【Outlook】添付ファイルの容量制限：上限をオーバーしたときの対処法

2023.07.15 / 2023.07.15

本記事ではMicrosoftのOutlookにおける、添付ファイルの容量制限（上限）について解説していきます。

メールに添付して送信できるファイルは無限ではありません。送信できるサイズの上限がメールソフトにより決まっており、それをオーバーするとメールを送信することができません。

本記事を通して、添付ファイルの容量制限や上限をオーバーしたときの対処方法について理解を深めてください。

Outlook：添付ファイルの容量制限（上限）

ビジネスではメールでのやり取りが非常に多く、ファイルの送付もすべてメールに添付して行っているという方も多いです。

しかしメールに添付したファイルの総容量が大きい場合、メール自体の送信ができないことがあります。これは送信できる添付ファイルのサイズに制限があるためです。

利用するメールソフトによって添付ファイルの制限は異なります。Outlookでは送信できる添付ファイルの総容量の上限は20MBです。GmailやYahooでは25MBが上限となっています。

添付して送信できる容量に制限があるため、制限ギリギリまでなら送信しても大丈夫だろうと考える人もいますが、それはしないようにしましょう。

添付ファイルの容量は数MB程度、多くても５MBまでに抑えましょう。

10MBを超えるような添付ファイルを送ってしまうと、受信者側でのメール受信でトラブルが起きる可能性が高まります。

例えば受信者側のメールサーバーでメールの容量制限を行っている場合があります。その制限に引っかかってしまうと送信したメールがサーバーで止まってしまい、相手に届かない問題が発生します。

このような問題を避けるために、できるだけ添付ファイルのサイズは数ＭＢに抑えましょう。

Outlookでは上限以上のファイルをメールに添付すると以下のダイアログが表示されます。

ダイアログのメッセージ

添付ファイルのサイズがサーバーで許容されている最大サイズを超えています

このようなメッセージが表示された場合やサイズの大きいファイルを添付送信したい場合は以下の方法で対処してください。

上限を超えた添付ファイルの対処方法

それぞれの対処方法については次項より詳しく解説していきます。

クラウドのストレージサービスにファイルを保存し、共有することで発行されるリンクをメールなどで伝えることでサイズの大きなファイルでもやり取りが簡単に行えます。

クラウドのストレージサービスにはOneDriveやDropbox、Google Driveなど様々なサービスがあります。OneDriveであれば無料でも５GB、Microsoft365のアカウントでは1TB以上の容量が利用できます。

この方法であればリンクの有効期限の設定や、アクセス権限の設定、ダウンロードの可否、パスワード設定など様々な設定ができるため、セキュリティ的にも安心して利用できます。

そのためサイズの大きいファイルは基本的にはクラウドのストレージサービスを通して送るようにしましょう。

OneDriveを使って容量の大きいファイルの共有方法（リンクの作成）は以下記事をご参照ください。

ファイルを圧縮することでファイルサイズを小さくすることができます。圧縮したファイルが数MB程度になれば、メールに添付して送信しても問題はないです。

ファイルの圧縮にはWindowsの機能を利用してもいいですし、フリーソフトを使って圧縮しても大丈夫です。

私の場合

私は7-Zipというフリーソフトを使ってファイルの圧縮を行っています。簡単に様々な拡張子のファイルに圧縮できます

複数の添付ファイルにより総容量が大きくなるのであれば、添付ファイルを複数回に分けて送信するようにしましょう。

手間は増えてしまいますが、確実に相手にメールを届けることができます。

パワーポイントであれば画像を圧縮してファイルサイズを小さくする機能が備わっています。

エクセルであればシートに貼り付けている画像を削除するなどしてファイルサイズを小さくできます。

このようになにかしらの操作をすることでファイルサイズを小さくすることが大抵の場合はできます。数MBまでファイルサイズを小さくできれば、安心してメール添付で送信することができます。

本記事「【Outlook】添付ファイルの容量制限：上限をオーバーしたときの対処法」はいかがでしたか。

Outlookでの添付ファイルの上限は20MBです。しかし相手に迷惑がかからないように数MBで抑えるようにしましょう。サイズの大きいファイルはクラウドストレージサービスを利用することを忘れないでください。

Outlookには様々な機能が備わっており、使いこなすことで業務効率が良くなります。以下記事では仕事に役立つ機能をまとめて紹介しています。ぜひご覧いただき、仕事に役立つ機能を見つけてください。