【Teams】エクセルなどのファイルを共同編集（同時編集）する方法

2023.12.08 / 2023.12.08

本記事ではMicrosoftのTeamsにおける、エクセルやワードなどのファイルを共有したユーザーと共同編集（同時編集）する方法について詳しく解説していきます。

Teamsはチャットやオンライン会議などが利用できる「コミュニケーションツール」であると同時に、チャットグループやチームメンバーとファイルを共有して共同作業が可能な「コラボレーションツール」でもあります。

Teamsのファイル共有機能を通して、複数人のメンバー間でのリアルタイムのファイル編集作業が可能です。

本記事を通して、Teamsでエクセルやワードなどのファイルを共同編集（同時編集）する方法について理解を深めてください。

ここではMicrosoft 365による最新のTeamsを使用しています。

Microsoft用語の確認

Microsoft 365とはMicrosoft社が提供しているOfficeアプリケーション（Outlook、Word、Excel、PowerPointなど）やサービスを利用できるサブスクリプション（月額課金制）のクラウドサービスです

Teams：ファイルを共同編集するとは

Teamsにはチャットやチームのチャネルで相手とファイルを共有できる機能が備わっています。ファイルを共有することで同時に閲覧ができるだけでなく、複数名で同時に1つのファイルを編集できる「共同編集」が可能になります。複数名で同時に閲覧や編集が可能なため、業務効率化に大変役立ちます。

またチームのチャネルでは共有したファイルのアクセス権限（編集可能、閲覧のみ）を設定することもできます。

これらの理由から、メールでファイルをやり取りするよりも、Teamsによるファイル共有を行う方が効率的に作業を進めることができます。

Teams上の共同編集の注意点

あまりに多くの人数で同時に編集作業を行うと編集の競合が発生します。仕様上は99人まで同時編集が可能ですが、多くても8人～10人以内で同時作業を行うようにしましょう

チームのチャネルとは

Teamsで作成したチームには一つ以上のチャネルが存在します。チャネルとはチームのメンバーと会話や情報共有、ファイル共有、会議などを行う場所のことです。

チャネルには「標準」「プライベート」「共有」の３つの種類があり、チャネルでは以下の機能を備えています。

チャネルの機能

投稿と返信
ファイルの共有
ファイルへのアクセス権限の設定
メンバー内での会議
アプリの利用
チャネルへのアクセス権限によるアクセス制御

チャネルについて詳しくは以下記事をご参照ください。

共同編集が可能なファイル

Teamsではすべての種類のファイルが共同編集可能というわけではありません。

Teamsで共同編集が可能なファイルの種類は以下の通りです。下記からわかるようにMicrosoft 365で利用できるアプリのファイルは網羅されています。

エクセル
ワード
PowerPoint
OneNote
Visio

Teams：エクセルなどを共同編集する方法

Teamsでは「チャット」または「チャネル」でエクセルやワードなどのファイルを他のユーザーと共同編集することができます。

チャットやチャネルでファイルを共同編集する方法を次項より解説していきます。

社内の共有フォルダでエクセルを共同編集したい場合

ここではTeams上でエクセルなどのファイルを共同編集する方法を解説していますが、共有フォルダに保存しているエクセルファイルを共同編集できるようにもできます。

エクセルには「ブックの共有」という機能が備わっています。「ブックの共有」とは、複数人で１つのエクセルファイルを開き、更新できるようにする機能です。

エクセルの「ブックの共有」については以下記事をご参照ください。

チャットでファイルを共同編集する

個人チャットまたはグループチャットで特定のファイルを共同編集したい場合、チャットのメッセージで共有する、またはファイルタブからファイルをアップロードすることで共同編集することができます。

チャットのメッセージからファイルを共有する場合、メッセージ入力欄にあるクリップのアイコン（ファイルを添付ボタン）をクリックして該当のファイルを共有します。

ファイルタブからファイルを共有する場合は、共有したい相手とのチャットからファイルタブを選択して「アップロード」をクリックします。

その後共有したいファイルを選択することで、チャットメンバーとファイルを共同編集できます。

POINT

チャットで共有したファイルは共有したユーザーのOneDriveに保存されます。つまりOneDriveに格納したファイルを共有して、共同編集しているのと同じことをTeamsのチャット上で行っているということです

注意点

共有したユーザーのOneDriveに保存されることから、そのユーザーが退職するなどしてアカウントが削除されると、共有されたファイルも削除されます。退職に伴うファイルの削除を防ぎたい場合は、チームのチャネルで共有するようにしましょう

チャネルでファイルを共同編集する

チームのチャネルでファイルを共同編集する場合は、チャネルの投稿で共有する、またはファイルタブからファイルをアップロードして共有することで共同編集が可能になります。

チャネルの投稿からファイルを共有するには、投稿画面でクリップアイコン（ファイルを添付ボタン）をクリックして対象のファイルを選択します。

ファイルタブからファイルを共有するには、対象のチャネルでファイルタブを選択し、「アップロード」をクリックします。

その後共有したいファイルを選択することで、チームメンバーとファイルを共同編集できます。

POINT

チャネルで共有したファイルはチャネルのSharePointに保存されます。共有されたファイルはSharePointを削除しない限り残るので安心して使用できます

チャネルのタブにファイルを追加しよう

チームのチャネルではエクセルやワード、パワーポイントといったファイルやPDFファイルをチャネルのタブに追加することができます。

更新頻度が高いファイルをチャネルのタブにすることで、チームメンバーが簡単にファイルにアクセスできるようになります。ぜひチャネルのタブを活用してみてください。

共同編集ができない原因と対処方法

Teamsのチャネル上でファイルが共有されているのに共同編集ができないという問題が発生することがあります。共同編集ができない原因として以下３つの原因が考えられます。

共同編集ができない原因

ファイルの編集権限がない（閲覧のみになっている）
ファイルがチェックアウトされている
共同編集可能なファイルではない

上記の原因についてそれぞれ解説していきます。

ファイルの編集権限がない（閲覧のみになっている）

チャネルの機能の一つに「ファイルへのアクセス権限の設定」があります。もし特定のファイルが共同編集できなければ、編集するためのアクセス権限が与えられていない可能性が考えられます。

チームの所有者に連絡してアクセス権限を確認してもらいましょう。

ファイルがチェックアウトされている

Teamsのチャネルには「チェックアウト／チェックイン」機能が備わっています。

特定のファイルをチェックアウトにすることで自分のみ編集可能でその他のメンバーは閲覧のみ（読み取り）に設定できます。

そのため共有されているファイルが編集できない場合は、そのファイルがチェックアウトされている可能性が考えられます。

チェックアウト／チェックイン機能について詳しくは以下記事をご参照ください。

共同編集可能なファイルではない

すでに記述しているように、共同編集できないファイル形式があります。

共有されているファイルが編集可能なファイル形式であるか確認してください。

ファイルの共同編集時に便利な機能

Teamsでファイルの共同編集を利用している際に、活用できる便利な機能（操作）をいくつかご紹介します。

過去の状態に戻す（バージョン履歴）

Teamsのファイル共有機能を利用して、複数人でファイルを共有していると頻繁に発生する問題の一つが「誤ってファイルを上書き保存してしまう」ことです。

Teamsには上書き保存する前の状態に戻すことができる機能としてバージョン履歴機能が備わっています。この機能を利用することで誤って上書き保存した場合でも上書き前の状態に簡単に戻すことができます。

Teamsのバージョン履歴機能については以下記事をご参照ください。

誤って削除したファイルの復元

誤って削除したファイルはすべてゴミ箱に移動しています。つまりチャットで削除したファイルはOneDriveのゴミ箱、チームのチャネルで削除したファイルはSharePointのゴミ箱に移動しているということです。

ゴミ箱からファイルを復元する方法について詳しくは以下記事をご参照ください。

誤って共有してしまったファイルの削除

Teamsのファイル共有機能を利用していると、誤って共有するつもりがなかったファイルを共有してしまうことがあります。

チャネルで共有したファイルは簡単に削除できますが、チャットで共有したファイルの削除はわかりにくいです。

以下記事ではチャットで共有したファイルの削除方法を解説しています。誤ってファイルを共有した際にすぐに削除できるように記事を読んで削除方法を理解しておきましょう。

まとめ

本記事「【Teams】エクセルなどのファイルを共同編集（同時編集）する方法」はいかがでしたか。

本記事を通して、ファイルを共同編集する方法やできない場合の対処方法について理解を深め、業務を効率的に進められるようにしてください。

Teamsには他にも様々な便利な機能が備わっています。以下Teamsのまとめ記事では仕事に役立つ機能を紹介しています。ぜひご覧いただき、ご自身の仕事に役立つ機能を見つけてください。