【Outlook】Exchangeキャッシュモードとは(メリット・デメリット/有効・無効)

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【Outlook】Exchangeキャッシュモードとは(メリット・デメリット/有効・無効)

本記事ではMicrosoft Office365のOutlookに備えてある機能、Exchangeキャッシュモードについて解説していきます。

Exchangeキャッシュモードはデフォルトで有効になっており、基本的にはそのままで使うことが推奨されています。

しかしこの機能がどういった役割をしているかを知ることは非常に重要です。

なぜならOutlookになにか問題が発生した際に、その知識が問題解決に役立つこともあるからです。

本記事はExchangeキャッシュモードを使用することのメリット・デメリットや有効・無効にする方法まで細かく解説しております。

本記事を通して、Outlook Exchangeキャッシュモードについての知識を深めてください。

Exchangeキャッシュモード

Exchangeキャッシュモードとは

Office365のExchange OnlineではExchangeキャッシュモードという機能が備わっており、デフォルトで有効となっています。
この機能はPOPやIMAPで設定しているアカウントでは使用できません。

OutlookでExchangeキャッシュモードが有効の場合、メールデータがパソコンのローカルに保存されます。

ローカルにメールデータがあることで、メールへのアクセスが非常に早くなります。
メールの表示や検索の速度は、Exchangeキャッシュモードがオフの場合(オンラインモード)と比べると段違いです。

メールデータはOSTファイルとしてローカルに保存され、Outlookは常時このOSTファイルを参照しています。

仕事で日々多くのメールを操作する方は、必ずExchangeキャッシュモードを有効にすることをお勧めします。

メールデータファイル(OSTファイル)の保存場所

メールデータファイル(OSTファイル)はパソコンローカルに保存されています。

OSTファイルの場所は次の方法で確認することができます。

  1. Outlookを起動し、「ファイル」タブをクリック
  2. Outlook:ファイルタブを選択
  3. アカウント情報から「アカウント設定」>「アカウント設定」を選択
  4. Outlook:アカウント情報からアカウント設定を選択
  5. データファイルタブを選択し、「ファイルの場所を開く」をクリック
  6. Outlook:ファイルの場所を開くをクリック

上記の方法でメールのデータファイルが保存されているフォルダが表示されます。

オフラインでも使用可能

Outlookはメールデータをローカルに保存されているOSTファイルを参照して表示するため、パソコンがオフラインでもOutlookでメールの閲覧などが可能です。

そしてオンライン時にメールサーバーと同期を行い、最新のメール受信が行われます。

メールボックスの上限

メールボックス(キャッシュされるメールデータ)のサイズには上限が設定されています。

Office365のOutlook(Exchange Online)では、1アカウントで50GB(Office365 Enterprise E3以上では100GB)の容量制限があります。

メールボックスが上限に近づくと警告が表示されますので、上限いっぱいになる前に気づくことができます。

メールボックスの容量がいっぱい・足りない場合の対処方法については以下記事をご参照ください。

メールの保存期間の変更

仕事で大量のメールを受信する方では、数年でメールボックスが上限に近づく方もいらっしゃいます。

また使用しているパソコンによっては、ディスク容量が少ないクライアントもあるため、多くの容量をメールに割けない場合もあります。

そういった問題を解消するために、
OutlookのExchangeキャッシュモードにはメールを保存する期間(キャッシュする期間)を指定できます。

以下の方法でスライダー操作することで、キャッシュ期間を3年から3日までの間で指定できます。

  1. Outlookを起動し、「ファイル」タブをクリック
  2. Outlook:ファイルタブをクリック
  3. アカウント情報から「アカウント設定」>「アカウント名と同期の設定」を選択
  4. Outlook:アカウント名と同期の設定
  5. Exchangeアカウント設定画面の「過去のメールをダウンロード」にあるスライダーを操作して保存期間を指定する
  6. Outlook:メールの保存期間を設定
  7. 「次へ」をクリックし、正常更新を確認して「完了」を選択
  8. Outlook:メール保存期間を設定後に更新

メールの保存期間を変更した場合は、Outlookを再起動することで設定が反映されます。

Exchangeキャッシュモードのメリット・デメリット

メリット

Exchangeキャッシュモードを有効にすることによるメリットを下記に記します。

  • メールの表示や検索するスピードが高速になる
  • インターネットの速度が遅い場合でも、ローカルに保存されているOSTファイルを参照しているため影響が少ない
  • 一定間隔でメールサーバーと同期を行い、差分のみのデータ通信となるためネットワークやExchangeサーバーへの負荷が少ない
  • オフラインでも過去メールの閲覧・検索が可能となる

デメリット

Exchangeキャッシュモードを有効にすることによるデメリットを下記に記します。

  • パソコンのローカルにメールデータ(OSTファイル)を保存するためディスク領域を使用する
  • ローカルに保存するメールデータがセキュリティ上の脅威となりうる
  • OSTファイルの破損などによるOutlookの起動不可などの問題が発生することがある

Exchangeキャッシュモードの有効・無効

Exchangeキャッシュモードを有効・無効にする方法を次に記します。

  1. Outlookを起動し、「ファイル」タブをクリック
  2. Outlook:ファイルタブをクリック
  3. アカウント情報から「アカウント設定」>「アカウント名と同期の設定」を選択
  4. Outlook:アカウント名と同期の設定を選択する
  5. Exchangeアカウント設定画面の「Exchangeキャッシュモードを使用して、Outlookデータファイルにメールをダウンロードする」のチェックボックスで有効・無効を設定
  6. Outlook:Exchangeキャッシュモードの有効・無効の選択

Exchangeキャッシュモードを無効にすると、オンラインモードになります。

オンラインモードではインターネットの接続が必須となり、メールの表示などすべての動作でメールサーバーとの通信が発生します。

発生しうるOutlookの問題

すでに既述していますが、Exchangeキャッシュモードが有効になっていることによってメールデータファイル(OSTファイル)がローカルに生成されます。

このOSTファイルが破損することにより、Outlookが起動しない、最新のメールが受信できないといった問題が発生することが多々あります。

このような問題が発生した場合の修復方法については以下記事で解説しております。

まとめ

本記事「【Outlook】Exchangeキャッシュモードとは(メリット・デメリット/有効・無効)」はいかがでしたか。

Outlookの各機能を事前に知っておくことで、予期せぬ問題が発生した場合でもすぐに対処ができるようになります。

ITの管理をしている人や、情報システム課の方々は本サイトOFFICE54を通して、様々な知識を学んでいってください。