【Outlook】初期設定のやり方｜最初にやるべきおすすめ設定と手順
/ 
Outlookで最初にやるべき初期設定と手順がわかります。本格的に使い始める前に必要な基本設定を行うで、メール管理を効率化し、ミスを防ぐことができます。
本記事ではMicrosoftのOutlookにおける、Outlookアプリの初期設定のやり方（最初にやるべきおすすめの設定とその手順）について解説していきます。
Outlookは多くの会社で導入されている代表的なメールソフトの一つです。新入社員やパソコンを新しく交換した人、初めてOutlookを利用する人はOutlookを利用する際に初期設定をしておくことが望ましいです。
ここでの「初期設定」とは、署名設定やルール設定、メールの表示設定など使い始める前に必要な基本設定のことです。
初期設定を適切に行うことで業務効率が大幅に向上するだけでなく、ミスを防げ、メール管理が楽になります。
本記事を通して、Outlookで利用を開始する前に設定しておくべき初期設定について理解を深めてください。
ここではMicrosoft 365による最新のOutlookを使用しています。
Microsoft365とはMicrosoft社が提供しているOfficeアプリケーション（Outlook、Word、Excel、PowerPointなど）やサービスを利用できるサブスクリプション（月額課金制）のクラウドサービスです
2026.03.31 記事の追記・編集を行いました
Outlook：なぜ初期設定を行うのか
仕事では日々数多くのメールを受信・送信し、一日の業務の中で多くの時間を割きます。そのためOutlookの利用しやすさがそのまま業務効率に直結します。
これから初めてOutlookを利用する方や新入社員の方、パソコンを新しくした方はまだOutlookの各種設定がされていない状態です。
本記事ではそういった方々に向けて、最初にやるべき初期設定をご紹介しています。
ここでの初期設定とは、Outlookを使い始める前に設定しておくべき基本設定です。つまりOutlookで業務をスムーズに使える状態にするための最初にすべき準備です。
Outlookで初期設定を適切に行うことで次のようなメリットがあります。
- 無駄な操作が減る
- ミスが減る
- 見た目が統一され、相手の印象が良くなる
- メール管理が容易になる
- 全体的な業務効率が向上する
Outlookを業務で日常的に使う人は、本記事で紹介している設定をすべて行うことをおすすめします。
Outlookのインストールとアカウントの追加
まだOutlookがパソコンにインストールされていない方および初めてOutlookを起動する方は本項から始めてください。すでにOutlookのインストールやアカウントの追加が終わっている方は次項の「最初にやるべきおすすめの設定」に進んでください。
Outlookアプリのインストール方法
Outlookのデスクトップ版アプリがパソコンにインストールされていない方は、まずは以下の流れでインストーラーをダウンロードしてください。ここではMicrosoft365ライセンスでのインストール方法を解説します。
- Microsoft 365のホームページにログインする
- 表示されたM365 Copilotのページから左下にあるアカウント名をクリックし、表示されたメニューから「マイMicrosoft 365 プロファイル」をクリックする
- 表示されたマイアカウント画面で「Officeアプリとデバイス」の項目にある「アプリとデバイスを表示」をクリックする
- 表示されたアプリとデバイス画面で「Office」の項目から言語を「日本語」にして「Officeのインストール」をクリックする
- Microsoft 365アプリのインストーラー「OfficeSetup.exe」がダウンロードされる
インストーラー「OfficeSetup.exe」がダウンロードできたら起動して、Microsoft Office製品のインストールを行ってください。
もしOffice製品のインストールができなければ、以下記事を参考にして問題を解決してください。
インストールが完了後にOutlookを起動するとメールアドレスの入力画面が表示されます。ご自身のメールアドレスを入力して、「接続」をクリックします。
次の画面でパスワードを入力して「サインイン」をクリックすることで、メールアカウントがOutlookに追加されOutlookが起動します。
アカウントの追加方法
他のアカウントをOutlookに追加したい場合は以下の手順で追加します。
- 画面左上にある「ファイル」を選択する
- 表示された画面の右ペインにあるアカウント情報から「アカウントの追加」を選択する
- メールアドレスやパスワードを表示される画面の流れに沿って入力する
Yahooメールのアカウントを追加したい方は以下記事を参考にしてください。
GmailアカウントをOutlookに追加したい方は以下記事をご参照ください。
Outlookの初期設定：最初にやるべきおすすめの設定
Outlookが起動するようになったら以下に記す最初にやるべきおすすめの設定を行いましょう。
- メールの署名
- メールのフォントや文字サイズ
- 画面レイアウト：閲覧ウィンドウとリボン
- 連絡先の追加
- メールのテンプレート（ひな形）作成
- 仕分けルールの作成
- 予定表の表示
- 予定のアラーム設定
- メールのメッセージ形式
各設定については次項より詳しく解説していきます。
メールの署名
メールの署名とはメール送信者の情報をまとめて記載したテキストです。署名はメール本文の末尾に入れ、会社名や部署名、氏名、電話番号といった情報を署名に入れます。
ビジネスにおいてメールに署名がない状態で相手に送ることはないと考えてください。
Outlookでは署名を作成したら、メール作成時に自動で挿入させる便利な機能が備わっています。また複数の署名を作成しておいて、署名を使い分けることもできます。
Outlookでの署名の設定方法（新規作成、自動挿入など）について詳しくは以下記事をご参照ください。
メールのフォントや文字サイズ
メールにおいてフォントや文字サイズはとても重要な設定の一つです。使用するフォントや文字サイズでメール受信者のあなたに対する印象は変わってきます。
フォントによってあなたが信用できる人か、賢い人なのか、幼稚な人なのかとあなたへの印象が異なります。
このように大変重要な設定であるため、多くの企業ではフォントや文字サイズは統一されています。会社で定められているフォントや文字サイズについて必ず確認するようにしましょう。
Outlookでのフォントや文字サイズを変更する方法については以下記事をご参照ください。
画面レイアウト：閲覧ウィンドウとリボン
Outlookの画面構成は次図のようになっています。
画面のレイアウトは設定により変更することができます。例えば閲覧ウィンドウはデフォルトでは右側に位置していますが、ビューウィンドウの下に移動することもできます。
もしくは閲覧ウィンドウの表示をオフにして、ビューウィンドウを横に長く表示させることもできます。
またリボンに関しても、通常時は表示させずにタブが選択されたときのみ表示させる設定などもあります。
以下記事を参考にして画面レイアウトをご自身に合うように変更してみてください。
連絡先の追加
Microsoft365のOutlookにおいて連絡先は「個人用の連絡先」を意味します。つまり個人で登録した連絡先群ということです。
連絡先はナビゲーションバーにある「連絡先アイコン」をクリックすることで連絡先の一覧を確認できます。
連絡先を利用することで、頻繁に送信する個人や複数宛先へのメール送信が簡単になります。連絡先の登録方法などについては以下記事をご参照ください。
メールのテンプレート（ひな形）作成
Outlookではある程度決まった文言をテンプレートとして事前に作成しておくことができます。作成したテンプレートはメール作成時に呼び出して利用できます。
定期的に送るようなメールに関してはテンプレートを利用することで、メール作成の時間を大幅に削減できます。
Outlookでのテンプレート（ひな形）の作成方法は以下記事をご参照ください。
仕分けルールの作成
Outlookの仕分けルールとは、送信・受信したメールが設定した条件を満たす場合、それに対応する処理を実行する機能です。
仕分けルールは主にメールの自動振り分けに利用されます。Outlookを使い始めた頃は受信メールの自動振り分けのみに仕分けルールを使えれば問題ないです。
メールをうまくフォルダに振り分けることで仕事の効率が上がりますので、ぜひ仕分けルールを利用してみてください。仕分けルールの使い方は以下記事をご参照ください。
予定表の表示
予定表に多くの予定を登録している方は予定表をメール画面に表示させましょう。
予定表を表示させることによって、近日中の予定が確認できるようになり、利用頻度が最も多いメール画面から切り替えなく確認できるようになります。
予定表をメール画面に表示させる方法は以下の通りです。
- タブから「表示」タブをクリックする
- 表示タブのリボンから「To Doバー」をクリックし、表示されたメニューから「予定表」をクリックする
上記の操作により、メール画面の右側に予定表が表示されるようになります。
その他の予定表の表示設定について詳しくは以下記事をご参照ください。
予定のアラーム設定
予定表に作成した予定の時間が迫ってくるとアラームが表示されます。この機能により予定を忘れることを防止してくれます。
デフォルト設定ではアラームが表示されるのは予定時刻の15分前です。Outlookのオプション設定からアラームの通知時間を変更できます。
アラームの通知時間の変更は以下の流れで行います。
- 画面左上にある「ファイル」を選択する
- 表示された画面の左ペインから「オプション」をクリックする
- 表示されたOutlookのオプション画面の左ペインから「予定表」を選択し、右ペインの予定表オプション内にある「アラームの規定値」を希望の時間に設定する
メールのメッセージ形式
Outlookではメールの表示形式として、以下３つの表示形式が用意されています。
- HTML形式
- テキスト形式
- リッチテキスト形式
選択したメール形式によって、文字の書式や色、画像表示の可否が異なります。
基本的にほとんどの人はHTML形式を利用していますが、中には容量の削減やウイルス感染の可能性を少なくするためにテキスト形式を使っている人もいます。
デフォルトではHTML形式となっていますが、別の形式を利用したい方は変更してください。詳しい変更方法などは以下記事をご参照ください。
まとめ
本記事「【Outlook】初期設定：おすすめの設定と手順」はいかがでしたか。
Outlookの使い始めは本記事で紹介した設定を行っていれば問題はないかと思います。使っていくうちに他の設定を変更して、自分用にカスタマイズしてください。
Outlookには便利な機能がたくさん備わっています。以下記事では仕事に役立つ機能を紹介しています。ぜひご覧いただき、Outlookの便利な機能を使いこなしてください。
関連記事
