【Word】WordファイルからPDFに変換する方法

ほぼすべてのデバイスで開ける互換性

PDFはPDF用の閲覧ソフトがなくてもブラウザから閲覧することもできるため、ほぼすべてのユーザーがPDFを開いて閲覧することができます。

パソコンやスマートフォンで特別なソフトを必要としないためWordではなくPDFに変換して送信する意味合いが強いです。

レイアウトの保持

PDFに保存することでどのデバイスで開いても同じように表示されます。

これにより文書の見た目（レイアウト）の一貫性が確保され、どのデバイスで開いても同じように表示されます。

セキュリティの向上

PDFは簡単にパスワードで保護することができ、編集や印刷についても制限を加えることができます。

ビジネスでは社外秘など重要な情報を扱うドキュメントも多いため、セキュリティの観点からもPDFの利用は重要です。

受信者への印象

PDFは日本国内だけでなく世界中で利用されている文書の標準的なフォーマットです。

認知度も高く、互換性も高いため受信者への印象も悪くないです。逆にあまり知られていないフォーマットで送ると受信者への印象も悪くなるため注意してください。

印刷のしやすさ

PDFは元のレイアウト（フォーマット）を維持して印刷できます。印刷物にも一貫した品質を保つことができ、受信者にも優しいフォーマットです。

PDFの印刷については以下記事も参考にしてみてください。

【PDF】1ページに2ページ分（複数）表示するPDFの作成：２in１（見開きPDF）

ファイルサイズの縮小

WordからPDFに変換することで大抵はファイルサイズが小さくなります。

ファイル共有で頻繁に利用されるメールでは添付できるファイルサイズに条件があるためPDFに変換してサイズを小さくすることはファイル共有を容易にします。

また受信者のディスク容量の負担も小さくできます。PDFの容量をさらに小さくする方法については以下記事をご参照ください。

【PDF】ファイルサイズ（容量）を小さく（軽く・縮小）する方法

WordファイルからPDFをエクスポートする

Wordに備わっている機能を利用してPDFを作成することができます。WordからPDFをエクスポートする方法は以下の通りです。

1. PDFに変換したいWordファイルを開き、画面左上にある「ファイル」をクリックする

2. 左側のメニューから「エクスポート」を選択＜「PDF/XPSドキュメントの作成」＜「PDF/XPSの作成」をクリックする

3. 表示された「PDFまたはXPS形式で発行」画面で保存先やファイル名を指定して「発行」をクリックする

上記の操作によりWordからPDFを発行することができます。

PDFまたはXPS形式で発行画面ではファイルサイズを「標準」または「最小サイズ」から選択できます。使用用途によって使い分けてください。

またオプションをクリックすると発行するページの範囲やPDFのオプションの設定が可能です。

名前を付けて保存でPDFとして保存する

Wordを保存する際にPDFとして保存することでPDFを作成できます。PDFとして保存する方法は以下の通りです。

1. PDFに変換したいWordファイルを開き、画面左上にある「ファイル」をクリックする

2. 左側のメニューから「名前を付けて保存」を選択＜その他の場所から「参照」をクリックする

3. 表示された「名前を付けて保存」からファイルの種類をPDFに指定し、保存先とファイル名を設定したら「保存」をクリックする

上記の流れでWordをPDFとして保存することができます。

無料のオンラインWebサービスを利用する

オンライン上のWebサービスには無料でWordをPDFに変換してくれるWebサービスが多く存在します。PDFに変換したいPDFをWebサービスにアップロードすることで、PDFに変換されたファイルをダウンロードできます。

特別なソフトを必要としないため、Wordを入れていない方はWeb上のサービスを利用していることも多いかと思います。

例として以下サイトでWordをPDFに無料で変換できます。

Smallpdf｜WordからPDFへ

しかし私個人としてはビジネスでこのようなWeb上の無料サービスを利用をお勧めしません。なぜならWordファイルをアップロードするということはそのファイルをアップロード先のサーバーに保存されることを意味するからです。重要なファイルであれば、悪用されてしまう可能性があります。

外部に漏れてもいいようなファイルであれば、こういったサービスを利用して簡単にWordをPDFに変換してもいいかと思います。