャッシュする期間）を指定できます。

以下の方法でスライダー操作することで、キャッシュ期間を３年から３日までの間で指定できます。

Outlookを起動し、「ファイル」タブをクリック

アカウント情報から「アカウント設定」＞「アカウント名と同期の設定」を選択

Exchangeアカウント設定画面の「過去のメールをダウンロード」にあるスライダーを操作して保存期間を指定する

「次へ」をクリックし、正常更新を確認して「完了」を選択

メールの保存期間を変更した場合は、Outlookを再起動することで設定が反映されます。

Exchangeキャッシュモードのメリット・デメリット

メリット

Exchangeキャッシュモードを有効にすることによるメリットを下記に記します。

Exchangeキャッシュモードのメリット

メールの表示や検索するスピードが高速になる
インターネットの速度が遅い場合でも、ローカルに保存されているOSTファイルを参照しているため影響が少ない
一定間隔でメールサーバーと同期を行い、差分のみのデータ通信となるためネットワークやExchangeサーバーへの負荷が少ない
オフラインでも過去メールの閲覧・検索が可能となる

デメリット

Exchangeキャッシュモードを有効にすることによるデメリットを下記に記します。

Exchangeキャッシュモードのデメリット

パソコンのローカルにメールデータ（OSTファイル）を保存するためディスク領域を使用する
ローカルに保存するメールデータがセキュリティ上の脅威となりうる
OSTファイルの破損などによるOutlookの起動不可などの問題が発生することがある

パソコンのディスク領域を大きく使ってしまうのは大きなデメリットではありますが、ディスク領域を空けるためにExchangeキャッシュモードを無効にしてデータファイルを削除するのは最後の手段にしてください。

ディスク領域を空ける必要がある場合はまずは以下記事に記載している方法を試してみてください。

Exchangeキャッシュモードの有効・無効

Exchangeキャッシュモードを有効・無効にする方法を次に記します。

Outlookを起動し、「ファイル」タブをクリック

アカウント情報から「アカウント設定」＞「アカウント名と同期の設定」を選択

Exchangeアカウント設定画面の「Exchangeキャッシュモードを使用して、Outlookデータファイルにメールをダウンロードする」のチェックボックスで有効・無効を設定

Exchangeキャッシュモードを無効にすると、オンラインモードになります。

オンラインモードではインターネットの接続が必須となり、メールの表示などすべての動作でメールサーバーとの通信が発生します。

発生しうるOutlookの問題

すでに既述していますが、Exchangeキャッシュモードが有効になっていることによってデータファイル（OSTファイル）がローカルに生成されます。

このデータファイルが破損することにより、Outlookが起動しない／最新のメールが受信できないといった問題が発生することが多々あります。

このような問題が発生した場合の修復方法については以下記事で解説しております。

まとめ

本記事「【Outlook】Exchangeキャッシュモードとは（メリット・デメリット／有効・無効）」はいかがでしたか。

ExchangeキャッシュモードなどのOutlookの各機能を事前に知っておくことで、予期せぬ問題が発生した場合でもすぐに対処ができるようになります。

Outlookには他にも様々な機能が備わっています。以下Outlookのまとめ記事では仕事に役立つ機能をご紹介しています。ぜひご覧いただき、今後の仕事に役立ててください。