【Outlook】メールをPDF化して保存する方法｜PDFとして保存する手順
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OutlookのメールをPDFとして保存する方法がわかります。あわせて、メールをPDF化するメリットや活用シーン、保存時の注意点についても理解できます。
本記事ではMicrosoftのOutlookにおける、メールをPDF化して保存する方法について詳しく解説していきます。
Outlookでは受信したメールや送信したメールをPDFファイルとして保存することができます。メールをPDF化することで重要なやり取りを記録として保管すること、社内外で共有することなどが簡単になります。
Outlookを利用していない環境でも内容を確認できるため、バックアップ用途としても便利です。
本記事を通して、OutlookでPDFとして保存する手順について理解を深めてください。
ここではMicrosoft 365による最新のOutlookを使用しています。
Microsoft 365とはMicrosoft社が提供しているOfficeアプリケーション（Outlook、Word、Excel、SharePoint、PowerPointなど）やサービスを利用できるサブスクリプション（月額課金制）のクラウドサービスです
OutlookでメールをPDF化して保存する方法
OutlookでメールをPDF化する場合、印刷機能を利用してPDFファイルとして保存できます。
印刷時に選択するプリンターは「Microsoft Print to PDF」です。「Microsoft Print to PDF」はWindowsに標準で備わっている機能で、ドキュメントを新たにPDFとして保存することができます。
また使用しているOutlookのバージョンによって、操作の手順が異なります。Outlookには「新しいOutlook」と「従来のOutlook（Outlook classic）」があります。
ご自身の現在利用しているOutlookでの操作方法を確認してください。
新しいOutlookでメールをPDF化する手順
新しいOutlookでメールをPDF化する手順は以下の通りです。
- 印刷したいメールを選択した状態で、画面上部にある「ファイル」をクリックし、表示されたメニューから「印刷」を選択する
- 表示された印刷プレビュー画面で［プリンター］に「Microsoft Print to PDF」を指定して「印刷」をクリックする
- 表示される「印刷結果を名前を付けて保存」で保存場所を指定し、ファイル名を入力して「保存」をクリックする
上記の操作で指定した保存先に、PDF化されたファイルが保存されます。
従来のOutlook（Outlook classic）でメールをPDF化する手順
従来のOutlook（Outlook classic）でメールをPDF化する手順は以下の通りです。
- 印刷したいメールを選択した状態で、画面上部にある「ファイル」タブをクリックする
- 次の画面で左側のメニューから「印刷」をクリックする
- 表示された［印刷］画面で［プリンター］に「Microsoft Print to PDF」を指定して「印刷」をクリックする
メールをPDFとして保存するメリット
OutlookのメールをPDFとして保存する主なメリットは以下の通りです。
- Outlookがインストールされてなくても閲覧できる
- 記録（証跡）として保存しやすい
- 他の人と共有しやすい
- 内容が改ざんしにくい
- メールのバックアップとして利用できる
- 整理・管理しやすい
メールをファイルとして保管できるため、後から内容を確認したい場合や、他の人と共有したい場合に便利です。
メールをPDFとして保存するシーン
OutlookのメールをPDFとして保存する機会は意外と多くあります。メールをPDFとして保存する代表的なシーンを以下に記します。
- 重要なメール（取引先とのやり取り、引継ぎ内容など）を保管しておきたいとき
- 誤ってメールを削除してしまった場合に備えてバックアップを取っておくとき
- 社内外の人にメールを共有するとき
- メールを紙で印刷する際に、一度PDFとして保存しておきたいとき
- Outlookを利用できない端末で閲覧できるようにしたいとき
このようにビジネスではさまざまなシーンでメールをPDFとして保存しておくことがあります。
メールをPDFとして保存する際の注意点
Outlookのメールは簡単にPDFとして保存できますが、いくつか注意点があります。
以下の注意点を事前に確認しておくことで、保存後のトラブルを防ぐことができます。
添付ファイルはPDFに含まれない
メールをPDFとして保存した場合、PDF化されるのはメール本文のみです。メールに添付されているExcelファイルやPDFファイル、画像ファイルなどは自動的にPDFへ含まれません。
添付ファイルも保存したい場合は、メールをmsgファイルとして保存しておくことをおすすめします。
msgファイルとはMicrosoft Outlookで作成された電子メールやその他のOutlookアイテムを保存するファイルです。msgファイルにはメール本文、件名、送信者、受信者、添付ファイル、メタデータといった詳細な情報が含まれています。
メールをmsgファイルとして保存する方法については以下記事をご参照ください。
個人情報や機密情報の取り扱いに注意する
メールには氏名、メールアドレス、電話番号、住所などの個人情報が含まれていることがほとんどです。また、業務メールには社外秘の情報が含まれていることもあります。
PDFファイルを共有する際は、不要な情報が含まれていないか確認し、保存場所や共有先にも注意してください。
レイアウトが崩れる場合がある
メールの内容によっては、PDF化した際にレイアウトが崩れることがあります。
特に画像が多いメールやHTML形式のメールでは、改ページの位置が変わったり、一部の内容が見切れたりすることがあります。
PDF保存後は内容を確認し、問題なく保存できているかチェックしましょう。
まとめ
本記事「【Outlook】メールをPDF化して保存する方法｜PDFとして保存する手順」はいかがでしたか。
ここでは以下の項目について解説してきました。
- OutlookでメールをPDF化して保存する方法
- メールをPDFとして保存するメリット
- メールをPDFとして保存するシーン
- メールをPDFとして保存する際の注意点
Outlookでは受信メールや送信メールをPDFとして簡単に保存できます。メールをPDF化することで、重要なやり取りをファイルとして保管できるほか、他の人との共有やバックアップにも活用できます。
本記事で紹介した方法を参考に、必要なメールをPDFとして保存し、メールの管理や保管に役立ててください。
Outlookには様々な機能が備わっており、仕事に有用な機能も多数存在します。以下Outlookのまとめ記事では仕事に役立つ機能を紹介しています。ぜひご覧いただき、ご自身の仕事に役立つ機能を見つけてみてください。
よくある質問（FAQ）
Outlookの受信メールと送信メールのどちらもPDF化できますか？
はい、受信メールだけでなく送信メールもPDFとして保存できます。
送信メールの場合も保存したいメールを開き、「印刷」から「Microsoft Print to PDF」を選択して保存してください。
OutlookでメールをPDFとして保存するには専用ソフトが必要ですか？
いいえ、メールをPDFとして保存するために、専用のソフトは必要ありません。
Windowsには「Microsoft Print to PDF」という機能が標準で備わっており、この機能を利用してメールをPDF化できます。
新しいOutlookでもメールをPDFとして保存できますか？
はい、新しいOutlookでもメールをPDFとして保存できます。
従来のOutlookと同じようにまずメールを開き、次に印刷機能から「Microsoft Print to PDF」を選択することでPDFファイルとして保存できます。
添付ファイルも一緒にPDFとして保存できますか？
いいえ、メールをPDF化した場合に保存されるのはメール本文のみです。
添付ファイルはPDFに含まれないため、添付ファイルも残しておきたい場合はmsgファイルとして保存してください。
メールをPDF化すると元のメールは削除されますか？
いいえ、メールをPDFとして保存しても元のメールが削除されることはありません。
PDFファイルが新たに作成されるだけなので、メールは引き続きOutlook上に残ります。
PDF化したメールは編集できますか？
PDFの内容を編集するには特別なPDF編集ソフトが必要になります。
そのため編集する可能性がある場合は元のメールも残しておくことをおすすめします。
OutlookがインストールされていないパソコンでもPDF化したメールを閲覧できますか？
はい、Outlookがインストールされてない環境でも閲覧可能です。
PDFファイルは一般的なPDF閲覧ソフトやWebブラウザーで開くことができるため、その環境があれば閲覧できます。
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