OneDriveとSharePointの使い分けのポイント：それぞれの特徴や違い

OneDriveとは

OneDriveとは大量のファイルや画像、動画などを保存できるMicrosoft365（旧Office365）が提供するクラウドサービスです。
（個人用として無料でOneDriveを使用することもできます）

簡単に、そしてセキュアに様々なファイルや画像、動画などをクラウド上に保存できるストレージサービスです。

OneDrvieで利用できる機能としては以下のような機能があります。

OneDriveに保存した大容量のファイルを社内・社外の人と共有する方法に関しては以下記事をご参照ください。

【OneDrive】大容量ファイル・フォルダを外部（社外）の人へ共有する方法

個人のOneDriveに社外の人からファイルをアップロードしてもらうこともできます。ファイル要求の機能に関しては以下記事をご参照ください。

【OneDrive】外部からファイルをアップロードしてもらう：「ファイルを要求する」

個人用のクラウドストレージ

OneDriveは主に個人用として利用するクラウドストレージです。
組織内でフォルダを共有して利用することもできますが、基本的には個人で使うものだと理解してください。理由は次項で詳しく説明します。

OneDriveの大きなメリットの一つが、パソコンやスマートフォンなど様々な端末からアクセスすることができることです。パソコンでプレゼン資料を作成して、iPadでプレゼンするといったことがスムーズにできます。

端末の故障でデータが消えることがないため、今ではパソコンのローカルにファイルを保存するのではなく、OneDriveに個人で利用するファイルを保存する人も多いです。

OneDriveにファイルを保存したとしても、ローカルのようにエクスプローラーから自在にファイルの閲覧や編集ができます。

重要なファイルや残しておくべきファイルは保存しない

OneDriveは個人用のクラウドストレージですが、組織でフォルダやファイルを共有して利用することも可能です。そのためSharePointのように組織の共有ストレージとして利用してしまうのもわかります。

しかし重要な点として、OneDriveはユーザーのアカウントに紐づいているということです。そのユーザーが退職してアカウントを削除した場合、そのOneDriveも削除されます。

もしそのユーザーのOneDriveを共有として利用していた場合、共有していたファイル群は削除され大変なことになりかねないです。

SharePointとは

SharePointはMicrosoft365（旧Office365）で提供されるサービスの一つです。SharePointを利用することで組織内のファイル共有をクラウド上で管理することができます。

昔は社内の共有ファイルサーバーは社内に置いて、会社にいれば閲覧・編集が可能でした。しかしテレワークが普及した昨今では、自宅などあらゆる場所から共有フォルダーにアクセスできる必要があります。

そこで会社全体で利用できる共有フォルダーとして利用するのがSharePointです。契約しているユーザー数に応じてストレージの容量は決まっており簡単に容量を増やすことはできませんが、豊富な機能が備わっています。

またSharePointはファイルのバージョン履歴機能も備わっています。この機能を利用することで誤って上書き保存してしまった場合でも、過去のバージョンを現在のファイルとして復元することができます。詳しくは以下記事をご参照ください。

【SharePoint】編集したファイルを過去の状態（バージョン）に戻す・復元する方法

組織でファイルを共有する

SharePointは部署やチーム単位でファイルを共有するクラウドストレージです。

ストレージの容量はユーザー数で決まっているため、個人のファイルをSharePointに大量に格納することはお勧めしないです。

社内のスタッフと共有して閲覧・編集したいファイルのみを格納するようにしましょう。