【Outlook】Exchangeキャッシュモードとは（メリット・デメリット／有効・無効）

Exchangeキャッシュモードとは

Microsoft365（旧Office365）のOutlookにはExchangeキャッシュモードという機能が備わっており、デフォルトで有効となっています。この機能はPOPやIMAPで設定しているアカウントでは使用できません。

Exchangeキャッシュモードとは送受信したメールデータをパソコンのローカルに保存し、メールへのアクセスを早くしたり、オフラインでもメールの閲覧を可能にする機能です。

Exchangeキャッシュモードがオフの場合、Outlookはインターネット経由でメールを閲覧します。Exchangeキャッシュモードが有効の場合はローカルにメールデータを保存しているため、メールの表示や検索の速度は段違いに早いです。

またメールだけでなくカレンダーの予定や連絡先の情報もオフラインにアクセスすることが可能です。

送受信したメールはデータファイル（OSTファイル）としてローカルに保存され、Outlookは常時データファイルを参照しています。

Outlook用語の確認

データファイルとはダウンロードしたメールや予定表、連絡先などのデータを保存したファイルです。Microsoft365のOutlookでは拡張子ostで保存されます。

【Outlook】ostファイル（データファイル）とは：インポートやメールの閲覧について

Outlookはローカルのキャッシュと対話することでネットワークトラフィックが減少される利点もあります。このような点からネットワークの速度が遅い場合や接続が不安定な場合でも安定してOutlookによる作業を行うことができます。

これらの理由から、仕事で日々多くのメールを操作する方は必ずExchangeキャッシュモードを有効にしたままOutlookを利用されることをお勧めします。

メールデータファイル（OSTファイル）の保存場所

Exchangeキャッシュモードが有効の場合、データファイル（OSTファイル）が自動的に作成されます。

データファイル（OSTファイル）とは

ostファイルとはOutlookのデータファイルの一つで、ダウンロードしたメールや予定表、連絡先などのデータが保存されたファイルです。

ほとんどのOutlookユーザーが利用しているMicrosoft365アカウントやExchangeアカウント、IMAPアカウントなどではostファイルに自動的にメールが保存されます。

このostファイルによってインターネットが接続されていない状況でも過去に受信したメールを開いて見ることができるようになります。

データファイルについてより詳しく知りたい方は以下記事をご参照ください。

【Outlook】ostファイル（データファイル）とは：インポートやメールの閲覧について

データファイルはパソコンのローカルに保存されます。データファイルの保存場所を確認したい場合は次の方法で確認できます。

1. Outlookを起動し、「ファイル」タブをクリック

2. アカウント情報から「アカウント設定」＞「アカウント設定」を選択

3. データファイルタブを選択し、「ファイルの場所を開く」をクリック

上記の方法でメールのデータファイルが保存されているフォルダが表示されます。デフォルトの設定では以下に保存されます。

オフラインでも使用可能

Exchangeキャッシュモードが有効であればメールデータはローカルに保存されるため、パソコンがオフラインでもメールの閲覧などが可能になります。

ノートパソコンにOutlookを入れて使用している方は、オフラインでもOutlookを利用する機会は多いです。どんな状況下でもメールが確認できるようにExchangeキャッシュモードは有効にしておきましょう。

オフラインからオンライン時に戻った際にメールサーバーと同期を行い、最新のメール受信が始まります。

メールボックスの上限

メールボックスで保存できる容量（キャッシュされるメールデータ）ズには上限が設定されています。Microsoft365のOutlook（Exchange Online）では、１アカウントで50GB（Microsoft365 Enterprise E3以上では100GB）の容量制限があります。

メールボックスが上限に近づくと次図のような警告が表示されますので、上限いっぱいになる前に気づくことができます。

メールボックスの容量がいっぱい・足りない場合の対処方法については以下記事をご参照ください。

【Outlook】メールボックスの容量がいっぱい・足りない場合の対処方法

メールの保存期間の変更

仕事で大量のメールを受信する方では、すぐにメールボックスが上限に近づく方もいらっしゃいます。また使用しているパソコンによっては、ディスク容量が少ないパソコンもあるため多くの容量をメールに割けない場合もあります。

そういった問題を解消するために、
OutlookのExchangeキャッシュモードにはメールを保存する期間（キャッシュする期間）を指定できます。

デフォルトではキャッシュ期間が一年間になっています。以下の方法でスライダー操作することで、キャッシュ期間を３年から３日までの間で指定できます。

1. Outlookを起動し、「ファイル」タブをクリック

2. アカウント情報から「アカウント設定」＞「アカウント名と同期の設定」を選択

3. Exchangeアカウント設定画面の「過去のメールをダウンロード」にあるスライダーを操作して保存期間を指定する

4. 「次へ」をクリックし、正常更新を確認して「完了」を選択

メールの保存期間を変更した場合は、Outlookを再起動することで設定が反映されます。

私はよく過去のメールが見れなくなった（消えた）という問い合わせを受けることがありますが、ほとんどの場合でキャッシュ期間以前のメールを指していることが多いです。キャッシュ期間より過去のメールは通常の受信トレイには保持されていないため、オンラインアーカイブを確認するように伝えています。

関連リンク：【Outlook】過去のメールが見れない

Outlook用語の確認

オンラインアーカイブとは過去のメールを保存しておくメールの保管所のことです。管理者が設定しているポリシーに従って、プライマリーメールボックス（通常のメールボックス）からオンラインアーカイブに自動的に移動されます。詳しくは以下記事をご参照ください。

【Outlook】オンラインアーカイブとは：使用方法・移動・検索

メリット

Exchangeキャッシュモードを有効にすることによるメリットを下記に記します。

デメリット

Exchangeキャッシュモードを有効にすることによるデメリットを下記に記します。

パソコンのディスク領域を大きく使ってしまうのは大きなデメリットではありますが、ディスク領域を空けるためにExchangeキャッシュモードを無効にしてデータファイルを削除するのは最後の手段にしてください。

ディスク領域を空ける必要がある場合はまずは以下記事に記載している方法を試してみてください。

【Windows10】Cドライブの容量不足：空き容量を増やす方法