【Outlook】メール形式（HTML・テキスト）：変更方法や違いについて

HTML形式

HTML形式はOutlookの初期設定で最も一般的なメール形式です。なにも変更していなければ送信時のメールや受信したメールの閲覧はHTML形式となっています。

HTMLはウェブページを作成するための言語です。様々なフォントや色・段落・画像・表などを使用でき、また画像をメール本文内に表示できるため、メールを読みやすく装飾できるのが特徴です。

そのためB to CのメールマガジンやニュースレターなどではHTML形式でメールを装飾して広く使われています。

HTML形式の特徴をまとめると以下の通りです。

テキスト形式

テキスト形式はその名のとおりテキストのみで表示するシンプルなメール形式です。そのためHTML形式のように様々なフォントの利用や色付け、斜体といったサポートはありません。

ハイパーリンクも使用できないため、このような機能を利用したい場合はテキスト形式以外を使うしかないです。

参考記事：【Outlook】メールにリンク貼り付けで青くならない問題の対処方法

またメッセージ内に画像を含めることもできないため、画像は添付で対応する必要があります。

しかしデメリットばかりでなく次のようなメリットもあります。

昔はメールサイズを小さくするためテキスト形式を利用するのが一つのビジネスマナーでしたが、今はそういったことはなくなりましたね。

HTML形式のメールによるウィルス感染の可能性があるため、テキスト形式の利用を推奨している企業も多いです。

ハイパーリンクが設定できない問題

ハイパーリンク（hyperlink）とはメールメッセージ内に埋め込まれた指定されたウェブページやファイルに移動できるリンクであり、ビジネスでは頻繁に利用されます。

このハイパーリンクが設定できない問題が発生した場合、メール形式がテキスト形式である可能性が高いです。

ハイパーリンクが設定できない問題について詳しくは以下記事をご参照ください。

【Outlook】ハイパーリンクが設定できない問題の解決方法

リッチテキスト形式

リッチテキストはMicrosoftが作ったメール形式であり、Outlook間のメールのやりとりで利用します。Outlook以外のメールソフトとの互換性が限られています。

リッチテキストを使う場面は組織内でのメールにほとんど限られるかと思います。

そのためリッチテキスト形式を利用する場面はほとんどないため、通常利用するメール形式は「HTML形式」と「テキスト形式」のどちらかです。

送信メールのメール形式変更

新規メールまたは返信メールのメール形式をその時だけ変更する場合は、以下の流れでメール形式を変更できます。

1. メールの作成画面（新規メールや返信メール）を表示する
2. タブから「書式設定」を選択する
3. リボンの形式グループから希望のメール形式を選択する

上記の方法で送信メールのメール形式を希望のものに変更できます。

基本的には初期設定のHTML形式で問題ないと思いますが、送信先によってはテキスト形式にしたいときもあります。そのときは上記方法でメール形式を変更してください。

受信メールのメール形式変更

Outlookが受信メールをHTML形式で表示する設定の場合、一時的に受信メールの表示を別のメール形式に変更することはできません。

受信メールの表示がテキスト形式だった場合は、一時的にHTML形式で表示することはできます。以下の流れでテキスト形式からHTML形式表示に変更可能です。

1. 対象の受信メールをクリックして内容を表示する
2. 「このメッセージをテキスト形式に変換しました」をクリック＞「HTMLとして表示」を選択する

上記の方法で「テキスト形式」から「HTML形式」に受信メールの表示を変更することができます。

送信メールのデフォルトのメール形式変更

送信メールのデフォルトのメール形式を変更することができます。初期設定では「HTML形式」になっています。

以下の流れで送信メールでデフォルト設定にしたいメール形式を設定できます。

1. Outlookを起動して画面左上にある「ファイル」をクリックする

2. 左側のメニューから「オプション」を選択する

3. 表示された「Outlookのオプション」画面の左側のメニューから「メール」を選択する
4. 画面右側の「メッセージの作成」項目にある「次の形式でメッセージを作成する」で希望のメール形式を選択して「OK」をクリックする

上記でデフォルト設定を変更すると、次回から選択したメール形式（HTMLまたはテキスト、リッチテキスト形式）で送信メールが起動します。

受信メールのデフォルトのメール形式変更

受信メールのデフォルトのメール形式を変更することができます。初期設定では「HTML形式」になっています。

以下に記す流れですべての受信メールを「テキスト形式」で表示するように設定できます。

1. Outlookを起動して画面左上にある「ファイル」をクリックする

2. 左側のメニューから「オプション」を選択する

3. 表示された「Outlookのオプション」画面の左側のメニューから「トラストセンター」を選択し、右側から「トラストセンターの設定」をクリックする

4. 表示された「トラストセンター」画面の左側のメニューから「電子メールのセキュリティ」を選択し、右側から「すべての標準メールをテキスト形式で表示する」にチェックを入れる

5. OKをクリックする

上記の流れで設定を変更すると、次回から受信メールを「テキスト形式」で表示するようになります。