【Outlook】メールをフォルダーに自動で振り分ける方法

仕分けルールの作成画面の表示方法

仕分けルールを作成する画面を表示する方法について解説していきます。

仕分けルールの作成画面は２つあり、１つ目が簡易的な「仕分けルールの作成」画面です。この画面では「メールの条件」と「条件に一致したときの実行する処理」の２つを指定します。

「仕分けルールの作成」の表示方法は以下の通りです。

1. 振り分けしたいメールを選択する
2. 右クリックして表示されたメニューから「ルール」を選択し、次に「仕分けルールの作成」を選択する

3. 仕分けルールの作成画面が表示される

表示された画面で条件と実行する処理を指定することで仕分けルールが作成されます。

2つ目の仕分けルールの作成画面は、細かい仕分けルールを作成できる「自動仕分けウィザード」画面です。

仕分けウィザードでは様々な条件や実行する処理を指定できます。細かくルールを指定したい場合は、この仕分けウィザードを利用しましょう。

自動仕分けウィザードは「仕分けルールの作成」画面から「詳細オプション」をクリックすることで表示されます。

仕分けルール：差出人によって振り分ける

仕分けルールの作成例として、差出人によって振り分けるルールの作成方法を解説します。

差出人によって振り分けるルールでは、主に特定のお客様や上司、部下などを差出人として指定します。これにより重要な相手からのメールの見落としを防ぐことができます。または1日に何度も受信するメールマガジンをフォルダーに振り分ける場合もこの方法を利用してください。

差出人によってメールを振り分ける方法は以下の通りです。

1. 対象の差出人からのメールをクリックする
2. 右クリックして表示されたメニューから「ルール」を選択し、次に「仕分けルールの作成」を選択する

3. 条件を指定する枠内で「差出人が次の場合」をチェックする

4. 実行する処理の枠内で「アイテムをフォルダーに移動する」をチェックし、「フォルダーの選択」をクリックして振り分け先のフォルダーを選択する

5. 仕分けルールの作成画面で「OK」をクリックする

仕分けルール：宛先（ToまたはCC）によって振り分ける

受信メールの宛先（ToまたはCC）によって振り分ける仕分けルールを作成することもできます。

Outlookでは自分のメールアドレス宛のメールだけでなく、自分が所属しているグループアドレス（Distribution List配布リスト）宛のメールも受信します。グループアドレス宛のメールは受信トレイではなく別のフォルダーに振り分けたい場合が多いです。

受信メールを宛先（ToまたはCC）によって振り分ける仕分けルールの作成については以下記事で詳しく解説しています。

【Outlook】特定の宛先（CC）への受信メール：指定フォルダへ自動振り分け（移動）設定

仕分けルール：重要度によって振り分ける

受信メールの重要度によって振り分ける仕分けルールの作成について解説していきます。

Outlookではメールを「重要度：高」または「重要度：低」で送ることができます。重要度が高いメールは見落とすことは避けたいですよね。

そこで重要度が高いメールに関しては、用意したフォルダーに振り分けるように仕分けルールを作成し、見落としがないようにしましょう。

ここでは仕分けルールを一から作成する画面を用いて作成していきます。作成する方法は以下の通りです。

1. Outlookを起動し、「移動」＞「ルール」＞「仕分けルールと通知の管理」を選択する

2. 表示された「仕分けルールと通知」画面から「新しい仕分けルール」を選択する

3. 「受信メッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」をクリックする

4. ステップ１で「重要度が（重要度）の場合」をチェックする

5. ステップ２で「（重要度）」をクリックし、振り分けしたい重要度を選択し、「次へ」をクリックする

6. ステップ１で「指定フォルダーへ移動する」をチェックする

7. ステップ２で「指定」をクリックし、振り分け先のフォルダーを選択する

8. 「完了」をクリックする

上記の操作により、指定した重要度のメールを指定フォルダーに自動振り分けされるようになります。