【エクセル】自動保存とは：自動的な保存と過去のバージョン履歴からの復元

自動保存とは

自動保存とはエクセルファイルの変更内容を自動的に保存してくれる機能です。Microsoft365を利用しているユーザーであれば誰でも利用できます。

作業中のデータを定期的に保存してくれるため予期せぬ障害によりエクセルが閉じても、データの損失を最小限に抑えられます。

エクセルで自動保存を有効にするには、対象のエクセルファイルがOneDriveまたはSharePointのクラウドストレージに保存されている必要があります。ローカルに保存しているファイルには利用できません。

またOneDriveまたはSharePointに保存しているファイルはデフォルトで自動保存が有効になっています。

注意点

エクセルがパソコン内（ローカル）に保存されている場合は自動保存を有効にできません。ローカルにあるエクセルで自動保存を有効にしたい場合は画面左上にある自動保存を有効にし、案内に従ってクラウド上に保存してください

自動保存を有効にすると自動的に保存するだけでなく、バージョン履歴の機能も有効になります。バージョン履歴の機能を使用することで、過去のある時点の状態にファイルを復元することができます。

自動保存と自動回復について

エクセルの自動保存に似た機能に「自動回復」があります。

自動回復はローカルのエクセルファイルも含めて予期せぬ問題で保存する前に閉じてしまった場合でも、そのファイルを編集途中の状態で回復することができる機能です。

常に裏でバックアップを取ってくれている機能という認識で大丈夫です。

エクセルの自動回復について詳しくは以下記事をご参照ください。

【エクセル】保存する前に応答なしで強制終了したファイルの復元：自動回復の利用

自動保存のメリット

自動保存の大きなメリットとしては以下の点が上げられます。

• エクセルが強制終了した場合でも復元が可能
• 誤って上書き保存してしまった場合でも編集前の状態に復元が可能
• 手動保存する回数が減ることで作業に集中できるようになる
• 変更履歴が保存されるのでバージョン管理が容易にできる

エクセルが突然「応答なし」でフリーズしてしまい、強制終了した経験を持っている方は多いでしょう。もしエクセルを保存していなかった場合でも、自動保存が有効になっていれば強制終了する直前の状態に戻すことができます。

特に重要なエクセルは自動保存を有効にしておくことをお勧めします。

拡張子xlsではなくxlsxを使用すべき

現在でもまだ拡張子xlsのエクセルを利用している人はいらっしゃいます。しかしセキュリティの観点からは絶対に使用はお勧めしません。

そもそもビジネスでは拡張子xlsのエクセルを送ることはビジネスマナーに反します。

もしまだ拡張子xlsのエクセルを使っているのであれば即刻利用をやめて、すべて最新のxlsxに変更しましょう。

より詳しく知りたい方は以下記事をご参照ください。

【エクセル】拡張子xlsをxlsxに変更すべき理由：違いとマクロ実行の危険性

エクセルを複数人で同時編集する方法

共有フォルダなどでエクセルを保存して、複数人で共有して利用することはビジネスにおいて頻繁にあることです。

しかし通常の設定だと同時に複数人で1つのエクセルを編集することはできません。

実はエクセルには「ブックの共有」という機能があり、これを有効にすることで複数人で同時に編集することができるようになります。

詳しく知りたい方は以下記事をご参照ください。

【エクセル】複数人で１つのエクセルを同時に編集する：ブックの共有

エクセルの動きが遅い、頻繁にフリーズする場合の対処法

私の会社ではよくエクセルの動きが遅い、使っていると頻繁にフリーズするといった問い合わせをよくもらいます。

こういった現象が発生する原因は多岐にわたりますが、主に「エクセルの中身を軽くする」、「最新のxlsxに変更」、「エクセルの中身を修正する」といった方法で基本改善できています。

詳しい具体的な方法については以下記事をご参照ください。

【Excel】動きが遅い（重い）、頻繁にフリーズする問題の原因と対処方法