【Outlook】メール形式(HTML・テキスト):変更方法や違いについて

2022.04.16 /

【Outlook】メール形式(HTML・テキスト):変更方法や違いについて

本記事ではMicrosoftのOutlookにおける、メール形式(HTMLテキスト、リッチテキスト)のそれぞれの特徴や切り替え方法、違いについて解説していきます。

Outlookにはメール形式としてHTML形式、テキスト形式、リッチテキスト形式が用意されております。それぞれ特徴があり、場合によっては使い分ける必要があります。

例えばお客様からテキスト形式でメールを送ってください、と言われることもあります。そんなときにメール形式の変更方法がわからないと困ってしまいます。

本記事を通して、各メール形式についてとメール形式の変更方法を覚えてください。

Outlookのメール形式

Outlookでは受信したメールや送信するメールの表示形式を選択することができます。選択するメール形式によって、文字の書式(フォントや斜体、太字)や色、画像表示の可否が異なってきます。

Outlookで使用できるメール形式は以下3種類があります。

  • HTML形式
  • テキスト形式
  • リッチテキスト形式

メール送信時にどの形式でメールを送信するか設定することができます。しかし必ずその形式で受信者に表示されるというわけではありません。

最終的に受信者側で表示されるメール形式は受信者のメールプログラムの設定で決定します。

それぞれのメール形式には利点があります。次項より各型式について解説していきます。

HTML形式

HTML形式はOutlookの初期設定です。なにも変更していなければ送信時のメールや受信したメールの閲覧はHTML形式となっています。

HTMLはウェブページを作成するための言語です。様々なフォントや色・段落などを使用でき、また画像をメール本文内に表示できるため、メールを読みやすく装飾できるのが特徴です。

そのためB to Cのメールマガジンなどでは、HTML形式でメールを装飾して広く使われています。

注意

昔はHTML形式を利用したウィルス付きメールが多かったため、今でもHTML形式のメールを受信不可にしている企業も少なからず存在します

テキスト形式

テキスト形式はその名のとおりテキストのみで表示するメール形式です。そのためHTML形式のように様々なフォントの利用や色付け、斜体といったサポートはありません。

メッセージ内に画像を含めることもできないため、画像は添付で対応する必要があります。

しかしメリットとして、テキスト形式はHTML形式に比べて容量が少なく済みます。つまり送信も早くなるということです。昔はメールサイズを小さくするためテキスト形式を利用するのが一つのビジネスマナーでしたが、今はそういったことはなくなりましたね。

またすべてのプログラムでテキスト形式は利用できるというメリットもあります。

HTML形式のメールによるウィルス感染の可能性があるため、テキスト形式を利用している企業も多いです。

リッチテキスト形式

リッチテキストはMicrosoftが作ったメール形式であり、Outlook間のメールのやりとりで利用します。

リッチテキストを使う場面は組織内でのメールにほとんど限られるかと思います。

そのためリッチテキスト形式を利用する場面はほとんどないため、通常利用するメール形式は「HTML形式」と「テキスト形式」のどちらかです。

メール形式の一時的な切り替え方法

送信メールのメール形式変更

新規メールまたは返信メールのメール形式をその時だけ変更する場合は、以下の流れでメール形式を変更できます。

  1. メールの作成画面を表示
  2. タブから「書式設定」を選択
  3. 形式から希望の形式を選択
  4. Outlook:メール形式の選択

上記の方法で送信メールのメール形式を希望のものに変更できます。

基本的には初期設定のHTML形式で問題ないと思いますが、送信先によってはテキスト形式にしたいときもあります。そのときは上記方法でメール形式を変更してください。

受信メールのメール形式変更

Outlookが受信メールをHTML形式で表示する設定の場合、一時的に受信メールの表示を別のメール形式に変更することはできません。

受信メールの表示がテキスト形式だった場合は、一時的にHTML形式で表示することはできます。以下の流れでテキスト形式からHTML形式表示に変更可能です。

  1. 対象の受信メールをクリックして内容を表示
  2. 「このメッセージをテキスト形式に変換しました」をクリック>「HTMLとして表示」を選択
  3. Outlook:受信メールをテキスト形式からHTML形式に変更

上記の方法で「テキスト形式」から「HTML形式」に受信メールの表示を変更することができます。

メール形式のデフォルト設定の変更方法

送信メールのデフォルトのメール形式変更

送信メールのデフォルトのメール形式を変更することができます。初期設定では「HTML形式」になっています。

以下の流れで希望のメール形式を選択してください。

  1. Outlookを起動し、「ファイル」を選択
  2. Outlook:ファイルを選択
  3. 左側から「オプション」を選択
  4. Outlook:オプションを選択
  5. 「メール」を選択
  6. 「メッセージの作成」から希望のメール形式を選択
  7. Outlook:設定からデフォルトのメール形式を変更する

上記でデフォルト設定を変更すると、次回から選択したメール形式(HTMLまたはテキスト、リッチテキスト形式)で送信メールが起動します。

受信メールのデフォルトのメール形式変更

受信メールのデフォルトのメール形式を変更することができます。初期設定では「HTML形式」になっています。

以下に記す流れですべての受信メールを「テキスト形式」で表示するように設定できます。

  1. Outlookを起動し、「ファイル」を選択
  2. Outlook:ファイルを選択
  3. 左側から「オプション」を選択
  4. Outlook:オプションを選択
  5. 左側から「トラストセンター」を選択し、右側から「トラストセンターの設定」を選択
  6. 「トラストセンター」を選択し、右側から「トラストセンターの設定」を選択
  7. 左側から「電子メールのセキュリティ」を選択し、右側から「すべての標準メールをテキスト形式で表示する」にチェックを入れる
  8. 「電子メールのセキュリティ」を選択し、右側から「すべての標準メールをテキスト形式で表示する」にチェックを入れる
  9. OKをクリック

上記の流れで設定を変更すると、次回から受信メールを「テキスト形式」で表示するようになります。

まとめ

本記事「【Outlook】メール形式(HTML・テキスト):変更方法や違いについて」はいかがでしたか。

仕事では場面によってメール形式を切り替えることが必要になります。テキスト形式でのメールを希望するお客様にはテキスト形式のメールを送信できるようにしておきましょう。