OneDriveとSharePointの使い分けのポイント：それぞれの特徴や違い

OneDriveとは

OneDriveとは大量のファイルや画像、動画などを保存できるMicrosoftが提供するクラウドストレージサービスです。ストレージ容量は5GBしかありませんが無料でOneDriveを使用できる「Microsoft 365」（旧OneDrive Basic 5GB）も用意されています。

簡単に、そしてセキュアに様々なファイルや画像、動画などをクラウド上に保存できるストレージサービスです。またパソコンやスマートフォン、タブレットなど様々なデバイスからアクセスできるのも特徴の一つです。

関連リンク：【OneDriveとは】基本的な使い方（ビジネス向け）

OneDrvieで利用できる機能としては以下のような機能があります。

OneDriveに保存した大容量のファイルを社内・社外の人と共有する方法に関しては以下記事をご参照ください。

【OneDrive】大容量ファイル・フォルダを外部（社外）の人へ共有する方法

個人のOneDriveに社外の人からファイルをアップロードしてもらうこともできます。ファイル要求の機能に関しては以下記事をご参照ください。

【OneDrive】外部からファイルをアップロードしてもらう：「ファイルを要求する」

個人用のクラウドストレージ

OneDriveは主に個人用として利用するクラウドストレージです。
個人的なドキュメントや画像などの保存、管理に利用されます。

組織内でフォルダを共有して利用することもできますが、基本的には個人で使うものだと理解してください。理由は次項で詳しく説明します。

OneDriveの大きなメリットの一つが、パソコンやスマートフォンなど様々な端末からアクセスすることができることです。パソコンでプレゼン資料を作成して、iPadでプレゼンするといったことがスムーズにできます。

端末の故障でデータが消えることがないため、今ではパソコンのローカルにファイルを保存するのではなく、OneDriveに個人で利用するファイルを保存する人も多いです。

OneDriveにファイルを保存したとしても、ローカルのようにエクスプローラーから自在にファイルの閲覧や編集ができます。

デスクトップをOneDriveと同期させる

デスクトップに保存するファイルは毎日利用するファイルや、直近で必要なファイルなど重要なファイルであることが多いです。こういったデスクトップにあるファイルは最新のバックアップが取られていないことが多々あります。

OneDriveの機能の1つにデスクトップをOneDriveと同期させる機能があります。この機能を利用することでデスクトップの最新の状態をOneDriveにバックアップを取っておくことができます。

デスクトップをOneDriveと同期させる方法について詳しくは以下記事をご参照ください。

【OneDrive】デスクトップと同期させない・同期させる設定について

重要なファイルや残しておくべきファイルは保存しない

OneDriveは個人用のクラウドストレージですが、組織でフォルダやファイルを共有して利用することも可能です。そのためSharePointのように組織の共有ストレージとして利用してしまうのもわかります。

しかし重要な点として、OneDriveはユーザーのアカウントに紐づいているということです。そのユーザーが退職してアカウントを削除した場合、そのOneDriveも削除されます。

もしそのユーザーのOneDriveをチームの共有フォルダとして利用していた場合、共有していたファイル群はすべて削除されてしまい大変な自体にになりかねないです。

SharePointとは

SharePointはMicrosoftが提供しているクラウド上にファイルの保管や共有を可能にする大容量のクラウドストレージサービスです。SharePointを利用することで組織内のファイル共有をクラウド上で管理することができます。

関連リンク：【SharePoint Onlineとは】機能や使い方について

昔は社内の共有ファイルサーバーは社内に置いて、会社にいれば閲覧・編集が可能でした。しかしテレワークが普及した昨今では、自宅などあらゆる場所から共有フォルダーにアクセスできる必要があります。

そこで会社全体で利用できる共有フォルダーとして利用するのがSharePointです。SharePointの主な特徴は以下の通りです。

契約しているユーザー数に応じてストレージの容量は決まっており簡単に容量を増やすことはできませんが、豊富な機能が備わっています。

上記の特徴に記載されているバージョン管理機能を利用することで、誤って上書き保存してしまった場合でも過去のバージョンを現在のファイルとして復元することができます。詳しくは以下記事をご参照ください。

【SharePoint】編集したファイルを過去の状態（バージョン）に戻す・復元する方法

組織でファイルを共有する

SharePointは部署やチーム単位でファイルを共有するクラウドストレージです。チームや組織向けのストレージであり、共同作業や情報共有のためのプラットフォームとして機能します。

ストレージの容量はユーザー数で決まっているため、個人のファイルをSharePointに大量に格納することはお勧めしないです。

社内のスタッフと共有して閲覧・編集したいファイルのみを格納するようにしましょう。