【Teams】チャットのメッセージを日時指定して予約送信する:スケジュール送信機能

時計 2022.11.15 / 時計

【Teams】チャットのメッセージを日時指定して予約送信する:スケジュール送信機能

記事ではMicrosoftのTeamsにおける、チャットのメッセージを日時指定して予約送信する方法について解説していきます。

2022年10月にTeamsの新機能として、
チャットのメッセージを日時指定して予約送信できる機能が追加されました。

Outlookでは以前から指定日時にメールを送信する機能がありましたが、Teamsにもようやく同じような機能が追加されたのです。

本記事を通して、Teamsに新しく追加されたメッセージの予約送信(スケジュール送信)について理解を深めてください。

Teams:日時指定してチャット送信機能(スケジュール送信)とは

2022年10月にチャットを日時指定して予約送信できる機能が追加されました。英語のタイトルでは「Schedule Send for Teams Chat」というため、ここではスケジュール送信機能と呼ぶことにします。

この機能を利用することで、送信のし忘れを防止できますし、時間ぴったしにメッセージを送信することができるようになります。

本機能の重要な要点を以下に記します。

スケジュール送信機能の要点
  • 日時を指定してメッセージの送信を予約できる
  • 7日後までの日時を指定可能
  • 予約したメッセージは送信前に編集・削除ができる
  • フラグ(緊急や重要など)を立てられない

一週間以上先の送信予約ができない点と、フラグ(緊急、重要)を立てられない点は注意が必要です。

Teams:チャットの予約送信(スケジュール送信機能)の使用方法

チャットの予約送信(スケジュール送信機能)の使用方法はデスクトップアプリとスマートフォンアプリで少し異なります。

それぞれの方法について見ていきましょう。

デスクトップ版Teams

デスクストップ版のTeamsでは、メッセージを送信する際に押下する「送信アイコン」を右クリックします。

デスクストップ版のTeams:メッセージを送信する際に押下する「送信アイコン」を右クリック

すると次図のようにメッセージを送信する日時を指定できる画面が表示されます。ここで希望の日時を指定し、「スケジュールされた時刻に送信」をクリックします。

Teams:希望の日時を指定し、「スケジュールされた時刻に送信」をクリック

次図のように表示され、内容に問題がなければ送信ボタンをクリックします。

Teams:内容に問題がなければ送信ボタンをクリック

上記の操作により、メッセージの予約送信が完了いたします。予約したメッセージは次図のようにいつ送信されるかがわかるようになっています。

Teams:予約したメッセージはいつ送信されるかがわかる

このメッセージ予約状態にした後でも、メッセージ内容の変更や送信日時の変更も可能ですので安心してください。

スマートフォン版Teams

スマートフォン版のTeamsでは「送信アイコン」を長押しします。そうすると次図のようにスケジュール選択画面が表示しますので、希望の日時を選択します。

Teams:スマートフォンでの予約送信

デスクトップ版と同様に予定作成後でも、内容の変更や日時の変更は可能となっております。

Teams:会議で使える便利な機能

Microsoft Teamsには会議で利用できる便利な機能がたくさん備わっています。

会議中にパソコン画面を共有する

Teamsではとても簡単にパソコンで開いている資料(ウィンドウ)を、会議参加者に共有する(見せる)ことができます。わざわざ資料を配布する手間がなくなるので、Web会議では必須の知識です。

会議中にパソコン画面を共有する方法については以下記事をご参照ください。

PowerPointによるプレゼンテーション

Teams会議でPowerPointを使ったプレゼンテーションを行う場合、PowerPoint Liveという機能を利用することをお勧めします。

PowerPointの開発者ツールと同じような画面構成でプレゼンを行うことができます。

PowerPoint Liveについて詳しくは以下記事をご参照ください。

会議で表示される名前を変更する

出席する会議によっては、会社名とフルネームを表示するように言われることがあります。そういった場合、通常の会議参加方法では登録されている名前が表示されてしまいます。

会社名など自分で決めた名前を表示したい場合は、以下記事で解説している方法を使用する必要があります。

会議IDとパスコード

不特定多数の人に会議の参加を呼び掛ける場合、新たにTeamsに追加された機能「会議IDとパスコード」を利用しましょう。

今までの会議参加方法は、招待メールのリンクをクリックする、またはカレンダーから参加することができました。

これらとは別の方法として、「会議IDとパスコード」で会議に参加できるようになったのです。以下記事を参考にして、その方法を確認してください。

会議に参加するためのURLを作成・発行する

会議は社内のメンバーだけでなく、外部のお客様も含めた会議も多いかと思います。そういった社内や外部のお客様を会議に参加してもらうための方法の1つとしてURLを利用する方法があります。

URLであればクリックするだけで参加できるため、不慣れな方でも簡単に会議に参加できます。特に年配の方を会議に参加してもらう場合、事前に会議のURLを送っておくといいですね。

まとめ

本記事「【Teams】チャットのメッセージを日時指定して予約送信する:スケジュール送信機能」はいかがでしたか。

待ちに待ったメッセージの予約送信機能がTeamsに追加されました。ぜひ利用して、送信のし忘れを防止していきましょう。