【Outlook】アーカイブとは：使用方法・移動・戻し方

アーカイブとは

アーカイブ（archive）とは「保存記録、ファイル保管庫」といった意味があります。Outlookではメールの保管庫として利用します。

保管庫といっていますが、アーカイブはアーカイブという名前が付いたフォルダです。

このアーカイブフォルダにメールを移動して利用していきます。もちろんアーカイブから受信トレイにメールを戻すこともできます。

つまりOutlookのアーカイブは、
メールを受信トレイからアーカイブに移動、または戻すことができる機能
ということです。

アーカイブはOutlookの画面左側のフォルダーウィンドウ（フォルダ一覧）に存在します。

Outlookの画面レイアウト

Outlookはナビゲーションバー、タブとリボン、フォルダーウィンドウ、ビューウィンドウ、閲覧ウィンドウ、ステータスバーの６つのエリアで画面が構成されています。

フォルダーウィンドウはアカウント毎の受信トレイや送信済みアイテムなどのフォルダー一覧を表示し、アーカイブもフォルダーウィンドウ内にあります。

【Outlook】画面レイアウト（画面構成）：変更方法や最新の変わった内容

たまにアーカイブにメールを移動すればメールボックスの容量が減ると思う方もいますが、アーカイブフォルダにメールを移動してもメールボックスの容量は変わりません。

メールボックスの空き容量を増やしたい場合はアーカイブではなく、オンラインアーカイブにメールを移動してください。そうすることでメールボックスの空き容量は増加します。

その他のメールボックスの空き容量の増やし方については以下記事をご参照ください。

【Outlook】メールボックスの容量がいっぱい・足りない場合の対処方法

またアーカイブとオンラインアーカイブは名前が似ていますが全くの別物です。オンラインアーカイブは過去のメールを保存しておくメールの保管庫であり、Micorosoft365の管理者が有効にしている場合に利用できます。

オンラインアーカイブについて詳しくは以下記事をご参照ください。

【Outlook】オンラインアーカイブとは：使用方法・移動・検索

アーカイブの利用目的

メールを整理せずにOutlookを利用していると、受信トレイが大量のメールでいっぱいになり、必要なメールを見つけるのに時間がかかってしまいます。

そこで今は必要ではないメールをアーカイブに移動することで受信トレイを整理することができます。

ですがここで一つ疑問が生まれませんか？自分で新規で作成したフォルダへメールを移す（振り分ける）のと変わらないんじゃないかって。

実はそんなに変わりません。ですがアーカイブには以下のメリットがあります。

次項でメールをアーカイブへ移動する方法を解説しますが、非常に簡単に移動することができます。

自分で作成したフォルダへ移動する場合、ドラッグ＆ドロップや複数回のクリック操作でメールを移動するため手間がかかります。