【エクセル】自動保存とは：自動的な保存と過去のバージョン履歴からの復元

自動保存とは

自動保存とはファイルを数秒ごとに自動的に保存してくれる機能です。Microsoft365（旧Office365）を利用しているユーザーであれば誰でも利用できます。

自動保存はエクセルだけでなく、WordやPowerPointでも利用できます。

エクセルで自動保存を有効にするには、対象のエクセルファイルがOneDriveに保存されている必要があります。

自動保存を有効にすると自動的に保存するだけでなく、バージョン履歴の機能も有効になります。バージョン履歴の機能を使用することで、過去のある時点の状態にファイルを復元することができます。

この自動保存に似た機能として自動回復があります。自動回復はエクセルがOneDriveに保存されている必要はありません。自動回復について詳しくは以下記事をご参照ください。

【エクセル】保存する前に応答なしで強制終了したファイルの復元：自動回復の利用

自動保存のメリット

自動保存の大きなメリットとしては以下２点が上げられます。

• エクセルが強制終了した場合でも復元が可能
• 誤って上書き保存してしまった場合でも編集前の状態に復元が可能

エクセルが突然「応答なし」でフリーズしてしまい、強制終了した経験を持っている方は多いでしょう。もしエクセルを保存していなかった場合でも、自動保存が有効になっていれば強制終了する直前の状態に戻すことができます。

特に重要なエクセルは自動保存を有効にしておくことをお勧めします。

拡張子xlsではなくxlsxを使用すべき

現在でもまだ拡張子xlsのエクセルを利用している人はいらっしゃいます。しかしセキュリティの観点からは絶対に使用はお勧めしません。

そもそもビジネスでは拡張子xlsのエクセルを送ることはビジネスマナーに反します。

もしまだ拡張子xlsのエクセルを使っているのであれば即刻利用をやめて、すべて最新のxlsxに変更しましょう。

より詳しく知りたい方は以下記事をご参照ください。

【エクセル】拡張子xlsをxlsxに変更すべき理由：違いとマクロ実行の危険性

エクセルを複数人で同時編集する方法

共有フォルダなどでエクセルを保存して、複数人で共有して利用することはビジネスにおいて頻繁にあることです。

しかし通常の設定だと同時に複数人で1つのエクセルを編集することはできません。

実はエクセルには「ブックの共有」という機能があり、これを有効にすることで複数人で同時に編集することができるようになります。

詳しく知りたい方は以下記事をご参照ください。

【エクセル】複数人で１つのエクセルを同時に編集する：ブックの共有

エクセルの動きが遅い、頻繁にフリーズする場合の対処法

私の会社ではよくエクセルの動きが遅い、使っていると頻繁にフリーズするといった問い合わせをよくもらいます。

こういった現象が発生する原因は多岐にわたりますが、主に「エクセルの中身を軽くする」、「最新のxlsxに変更」、「エクセルの中身を修正する」といった方法で基本改善できています。

詳しい具体的な方法については以下記事をご参照ください。

【Excel】動きが遅い（重い）、頻繁にフリーズする問題の原因と対処方法