【Outlook】受信メールの表示形式を変更・元に戻す方法:ビューの設定

時計 2021.07.09 / 時計

【Outlook】受信メールの表示形式を変更・元に戻す方法:ビューの設定

記事ではMicrosoftのOutlookにおける、受信メールの表示形式変更元に戻す方法について解説していきます。

私は外資系企業で社内SE(システムエンジニア)として長らく務めており、毎日様々なパソコンやOutlookなどのアプリに関連する問い合わせや問題の対応をしています。

Outlookに関連する問題で以下のような問題が発生することが度々あります。

Outlookで発生する問題

受信メールの表示が突然変わってしまった、以前の表示に戻せない

Outlookで誤操作をしたことにより、メール一覧画面の表示(ビューウィンドウ)が変わってしまう問題は経験したことがある人も多いことでしょう。

そこで本記事では、受信メールの画面表示を変更する方法と以前の表示に戻す方法を説明します。

デフォルトの表示

Outlookの画面構成は以下に示す6つのエリアに分けられます。

Outlookの画面構成
  • タブとリボン
  • ナビゲーションバー
  • フォルダーウィンドウ
  • ビューウィンドウ
  • 閲覧ウィンドウ
  • ステータスバー
Outlook:画面レイアウトのエリア

Outlookの画面構成の1つビューウィンドウに受信メールの一覧が表示されます。ビューウィンドウの表示形式として以下3つの表示形式があります。

ビューウィンドウの表示形式
  • コンパクト
  • シングル
  • プレビュー

ビューウィンドウのデフォルトはコンパクトであり、次図のように受信メールは表示されます。

Outlook:受信メールのデフォルト表示

表示順で言うと、上から「差出人」、「件名」、「本文」という順番で表示されます。この表示が多くの人が見慣れている、受信メールの表示形式かと思います。

また「ビュー」という用語もぜひ覚えてください。「ビュー」とは、Outlookでの受信メールの表示(形式)のことを指します。

本記事で解説する問題は、このビューウィンドウで表示される受信メール一覧画面が変わってしまったということです。次項よりビューウィンドウを元に戻す方法について解説していきます。

Outlookの画面構成(レイアウト)について詳しく知りたい方は以下記事をご参照ください。

表示形式(ビュー)を元に戻す方法

誤操作によりOutlookのメール表示が変更された場合の解決方法について説明します。

メールの表示に関する機能は、「表示」タブ内にまとめられています。

Outlook:表示タブ

そしてこの表示タブには「ビュー」に関する機能があります。ビューを変更することで、受信フォルダー内の受信メール表示形式を変更できます。

受信メールの表示形式を元に戻す場合は、以下に示す流れで「ビューのリセット」を行ってください。

  1. Outlookを起動し、「表示」タブを選択
  2. Outlook:表示タブを選択
  3. 「表示」タブ内の「ビューのリセット」をクリック
  4. Outlook:ビューのリセットをクリック

多くのユーザーはデフォルト設定であるコンパクトで使用していると思うので、上記の流れで間違えて変更された受信メールの表示形式を元に戻すことができます。

もし「ビューの設定」によりユーザー個人で特別変更していた場合は、「ビューのリセット」では戻らない可能性もありますのでご注意ください。

それぞれのビューの表示

Outlookのメール表示形式ビューには、「コンパクト」、「シングル」、「プレビュー」の3種類があります。

コンパクトはすでに述べているようにデフォルトの設定になりますので、それ以外の表示形式を以下に記します。

シングル

Outlook:singleビューの選択

ビューを「シングル」に変更すると次図のような受信メール表示になります。

Outlook:singleビューの表示

「差出人」、「件名」、「日時」が1行にまとまって表示され、メール1件の表示が2行になるため、1件当りのメール表示の高さが狭くなります。

一目で多くのメールを閲覧したい人に向いている表示形式です。図では差出人の表示が非常に狭くなっていますが、任意で大きくすることができます。

プレビュー

ビューを「プレビュー」にすると、画面右側にあったプレビュー欄が非表示になり、シングルビューが横に広くなります。

選択されているメールのプレビューよりも、一目で多くのメールから情報を得たいという人向けの表示形式です。

一日に大量のメールを処理する必要がある人は、「シングル」または「プレビュー」があっていると思います。

プレビュー表示される本文の行数変更

「メッセージのプレビュー」からプレビューで表示される本文の行数を変更できます。

Outlook:メッセージのプレビューから行数の変更

デフォルトでは1行になっているので、プレビューで多くの内容を確認できるようにしたい場合は2行、3行を選択してください。

Outlookの便利な機能紹介

クイック操作による時短術

クイック操作とは事前に登録していた複数のアクションを1度の操作で実行できる機能で、業務の時短に活躍する便利な機能の1つです。

クイック操作を利用することで、メールの仕分けやメールの作成・転送といった操作を時短できるようになります。またショートカットキーを指定することでより簡単に操作を実行することもできます。

受信メールを他のメールアドレスに自動転送する方法

Outlookを仕事で利用している人は休日や外出中に別のメールアドレス(同僚や上司)に受信メールを送りたいときや、特定のメールだけ共有として他の人にメールを転送したい場面があるかと思います。

そのような場面ではOutlookに備わっている受信メールを指定したメールアドレスに自動転送する機能を利用することで実現することができます。

オンラインアーカイブの利用

オンラインアーカイブとは過去のメールを保存しておくメールの保管所のことです。Office365またはMicrosoft365のアカウントで管理者がオンラインアーカイブを有効にしている場合に利用できます。

オンラインアーカイブの存在は知っているけど、実際にどういったものなのか知らないという方が非常に多く感じます。

Outlookの様々ある機能の中でもとても有用な機能ですのでぜひ意味や使用方法を覚えてください。

誤送信対策:一定時間経過後にメール送信設定

日々大量のメールのやりとりをしていると、送信ボタンを押してから間違えに気づいて、「はっ」とすることって一度は誰もが経験したことがあると思います。

実は送信ボタンを押した一定時間経過後に、実際にメール送信をする設定に変更することができます。誤送信が多い方はぜひすぐに送信しない設定に変更してみてください。

まとめ

本記事「【Outlook】受信メールの表示形式を変更・元に戻す方法:ビューの設定」はいかがでしたか。

ビューには3種類の表示形式がありますが、どれが最も適しているかは人によって異なります。どのビュー(表示形式)にもメリット・デメリットがあるため、ご自身の業務にあった形式を使ってください。

Outlookには様々な機能が備わっており、仕事に役立つ機能もたくさんあります。以下記事では仕事に役立つOutlookの機能を紹介しています。ぜひご覧いただき、まだ知らないOutlookの機能を見つけてください。