【Teams】カレンダーから会議を作成・予約する3つの方法

時計 2023.02.01 / 時計

【Teams】カレンダーから会議を作成・予約する3つの方法

記事ではMicrosoftのTeamsにおける、カレンダーから会議作成・予約する方法について解説していきます。

近年テレワークの増加に伴い、オンライン会議を行うことが多くなってきました。オンライン会議を行う際、まず初めに会議の予定を作成する必要があります。

Teamsでの会議を作成する方法は様々ありますが、ここではTeamsのカレンダー機能を利用した方法を解説します。

本記事を通して、Teamsのカレンダーで会議を作成する方法の理解を深めてください。

Teamsの他の機能(チャット、チーム、Outlook)から会議を作成する方法については以下記事をご参照ください。

Teams:カレンダーから会議を作成・予約する方法

Teamsで会議を作成する方法は様々ありますが、ここでは「カレンダー」機能を利用した会議の作成方法を解説します。

Teamsの「カレンダー」機能で会議を作成する方法は以下の通りです。

  • 「今すぐ会議」から会議を始める
  • 「+新しい会議」から会議を作成
  • カレンダーをドラッグアンドドロップして会議を作成

それぞれの方法について次項より詳しく解説していきます。

「今すぐ会議」から会議を始める

カレンダーにある「今すぐ会議」ボタンを押すことで、すぐに会議を始めることができます。「今すぐ会議」で会議を始めた場合、最初の参加者は自分1人のみとなります。

そのため会議を始めたのちに、会議のリンクを送付する、または参加者を手動で招待していきます。

カレンダーの「今すぐ会議」から会議を始める方法は以下の通りです。

  1. Teamsの画面左側から「カレンダー」をクリック
  2. Teams:Teamsの画面左側から「カレンダー」をクリック
  3. カレンダー画面右上の「今すぐ会議」を選択
  4. Teams:カレンダー画面右上の「今すぐ会議」を選択
  5. 会議の名前を入力し、「会議を開始」をクリック
  6. Teams:会議の名前を入力し、「会議を開始」をクリック
  7. 「今すぐ参加」をクリック
  8. Teams:「今すぐ参加」をクリック
  9. 会議に参加するユーザーを招待する方法(会議のリンクをコピーまたは参加者を追加)を選択し、ユーザーを会議に招待します
  10. Teams:会議に参加するユーザーを招待する方法を選択し、ユーザーを会議に招待

5番の操作で「会議のリンクをコピー」を選択すると、クリップボードに会議のURLがコピーされます。これをユーザーに送ることで、相手はリンクから会議に参加できる流れです。

「参加者を追加」を選択すると、次図のように参加者を手入力で追加する画面が表示されます。ここから招待したいユーザーを追加して会議を行います。

Teams:会議の参加者を手動で追加

「+新しい会議」から会議を作成

カレンダーにある「+新しい会議」ボタンから新規の会議予定を作成することができます。今すぐ会議を始める場合以外はこの方法で会議を作成しましょう。

「+新しい会議」から会議を作成する流れは以下の通りです。

  1. Teamsの画面左側から「カレンダー」をクリック
  2. Teams:Teamsの画面左側から「カレンダー」をクリック
  3. カレンダーが表示されたら、右上の「新しい会議」をクリック
  4. Teams:新しい会議をクリック
  5. 会議作成の画面が表示しますので、タイトルや出席者、日時、会議詳細を入力
  6. Teams:タイトルや出席者、日時、会議詳細を入力
  7. 画面右の「送信」を押しすことで会議が作成される

社内の会議だけでなく外部のお客様との会議でも、上記の流れで出席者欄にお客様のメールアドレスを入力することで招待することができます。詳しくは以下記事をご参照ください。

カレンダーをドラッグアンドドロップして会議を作成

基本的には「+新しい会議」から会議を作成すれば問題ないですが、カレンダーを希望の日時でドラッグアンドドロップすることで、その日時での会議を作成することができます。

ドラッグを初めたカレンダー上の時刻が会議のスタート時刻となり、ドロップをしたカレンダー上の時刻が会議の終了時刻の会議作成画面が表示されます。

会議に参加する方法

Teamsで会議に参加する方法は様々です。カレンダー上から「参加」ボタンを押して参加することもできますし、招待メールに記載があるリンクから参加することもできます。

2022年7月には会議IDとパスコードを使って会議に参加できるようにもなりました。

まとめ

本記事「カレンダーから会議を作成・予約する3つの方法」はいかがでしたか。

オンライン会議は現在では当たり前のように行われていますので、オンライン会議の予約は必須の知識です。本記事を参考にして、ぜひカレンダー上から会議を作成できるようになってください。

Teamsにはさまざまな仕事に役立つ機能が備わっています。以下まとめ記事をご覧いただき、仕事に役立ててください。