【Outlook】ostファイル（データファイル）とは：インポートやメールの閲覧について

2022.11.01 / 2023.12.02

本記事ではMicrosoftのOutlookにおける、Outlookデータファイルの一つostファイルについて詳しく解説していきます。

Outlookではデータファイルという仕組みを使うことで、インターネットに接続していないオフライン状態でもこれまでに受信したメールを閲覧することができます。

ほとんどのOutlookユーザーが利用しているMicrosoft365アカウントやExchangeアカウント、IMAPアカウントなどではostファイルに自動的にメールが保存されます。そのためostファイルを利用して他のパソコンにメールをインポートしたい、ostファイルから直接メールを閲覧したいという方も多いかと思います。

ostデータファイルについて理解を深めることで、Outlookで問題が発生した際の対処もスムーズに行えるようになります。

本記事を通して、Outlookのデータファイルであるostファイルについて理解を深めてください。

またここではMicrosoft 365による最新のOutlookを使用しています。

Microsoft用語の確認

Microsoft 365とはMicrosoft社が提供しているOfficeアプリケーション（Outlook、Word、Excel、PowerPointなど）やサービスを利用できるサブスクリプション（月額課金制）のクラウドサービスです

ostファイル

ostファイルとは

ostファイルとはOutlookのデータファイルの一つで、ダウンロードしたメールや予定表、連絡先などのデータが保存されたファイルです。

ほとんどのOutlookユーザーが利用しているMicrosoft365アカウントやExchangeアカウント、IMAPアカウントなどではostファイルに自動的にメールが保存されます。ostファイル自体はコンピューターのローカルに保存されています。

ostデータファイルに送受信したメールデータが保存されるのはExchangeキャッシュモードという機能が有効の場合のみです。Exchangeキャッシュモードはデフォルトで有効となっています。

Exchangeキャッシュモードとは

送受信したメールデータをパソコンのローカルに保存し、メールへのアクセスを早くしたり、オフラインでもメールの閲覧を可能にする機能です。

Exchangeキャッシュモードがオフの場合、Outlookはインターネット経由でメールを閲覧します。Exchangeキャッシュモードが有効の場合はローカルにデータファイルとして保存しているため、メールの表示や検索の速度は段違いに早いです。

Exchangeキャッシュモードについてや有効／無効にする方法については以下記事をご参照ください。

このostファイルによって、インターネットが接続されていない状況でもこれまでに受信したメールを開いて見ることができるのです。もちろんインターネットが接続されるまでは新しいメールの受信やメール送信はできないです。

データファイルにはもう一つpstファイルが存在します。Outlook2013以前のバージョンやPOPアカウントではpstファイルにメールなどが保存されます。今ではほとんど見ることがなく、バックアップファイルとしてpstファイルとしてバックアップするくらいかと思います。

ostファイルと関係が深いものとして、プロファイルがあります。プロファイルとはメールアカウント情報やデータファイル（ostファイル）の保存場所を格納している情報群です。メールアカウント情報にはユーザー名やパスワードなどOutlookを使用する上で必要となるユーザー情報が含まれます。

プロファイルについて詳しくは以下記事をご参照ください。

ostファイルの保存場所

ostファイルは使用しているパソコンのローカル環境に保存されます。具体的な保存先については以下の操作で確認できます。

ファイルタブを選択する

「アカウント設定」をクリック＜「アカウント設定」を選択する

「データファイル」タブをクリック＜対象のデータファイルを選択＜「ファイルの場所を開く」をクリックする

Outlook:「データファイル」タブをクリック＜対象のデータファイルを選択＜「ファイルの場所を開く」をクリック

上記の流れでostファイルの保存先を開くことができます。ostファイルは基本的に以下に保存されます。

C:\Users\username\AppData\Local\Microsoft\Outlook

ostファイルの再作成

Outlookでメールの送受信で問題が発生した場合、ostファイルが壊れていることが可能性として考えられます。その場合はostファイルを再作成することで問題が解決することがよくあります。

ostファイルを再作成する方法は簡単です。一度ostファイルを削除して、削除後にOutlookを起動するだけです。

新たにostファイルを生成すると、Outlookのサーバーからメールを１から受信するため、すべて受信するまで多くの時間が必要となりますのでご注意ください

ostデータファイルの再作成の注意点

データファイルの再作成後はメールデータが一から同期されるため、メールデータの同期中は最新のメールをアプリで受信できません。そのため業務終了後や休日にデータファイルの再作成を行うことをお勧めします。

ostファイルのインポートやメールの閲覧

いきなり結論を言うと、Outlookアプリでostファイルをインポートすることはできません。またostファイルからメールを閲覧することもできないです。

ostファイルはインターネットに接続されていないオフラインのときでもメールが閲覧できるための機能であり、インポートなどには対応していないのです。

理由としてはすべてのメールがサーバー上に保存されているからだと考えられます。サーバー上にメールがあるので、わざわざバックアップを取る必要もないですし、ostファイルが壊れても何も心配はいらないのです。

またpstファイルであればOutlookでインポートすることができます。これは一昔前はPOPでメールを受信しており、サーバー上にメールを残していなかったためです。

今でもpstファイルからOutlookにメールをインポートすることは可能です。

私の場合

退職したスタッフのメールデータを他のスタッフのOutlookにインポートすることがよくあります。その場合は退職したスタッフのメールデータをPSTデータファイルでエクスポートし、それを他のスタッフのOutlookにインポートします。注意点として退職スタッフのメールデータをPSTデータファイルでエクスポートできるのは管理者のみとなります。