【Outlook】メールを未読のままにする・既読にするタイミングの設定について

閲覧ウィンドウで表示しても未読のままにする設定

Outlookで閲覧ウィンドウで表示しても既読にせず未読のままにする設定方法は以下の通りです。

1. 「表示」タブをクリック＜「閲覧ウィンドウ」をクリック＜「オプション」を選択する

2. 「閲覧ウィンドウでの表示が終わったら開封済みにする」のチェックをはずし、「OK」をクリックする

上記設定により、プレビュー表示するだけでは既読にならない設定になりました。この設定値でメールを既読にするには以下４つの方法があります。

ショートカットキーによる未読／既読（開封済み）の切り替え

Outlookにはメールの未読と既読の切り替え用にショートカットキーが用意されています。

上記ショートカットキーを利用して、メールの未読・既読の切り替えを行えます。

リボンの「未読／開封済み」ボタンによる未読／既読の切り替え

リボンの「ホーム」タブのタグ内に「未読／開封済み」ボタンがあります。

このボタンをクリックすることで、未読メールは既読に、既読メールを未読に変更することができます。

右クリックして表示されるメニューから未読／既読の切り替え

メールを右クリックして表示されるメニューから未読／既読の切り替えができます。未読メールを右クリックすると次図のメニューが開きます。

このメニューから「既読にする」を選択すれば既読になります。既読メールであれば「未読にする」を選ぶことで未読にできます。

閲覧ウィンドウで表示したメールを既読にするタイミング（秒数）の設定

閲覧ウィンドウでメールを表示してもすぐに既読にするのではなく、表示していた秒数で既読にするかどうかのタイミングを設定できます。ここではメールを5秒間閲覧ウィンドウで表示していた場合に未読から既読（開封済み）に設定します。

1. 「表示」タブをクリック＜「閲覧ウィンドウ」をクリック＜「オプション」を選択する

2. 「次の時間閲覧ウィンドウで表示するとアイテムを開封済みにする」にチェックを入れ、「秒」に5を入力し「OK」をクリックする

上記のように既読にするタイミングを設定することで、メッセージを確認したメールのみが自動的に既読になります。

メールを開いた瞬間に既読にする設定

メールを開いた瞬間（閲覧ウィンドウに内容が表示された瞬間）に既読する設定方法は以下の通りです。

1. 「表示」タブをクリック＜「閲覧ウィンドウ」をクリック＜「オプション」を選択する

2. 「次の時間閲覧ウィンドウで表示するとアイテムを開封済みにする」にチェックを入れ、「秒」に0を入力し「OK」をクリックする

上記の設定によりメールを開いた瞬間に既読にすることができます。

ワンクリックでメールを既読にして指定フォルダへ移動する

ビジネスでは毎日多くのメールを受信するため、受信トレイを整理整頓し、メールをフォルダ毎に仕分けることが業務を効率的に進めるために必要不可欠です。

そのため受信トレイのメールを手動で既読にしてから各フォルダへ移している人は多いです。一回の作業は数秒で終わりますが、これが何回も続くと多くの時間を無駄にします。

Outlookではクイック操作を利用することでワンクリックでメールを既読にして指定したフォルダへ移動することができます。

ワンクリックでメールを既読にして指定フォルダへ移動する方法について詳しくは以下記事をご参照ください。

【Outlook】メールを既読にして指定フォルダへ移動をワンクリックでする方法