【Teams】不在時の設定について：不在設定や自動応答の設定方法
2023.11.25 /
本記事ではMicrosoftのTeamsにおける、不在時の設定方法について詳しく解説していきます。
Teamsは社内外のユーザーとチャットや会議を通してコミュニケーションを行う重要なツールです。Teamsでは現在のユーザーのステータスを設定することができ、これにより他のユーザーは相手の現在の状況を一目で確認することができます。
もしあなたが休暇中や会社を不在にしている場合、不在設定をしておくことで他のユーザーにあなたが不在にしていることをステータスや自動応答で相手に伝えることができます。
本記事を通して、不在設定や自動応答の設定方法などについて理解を深めてください。
Outlookでも不在時に設定できる「自動応答」機能が備わっています。詳しくは以下記事をご参照ください。
【Outlook】不在時の自動応答（自動返信）の設定方法：組織内と組織外について
また本記事ではMicrosoft 365による最新のTeamsを使用しています。
Microsoft 365とはMicrosoft社が提供しているOfficeアプリケーション（Outlook、Word、Excel、PowerPointなど）やサービスを利用できるサブスクリプション（月額課金制）のクラウドサービスです
Microsoft365とは：どのようなサービスかわかりやすく解説
Teams：不在設定とは
あなたが休暇を取っているときや会社を不在にしている場合に、相手にあなたの状況を伝える方法としてTeamsでは以下の機能を利用することができます。
- 不在設定
- ステータスの手動設定
- ステータスメッセージの設定
ステータスメッセージとはステータスだけでは相手に伝わらない詳細な情報を連絡相手に通知する機能です。ステータスメッセージについて詳しくは以下記事をご参照ください
【Teams】チャット時に相手に自分のステータスメッセージを表示・通知させる方法
本記事では最も不在時の設定に適した「不在設定」について解説します。不在設定をすることでステータスは「不在」を表すアイコンに変わり、他のユーザーが連絡を取った際に表示される自動応答を設定することができます。
不在設定をしていないとメッセージをあなたに送った相手はなぜ返信が来ないのか不安に感じるでしょう。そのため「不在設定」は休暇などを含め会社を不在にする場合は必ず設定しておくべき設定です。
Teamsのステータスについて
Teamsのステータスとはプロフィールアイコンの右下に表示されているユーザーの現在の状況を表している表示のことです。
ユーザーの現在の状況（TeamsやOutlookの予定表、PCの捜査状況など）によって切り替わります。
それぞれのステータスは異なる色が使われており、他のユーザーはこのステータス表示によって一目で相手の状況を判別することができます。
Teams：不在設定時のステータス表示について
不在設定後のステータスは次図のようになります。
不在設定をしているがパソコンを操作している場合は次図のようなステータス表示となります。
また不在設定をしているときに他のユーザーがあなたに連絡を取ろうとした際は、次図のようにメッセージが表示されます。
〇〇さんは不在で、応答しない場合があります
Teams：不在設定をする方法
Teamsで不在設定をする方法は以下に記す２つあります。
- 「ステータスメッセージを設定」から不在設定を行う
- 「設定」から不在設定を行う
それぞれの方法について次項より解説していきます。
「ステータスメッセージを設定」から不在設定を行う
「ステータスメッセージを設定」から不在設定を行う方法は以下の通りです。
- Teamsの画面右上にあるプロフィールアイコンをクリックする
- 表示されたメニューから「ステータスメッセージを設定」をクリックする
- 表示されたステータスメッセージを設定画面から「外出中のスケジュール」をクリックする
- 表示された不在設定画面で各項目を設定する
不在設定画面では以下の項目を設定してください。
本記事を通して以下の知識を学べます。
- 「自動応答を有効にする」を有効にする
- 「不在時の応答」に任意のメッセージを入力する
- 組織外に応答を送信したい場合は「組織外に応答を送信」にチェックを入れる
- 不在応答を送信する期間を指定する場合は「この期間に限り応答を送信する」にチェックして開示時刻と終了時刻を設定する
「組織外に応答を送信」にチェックを入れると次図のように「個人用連絡先のみ」か「すべての外部の送信者」のどちらかを選択します。その後、送信する内容を記述してください。
Teamsの不在設定をするとOutlookの自動応答も設定される
Teamsの不在設定を設定するとOutlookの自動応答も有効となります。
組織内のユーザーがメールを送ると「不在時の応答」に設定した内容がメール本文に記載されたメールを受信します。組織外のユーザーには「組織外に応答を送信」で記述したメッセージが記載されたメールを受信します。
「設定」から不在設定を行う
Teamsの「設定」から不在設定を行う方法は以下の通りです。
- Teamsの画面右上にあるプロフィールアイコンの左側にある三点リーダー「…」をクリックする
- 表示されたメニューから「設定」をクリックする
- 設定画面が表示するので左ペインから「一般」をクリックし、右ペインから不在の中にある「スケジュール」をクリックする
上記の操作で不在設定の画面が表示されます。あとは「「ステータスメッセージを設定」から不在設定を行う」で解説した項目を設定すれば不在設定が完了します。
まとめ
本記事「【Teams】不在時の設定について：不在設定や自動応答の設定方法」はいかがでしたか。
休暇などでTeamsの連絡が取れなくなる場合は必ず不在設定を行っておくようにしましょう。
Teamsにはその他にも様々な機能が備わっており、仕事で利用すべき機能もたくさんあります。以下Teamsのまとめ記事では仕事に役立つ機能をご紹介しています。ぜひご覧いただき、まだ知らない便利な機能を見つけてみてください。
【Teams】機能一覧：仕事で活躍する便利な機能をまとめて紹介
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