【Outlook】メールを予約送信する方法:解除や予約送信できない時の対処

時計 2023.05.28 / 時計

【Outlook】メールを予約送信する方法:解除や予約送信できない時の対処

記事ではMicrosoftのOutlookにおける、メールを日時指定して予約送信する方法について詳しく解説していきます。

仕事でメールをお客様に送る際は、相手の都合に合わせて送信することが重要です。例えば深夜にお客様にメールを送ることはよくないですし、相手が海外にいる場合は時差を考慮して送ることが必要になってきます。

このような場面で活躍する機能がメールの予約送信です。Outlookでは簡単に日時を指定してメールの予約送信が可能です。予約送信できないという場合の対処方法についてもここでは解説しています。

本記事を通して、Outlookでのメールの予約送信の方法について理解を深めてください。

メールを日時指定して予約送信する方法

仕事ではメールを日時指定して送信予約をしておきたいことが多々あります。例えば予約送信を使いたい場面としては以下のようなケースが考えられます。

予約送信を使う場面例
  • 重要なメールを事前に作成しており、送信のし忘れを防止したいとき
  • 夜遅くにメールを作成したが、お客様に迷惑にならないように朝に送信するようにしたいとき
  • 海外にいる人にメールを送る際に時差を考慮してメールを送信したいとき

Outlookにはメールを日時指定して送信の予約をする機能が備わっています。この機能を利用して効率的にメール送信ができるようになりましょう。

Outlookで日時指定してメールの予約送信をする方法は以下の通りです。

  1. 「新しいメール」をクリックし、新規メールの画面を表示する
  2. Outlook:「新しいメール」をクリックし、新規メールの画面を表示する
  3. 本文などを記入してメールを作成する
  4. 「オプション」タブをクリックし、次に「配信タイミング」をクリックする
  5. Outlook:「オプション」タブをクリックし、次に「配信タイミング」をクリックする
  6. プロパティ画面が表示されますので、「配信オプション」内の「指定日時以降に配信」にチェックを入れる<メールを送信したい日時を指定<「閉じる」をクリック
  7. Outlokk:配信タイミングの設定
  8. 「送信」ボタンをクリックする
  9. Outlook:「送信」ボタンをクリックする

上記の操作により、メールの予約送信が完了します。予約送信したメールは「送信トレイ」に格納されます。左ペインのフォルダ一覧から「送信トレイ」をクリックすると、右ペインに予約送信したメール一覧が表示されます。

Outlook:送信トレイ

予約した時間になると自動的にメールが送信され、「送信トレイ」からはなくなります。その代わりに予約送信したメールは「送信済みアイテム」に格納されますので、送信されたかどうかは「送信済みアイテム」を確認してください。

Outlook:送信トレイに日時指定して送信したメールは格納される

Outlookのメール予約送信機能の注意事項

Outlookでメール予約送信を行う場合、以下の注意事項があります。

Outlookのメール予約送信の注意事項
  • Outlookのオプション設定「接続したら直ぐに送信する」を有効にしておく
  • パソコンの電源が入っており、かつスリープ状態になっていない
  • オフラインになっていない

Outlookのオプション設定「接続したら直ぐに送信する」を有効にしておく

日時指定した時間にきちんとメールが送信されるには、Outlookのオプション設定「接続したら直ぐに送信する」を有効にしておく必要があります。

Outlook:「接続したら直ちに送信する」のチェックを外す

以下リンクを参考にして、「接続したら直ぐに送信する」が有効になっているか確認してください。

詳細設定から「接続したら直ちに送信する」のチェックを外す

パソコンの電源が入っており、かつスリープ状態、オフラインになっていない

OutlookがExchange Server環境であればOutlook本体を起動していなくても指定した時間にメールを自動送信してくれます。

Exchange Server環境以外であればOutlookで予約送信を設定したメールを予約日時に送信するには、パソコンの電源が入っており、かつスリープ状態、オフラインになっていないことが必要です。

予約送信したメールを解除する方法

予約送信を設定したメールの予約送信を解除するには、以下の方法を実行してください。

  1. 左ペインのフォルダ一覧から「送信トレイ」をクリック
  2. 表示されたメール一覧から予約を解除したいメールの上にマウスカーソルをのせる<表示されたごみ箱のアイコンをクリック
  3. Outlook:予約送信したメールを削除する

上記の操作で予約していたメールを削除し、予定日時に送信されなくなります。

メールの予約送信できないときの対処方法

予定していた日時にメールが送信されない場合は、注意事項で解説した「パソコンの電源が入っており、スリープ状態やオフラインになっていないか(Exchange Server以外)」に加えて、予約送信の設定しているメールのアイコンをチェックしてください。

Outlook:予定送信のアイコン

上記のアイコンが「紙飛行機」のようなアイコンであれば問題ないです。これが以下のように「紙とペン」のアイコンだと予約送信されません。

Outlook;予約送信のアイコンが紙とペン

これは予約送信したメールを一度開いて、×でメール画面を閉じた場合にこのようなアイコン表示になります。もし予約送信したメールを送信トレイから再度開いた場合は、必ず「送信」ボタンをクリックするようにしてください。

Outlook:送信ボタンをクリック

「送信」ボタンをクリックすることにより、予約送信が有効となります。

まとめ

本記事「【Outlook】メールを予約送信する方法:解除や予約送信できない時の対処」はいかがでしたか。

ぜひ本記事を参考にしてOutlookの予約送信機能を使いこなしてください。

Outlookには他にも多くの便利な機能が備わっています。以下記事では仕事に役立つ機能をご紹介しています。ぜひご覧いただき、仕事に役立つ機能を探してみてください。