【Outlook】受信メールの保存方法: msgファイルとしてローカルに保存する

時計 2024.07.08 / 時計

Outlookで受信メールの保存方法について

記事ではMicrosoftのOutlookにおける、受信メール保存方法について詳しく解説していきます。

ビジネスではOutlookで受信したメールをmsgファイルとしてローカルに保存することがよくあります。これは重要なメールへのアクセスを容易にするだけでなく、メールの共有やバックアップとしても非常に有効な方法です。

本記事を通して、Outlookで受信メールを保存する方法について理解を深めてください。

ここではMicrosoft 365の最新のOutlookを使用しています。

Microsoft用語の確認

Microsoft 365とはMicrosoft社が提供しているOfficeアプリケーション(Outlook、Word、Excel、SharePoint、PowerPointなど)やサービスを利用できるサブスクリプション(月額課金制)のクラウドサービスです

Outlook:受信メールの保存とは

Outlookでは受信したメールをパソコンのローカルや共有フォルダ、クラウド環境に個別のメールとして保存することができます。

受信メールを個別に保存しておくことは次のようなメリットがあります。

  • 特定のフォルダに保存することで、あとから閲覧したいときにアクセスが容易になる
  • インターネットに接続していなくても閲覧できる
  • 重要なメールをバックアップとして保存できる

このようなメリットから受信メールを保存することは、ビジネスでは様々な用途で利用されています。

私の場合

メールの送信方法や操作方法などマニュアルのような立ち位置として、今後入社する人に確認してほしい多くのメールを共有フォルダに保存しています

メールをバックアップする方法

受信メール全体をバックアップとして保存する目的であれば、本記事で紹介している方法とは別の方法を利用してください。

ここで紹介する方法ではメールボックス全体のバックアップはできません。万が一に備えてのバックアップであれば、以下記事で紹介しているバックアップ方法を利用してください。

受信メールをmsgファイルとして保存

ここではOutlookで受信メールをmsgファイルとして保存する方法について詳しく解説していきます。

msgファイルとは

msgファイルとはMicrosoft Outlookで作成された電子メールやその他のOutlookアイテムを保存するファイルです。

msgファイルにはメール本文、件名、送信者、受信者、添付ファイル、メタデータといった詳細な情報が含まれています。

msgファイルは以下の用途で利用されることが多いです。

  • 重要なメールを個別のファイルとして保存するため
  • 他のユーザーと共有するため
  • バックアップとして保存するため
  • あとで確認したいときにすぐに見つけられるようにするため

msgファイルには詳細な情報(メタデータなど)を含むため、元のメールと全く同じ情報を保持できる特徴があります。

POINT

このような特徴からエラーメールの分析やなりすましメールかどうかをIT部門に確認依頼する場合はmsgファイルでメールを共有するのが望ましいです。

受信メールをmsgファイルとして保存することは個人的なメール管理やバックアップだけでなく、効率的なメールの共有を可能にします。

msgファイルとして受信メールをローカルに保存する方法

受信メールをmsgファイルとしてパソコンのローカルに保存する方法は以下の通りです。

  1. msgファイルとして保存したいメールを選択する
  2. Outlook:msgファイルとして保存したいメールを選択
  3. 画面上部から「ファイル」タブをクリックする
  4. Outlook:ファイルタブをクリック
  5. 左側のメニューから「名前を付けて保存」をクリックする
  6. Outlook:「名前を付けて保存」をクリック
  7. 表示された「ファイル名を付けて保存」画面からローカルの保存先を指定して「保存」をクリックする

上記の操作で対象のメールをローカルにmsgファイルとして保存することができます。

また新しいOutlook(Outlook new)で受信メールをmsgファイルとして保存する方法は以下の通りです。

  1. msgファイルとして保存したいメールを右クリックする
  2. 表示されたメニューから「名前を付けて保存」を選択する
  3. Outlook:メニューから「名前を付けて保存」を選択
  4. 表示された画面からローカルの保存先を指定して「保存」をクリックする

メールにメールを添付して送信する方法

特定のメールを他の人に添付送信する目的であれば、わざわざmsgファイルをローカルに保存する必要はありません。

Outlookには特定の受信メールを新規メールに簡単に添付する機能が備わっています。

受信メールをメールに添付する方法について詳しくは以下記事をご参照ください。

複数の受信メールをまとめて保存する方法

ここでは複数の受信メールをまとめて保存する方法について解説していきます。

まず先に注意していただきたい点として、既存のOutlookの機能ではまとめてメールを保存する場合はmsgファイルとしてメールを保存することはできません。

複数のメールをまとめてmsgファイルとして保存したい場合は、オンラインで入手できる「SysTools Outlook Exporter」や「Aid4Mail」などのサードパーティツールを利用する必要があります。

またはVBAでまとめてmsgファイルで保存できるようなスクリプトを作るしかありません。

本項で紹介する方法は複数のメールの内容をまとめてテキストファイルで保存する方法となります。

以下の方法で複数のメールをまとめて保存することができます。

  1. msgファイルとして保存したいメールを複数選択する
  2. 画面上部から「ファイル」タブをクリックする
  3. Outlook:ファイルタブをクリック
  4. 左側のメニューから「名前を付けて保存」をクリックする
  5. Outlook:左側のメニューから「名前を付けて保存」をクリック
  6. 表示された「ファイル名を付けて保存」画面からローカルの保存先を指定して「保存」をクリックする

上記の操作でメールの差出人や宛先、件名、本文などが記述されたテキストファイルが保存されます。

まとめ

本記事「【Outlook】受信メールの保存方法: msgファイルとしてローカルに保存する」はいかがでしたか。

本記事を参考にして受信した重要なメールなどをローカルに保存できるようにしておきましょう。

Outlookには様々な機能が備わっており、仕事に有用な機能も多数存在します。以下Outlookのまとめ記事では仕事に役立つ機能を紹介しています。ぜひご覧いただき、ご自身の仕事に役立つ機能を見つけてみてください。