【Outlook】フォルダーを共有する方法：共有フォルダーの追加と削除

Outlookでは個人の受信トレイ（メールボックス）やフォルダーを他のユーザーと共有することができます。この共有機能を利用することでOutlookを使用しているユーザー間で共有したフォルダー内のメールを共同で管理・閲覧・編集することができます。

主に共有する相手としては上司や同じ部署、プロジェクトのメンバーが多いです。

共有したフォルダーに対しては、ユーザー毎に読み取りや書き込みの権限を細かく設定できます。例えば上司は書き込みの権限を与え、他のメンバーは読み取りのみといったことができます。

受信したメールを共有するという点では、Outlookには様々な方法が存在します。単に受信したメールを共有したい場合は以下の記事を参考にしてください。

【Outlook】受信したメールを他の人に共有する６つの方法

共有メールボックスについて

Outlookには本記事で紹介している機能とは異なる、組織内の複数の社員で共有できるメールボックスを作成できる機能があります。

共有メールボックスは作成時に新規でメールアドレスを設定し、そのメールアドレス宛のメールが共有メールボックスに受信されます。

共有メールボックスはExchange Onlineで利用できる機能です。共有メールボックスについて詳しくは以下記事をご参照ください。

【Outlook】共有メールボックスとは：メールを複数人で共有する方法

Outlookで個人のフォルダーを共有する方法は以下の通りです。

1. 共有したいフォルダーを右クリックする
2. 表示されたメニューから「プロパティ」をクリックする

3. 表示されたプロパティ画面から「アクセス権」タブをクリックし、「追加」をクリックする

4. 表示された「ユーザーの追加」画面から共有したいユーザーを検索して追加する
5. 追加したユーザーを選択してからアクセス権を設定＜「OK」をクリックする

上記の操作で特定のユーザーに個人のフォルダーを共有することができます。

個人のフォルダーを共有されたユーザーが共有されたフォルダーにアクセスする方法を解説していきます。

共有されたフォルダーにアクセスする方法は使用しているOutlookのバージョン「従来のOutlook」と「新しいOutlook」によって異なります。

従来のOutlook（新しいOutlook以外）を使用している場合は、フォルダーを共有されたら後自動的にユーザーのフォルダー一覧に表示されます。

この共有されたフォルダーで行える操作は、共有したユーザーが設定したアクセス権限に依存します。

新しいOutlookの場合は以下の流れで共有されたフォルダーを追加できます。

1. フォルダー一覧にある「共有アイテム」を右クリックする

2. 表示されたメニューから「共有フォルダーまたはメールボックスを追加」を選択する
3. 表示された画面で共有したユーザーを検索して「追加」をクリックする

上記の操作でフォルダー一覧に共有フォルダーが追加されます。

共有されたフォルダーを削除する方法は以下の通りです。

1. 削除したい共有フォルダーを右クリックする
2. 表示されたメニューから「削除」をクリックする

上記の操作で共有されたフォルダーをフォルダー一覧から削除することができます。

本記事「【Outlook】フォルダーを共有する方法：共有フォルダーの追加と削除」はいかがでしたか。

あまり知られていない機能ですが使ってみると便利なので、ぜひ実際に使用してみてください。

Outlookには他にも様々な機能が備わっており、仕事に有用な機能も多数存在します。以下Outlookのまとめ記事では仕事に役立つ機能を紹介しています。ぜひご覧いただき、ご自身の仕事に役立つ機能を見つけてみてください。

【Outlook】機能一覧：仕事で便利な機能や設定をまとめて紹介