SharePoint Onlineとは：機能や使い方について
2023.09.16 /
本記事ではMicrosoftが提供しているサービスの一つ、SharePoint Onlineについて詳しく解説していきます。
SharePoint Onlineとは大容量のクラウドストレージへのファイルの保管や共有を可能にするMicrosoftのクラウドサービスです。Microsoft365または単体プランの契約により利用することができます。
Microsoft365を契約しているのにまだSharePointを利用していない、これからSharePointを契約するか悩んでいる、といった方はぜひ本記事を参考にしてください。
SharePoint Onlineにはビジネスで役立つ機能が豊富に備わっています。ぜひ本記事を通して、SharePoint Onlineの機能や使い方について理解を深めてください。
SharePoint Online
SharePoint Onlineとは
SharePoint OnlineはMicrosoftが提供しているクラウドサービスであり、クラウド上にファイルの保管や共有を可能にする大容量のクラウドストレージです。
主にビジネスで利用され、ドキュメント管理やチームコラボレーションを円滑に行うために使われます。
クラウド上にファイルを保存できるため、いつでもどこでもインターネットさえつながっていれば利用することができます。そのため会社全体で利用できる共有フォルダーとして利用されます。
インターネットにつながっていればパソコンからだけでなく、スマートフォンやタブレットなど様々な端末でアクセスが可能です
SharePoint Onlineの特徴
SharePoint Onlineの主な特徴を以下に記します。
- 大容量のクラウドストレージ
- アクセスできるファイルを制限するアクセス管理
- パソコンやスマートフォン、タブレットなど様々な端末からアクセスが可能
- バージョン管理機能
- 社内の情報共有や情報発信として利用できるサイト機能
- データが暗号化されて転送・保存される等の高度なセキュリティ機能
- OneDriveやTeamsとの連携
- テレワークに強い
上記のようにSharePoint Onlineには様々な機能が備わっています。例えばバージョン管理機能では「間違えて中身の一部を削除して保存してしまった」といった場面で活躍します。バージョン管理機能を利用すれば、誤って保存されたファイルの変更履歴から過去の状態に戻す・復元することができるのです。
関連リンク：【SharePoint】編集したファイルを過去の状態（バージョン）に戻す・復元する方法
またSharePoint Onlineのサービスの一つである「サイト」は、社内またはチーム内での情報共有や社外への情報発信などを行うWebサイトを簡単に構築することができます。主に社内ポータルサイトの作成に利用されることが多いです。
SharePoint Onlineのプラン
SharePoint Onlineを利用するには単体プランの契約、もしくはMicrosoft365の契約が必要となります。ビジネスでSharePoint Onlineを利用しているほとんどの方はMicrosoft365を契約しており、Microsoft365で利用できる豊富なサービスの一つとしてSharePoint Onlineを使っています。
Microsoft365であればTeamsやOneDriveといった他のOffice製品と連携して利用することができます。
Microsoft365とはMicrosoft社が提供しているOfficeアプリケーション（Outlook、Word、Excel、PowerPointなど）やサービスを利用できるサブスクリプション（月額課金制）のクラウドサービスです。
Microsoft365では最新のOfficeアプリケーションや最新のWindows OS、クラウド上のデータ保存、大容量のクラウドストレージなどが１つにまとめられています。Microsoft365について詳しくは以下記事をご参照ください。
Microsoft365とは：どのようなサービスかわかりやすく解説
SharePoint Onlineの単体プランにはプラン１とプラン2が用意されています。例えばプラン１では利用できるアプリケーションが「SharePoint」、「OneDrive」「Lists」と限られます。OneDriveのオンラインストレージは１TBが備わっており、月額630円となります。
Microsoft365の個人プランであるMicrosoft365 Personalは月額払いだと1,490円、ビジネスプランのMicrosoft365 Business Basicだと月額750円です。利用できる機能が大きく違うため、ビジネスで利用する場合は単体プランよりもMicrosoft365の方が費用対効果は大きいです。
SharePointとSharePoint Onlineの違い
単に「SharePoint」といった場合、主にオンプレミスで動いているSharePointを指します。自社のサーバー上でSharePointが実行されるため、管理や保守に関しても自社で行う必要があります。
オンプレミスでSharePointを動かしている場合、必ずサーバーを管理・保守する人員が必要となります。またサーバーが止まった場合はサービスも停止するため、稼働率はSharePoint Onlineと比べて低くなることがほとんどです
オンプレミスのSharePointは大企業などで特定のセキュリティ要件を満たす必要がある場合などで採用されることが多いです。
「SharePoint Online」はすでに解説しているようにクラウド上のサーバーで動いているサービスになります。
つまりこれらの違いはオンプレミスかクラウドかという違いということです。オンプレミス環境では管理する人員が必要となるため、ほとんどの場合はSharePoint Onlineを利用する会社が多いです。
SharePoint Onlineのビジネスでの使い方
SharePoint Onlineのビジネスでの基本的な使い方としては、第一に組織内やチーム内での共有ストレージとして利用することです。組織内でファイルを共有するだけでなく、組織外のユーザーにもファイルを共有することができます。
Microsoft365ではオンラインストレージとしてSharePointとOneDriveの２つが利用できます。これらはしばしば使い分けの方法に困惑する方が多いです。
SharePointとOneDriveの使い分けとしては、SharePointは組織内の共有用ストレージ、OneDriveは個人用のストレージとして利用することです。詳しくは以下記事をご参照ください。
OneDriveとSharePointの使い分けのポイント：それぞれの特徴や違い
またSharePoint Onlineで利用できる「サイト」を使って、社内またはチーム内での情報共有用のWebサイト（社内ポータル）を構築する、といった利用もできます。
SharePoint Onlineであればインターネットにさえ接続できればクラウド上のファイルにアクセスできます。そのため多くの企業で取り入れているテレワークにも強さをはっきします。自宅や社内、出先で同じように情報にアクセスできることはビジネスでは非常に有用なツールであると言えます。
まとめ
本記事「SharePoint Onlineとは：機能や使い方について」はいかがでしたか。
SharePointは単にクラウド上にファイルを保存できるだけでなく、サイトによる社内情報の共有化や、Office製品とのコラボレーションが可能です。
SharePoint Onlineを使いこなすことで業務効率の向上は間違いなしです。ぜひSharePoint Onlineを仕事で使いこなせるようになってください。
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