【Outlook】メールの添付ファイルにパスワードを設定（zip圧縮）する方法

2023.07.29 / 2023.07.29

本記事ではMicrosoftのOutlookにおける、メールの添付ファイルにパスワードを設定する方法について解説していきます。

重要なファイルをメールで送る場合、セキュリティ対策として添付ファイルにパスワードを設定して送信することがあります。

現代ではクラウドストレージサービスを利用することが推奨されていますが、まだまだメールの添付ファイルとして送信することが多いです。

本記事を通して、メールの添付ファイルにパスワードを設定する方法について理解を深めてください。

現代のファイルの送信方法について

ビジネスではファイルのやり取りを行う１つの方法として、メールにファイルを添付して送信する方法が使われています。重要なファイルであればパスワードで暗号化したファイルで送信し、パスワードはあとから別のメールで知らせる方法を取ります。

これはPPAPと呼ばれるセキュリティ対策を講じたファイル送信方法です。以前まではこの方法がスタンダードでしたが、2020年にデジタル改革相がPPAPを廃止する方針を示したことでPPAPを禁止する企業が増えています。

PPAPとは

PPAPとはパスワード付きのZIPファイルをメールに添付して送信し、その後に解凍するためのパスワードを送信することです。

PPAPは「（P）パスワード付きのZIPファイルを送信、（P）パスワードを送信、（A）暗号化、（P）プロトコル」の頭文字を取っています。

主に社外のお客様とファイルのやり取りを行う際に、セキュリティ対策として使われてきました。

今ではPPAPはたくさんの問題や脆弱性により、セキュリティ対策としては不十分であると考えられています。

このPPAPの代替案としてはOneDriveなどのクラウドストレージを使うことです。クラウドサービスにファイルをアップロードし、保存先のURLを共有することで相手はファイルをダウンロードすることができます。

共有したクラウドストレージのURLにはパスワードの設定もできますし、アクセス制限も設定できます。OneDriveでのファイルの共有方法は以下記事をご参照ください。

Outlookでは添付したファイルをOneDriveにアップロードして、そのリンクを添付してくれる便利な機能が備わっています。以下記事で詳しい方法を確認してください。

クラウドストレージサービスの利用が推奨され、セキュリティ的に問題があるとされるPPAPですが、まだまだ多くの企業で利用されています。次項からPPAPで使われる添付ファイルをパスワード付きのZIPに変換する方法を解説していきます。

添付ファイルにパスワードを設定してメールで送信する場合、以下のような流れを取ります。

添付ファイルにパスワードを設定してメール送信する流れ

Outlook自体にはファイルの圧縮やパスワードを設定する機能はないため、別の圧縮アプリケーションを利用します。

ファイルをZIP形式に圧縮するためのアプリケーションには有名なものに「７-Zip」や「Lhaplus」などがあります。私は7-Zipを利用しているので、ここでは7-Zipでの圧縮・パスワード付ける方法を説明していきます。

まずは7-Zipのサイトからインストーラーをダウンロードして、7-Zipをパソコンにインストールしましょう。

7-Zipをインストールできたら以下の流れでファイルをパスワード付きのZipに圧縮してみてください。

上記の操作によりZipが作成されます。それをメールに添付して送る流れとなります。

本記事「【Outlook】メールの添付ファイルにパスワードを設定（zip圧縮）する方法」はいかがでしたか。

セキュリティのことを考えるとクラウドストレージのサービスの利用をお勧めします。しかしまだまだ多くの企業がPPAPを使っているため、本記事で紹介している方法も当分は現役で利用できるかと思います。

Outlookには様々な仕事に便利な機能が備わっています。以下Outlookのまとめ記事では仕事に役立つ機能をたくさん紹介しています。ぜひご覧いただき、まだ知らない役立つ機能を見つけてください。