【Outlook】メール形式（HTML・テキスト）：変更方法や違いについて

HTML形式

HTML形式はOutlookの初期設定です。なにも変更していなければ送信時のメールや受信したメールの閲覧はHTML形式となっています。

HTMLはウェブページを作成するための言語です。様々なフォントや色・段落などを使用でき、また画像をメール本文内に表示できるため、メールを読みやすく装飾できるのが特徴です。

そのためB to Cのメールマガジンなどでは、HTML形式でメールを装飾して広く使われています。

テキスト形式

テキスト形式はその名のとおりテキストのみで表示するメール形式です。そのためHTML形式のように様々なフォントの利用や色付け、斜体といったサポートはありません。

ハイパーリンクも使用できないため、このような機能を利用したい場合はテキスト形式以外を使うしかないです。

【Outlook】ハイパーリンクが設定できない問題の解決方法

またメッセージ内に画像を含めることもできないため、画像は添付で対応する必要があります。

しかしメリットとして、テキスト形式はHTML形式に比べて容量が少なく済みます。つまり送信も早くなるということです。昔はメールサイズを小さくするためテキスト形式を利用するのが一つのビジネスマナーでしたが、今はそういったことはなくなりましたね。

またすべてのプログラムでテキスト形式は利用できるというメリットもあります。

HTML形式のメールによるウィルス感染の可能性があるため、テキスト形式を利用している企業も多いです。

リッチテキスト形式

リッチテキストはMicrosoftが作ったメール形式であり、Outlook間のメールのやりとりで利用します。

リッチテキストを使う場面は組織内でのメールにほとんど限られるかと思います。

そのためリッチテキスト形式を利用する場面はほとんどないため、通常利用するメール形式は「HTML形式」と「テキスト形式」のどちらかです。

送信メールのメール形式変更

新規メールまたは返信メールのメール形式をその時だけ変更する場合は、以下の流れでメール形式を変更できます。

1. メールの作成画面を表示
2. タブから「書式設定」を選択
3. 形式から希望の形式を選択

上記の方法で送信メールのメール形式を希望のものに変更できます。

基本的には初期設定のHTML形式で問題ないと思いますが、送信先によってはテキスト形式にしたいときもあります。そのときは上記方法でメール形式を変更してください。

受信メールのメール形式変更

Outlookが受信メールをHTML形式で表示する設定の場合、一時的に受信メールの表示を別のメール形式に変更することはできません。

受信メールの表示がテキスト形式だった場合は、一時的にHTML形式で表示することはできます。以下の流れでテキスト形式からHTML形式表示に変更可能です。

1. 対象の受信メールをクリックして内容を表示
2. 「このメッセージをテキスト形式に変換しました」をクリック＞「HTMLとして表示」を選択

上記の方法で「テキスト形式」から「HTML形式」に受信メールの表示を変更することができます。

送信メールのデフォルトのメール形式変更

送信メールのデフォルトのメール形式を変更することができます。初期設定では「HTML形式」になっています。

以下の流れで希望のメール形式を選択してください。

1. Outlookを起動し、「ファイル」を選択

2. 左側から「オプション」を選択

3. 「メール」を選択
4. 「メッセージの作成」から希望のメール形式を選択

上記でデフォルト設定を変更すると、次回から選択したメール形式（HTMLまたはテキスト、リッチテキスト形式）で送信メールが起動します。

受信メールのデフォルトのメール形式変更

受信メールのデフォルトのメール形式を変更することができます。初期設定では「HTML形式」になっています。

以下に記す流れですべての受信メールを「テキスト形式」で表示するように設定できます。

1. Outlookを起動し、「ファイル」を選択

2. 左側から「オプション」を選択

3. 左側から「トラストセンター」を選択し、右側から「トラストセンターの設定」を選択

4. 左側から「電子メールのセキュリティ」を選択し、右側から「すべての標準メールをテキスト形式で表示する」にチェックを入れる

5. OKをクリック

上記の流れで設定を変更すると、次回から受信メールを「テキスト形式」で表示するようになります。