【Outlook】自動で改行される文字数の設定：ビジネスメールのマナーに合わせる

時計 2022.09.08 / 時計

【Outlook】自動で改行される文字数の設定：ビジネスメールのマナーに合わせる

本記事ではMicrosoft製品のOutlookにおける、メール本文で自動的に改行される文字数の設定方法について解説していきます。

メールを作成する際に１行に長々と文を書いていたら読みにくく、相手がメール内容を理解しにくい恐れがあります。そのためビジネスマナーとして１行の文字数は２５文字から３０文字と言われています。

１行の文字数が３０文字をオーバーしないように、Outlookでは自動で改行される文字数を設定することができます。

本記事を通してビジネスマナーに合わせて、自動改行の設定も行えるようにしましょう。

ビジネスメールでの改行マナーとは

ビジネスでは相手に読みやすいメールを書くことがマナーとされています。そのため適切に改行を使用することもビジネスマナーの１つです。

適切に改行が使用されているメールは読みやすく、理解がしやすいです。適切な改行は社会人にとって重要な能力なので、新人研修でも取り扱っているほどです。

改行のビジネスマナーとしては、一行の文字数は最大で全角25文字～30文字に留めるとされています。

Outlookでは一行当たりの文字数が30文字を超えたら自動的に改行するように設定することができます。実は自動的に改行されてしまうと意図しない場所で改行されてしまうため、本来は自分自身で適切な箇所で改行するのがベストです。

自動改行の設定は保険的な意味合いで利用していただくといいかと思います。では次項より自動改行の設定方法について解説していきます。

Outlook：自動で改行される文字数の設定方法

Outlookでは自動的に改行される設定は有効となっており、初期値は半角76文字（全角38文字）です。

この自動改行の文字数設定をビジネスマナーに合わせるように、半角60文字（全角30文字）に設定してみましょう。設定方法は以下の通りです。

  1. 「ファイル」タブを選択
  2. 画面左下から「オプション」を選択
    3. Outlook:画面左下から「オプション」を選択
  3. 左側から「メール」を選択＜右側のメッセージ形式内にある「指定の文字数で自動的に文字列を折り返す」の設定を60に変更
    4. Outlook:自動改行の設定

上記の流れで自動改行の文字数を30文字に設定できます。

ちなみにこの文字数で設定できる最大値は半角132文字、最低値は半角30文字です。

Outlookの便利な機能紹介

クイック操作による時短術

クイック操作とは事前に登録していた複数のアクションを1度の操作で実行できる機能で、業務の時短に活躍する便利な機能の１つです。

クイック操作を利用することで、メールの仕分けやメールの作成・転送といった操作を時短できるようになります。またショートカットキーを指定することでより簡単に操作を実行することもできます。

【Outlook】クイック操作とは：おすすめの時短術をご紹介

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受信メールを他のメールアドレスに自動転送する方法

Outlookを仕事で利用している人は休日や外出中に別のメールアドレス（同僚や上司）に受信メールを送りたいときや、特定のメールだけ共有として他の人にメールを転送したい場面があるかと思います。

そのような場面ではOutlookに備わっている受信メールを指定したメールアドレスに自動転送する機能を利用することで実現することができます。

【Outlook】受信メールを他のメールアドレスに自動転送する設定方法

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オンラインアーカイブの利用

オンラインアーカイブとは過去のメールを保存しておくメールの保管所のことです。Office365またはMicrosoft365のアカウントで管理者がオンラインアーカイブを有効にしている場合に利用できます。

オンラインアーカイブの存在は知っているけど、実際にどういったものなのか知らないという方が非常に多く感じます。

Outlookの様々ある機能の中でもとても有用な機能ですのでぜひ意味や使用方法を覚えてください。

【Outlook】オンラインアーカイブとは：使用方法・移動・検索

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誤送信対策：一定時間経過後にメール送信設定

日々大量のメールのやりとりをしていると、送信ボタンを押してから間違えに気づいて、「はっ」とすることって一度は誰もが経験したことがあると思います。

実は送信ボタンを押した一定時間経過後に、実際にメール送信をする設定に変更することができます。誤送信が多い方はぜひすぐに送信しない設定に変更してみてください。

【Outlook】誤送信対策：一定時間経過後にメール送信する（すぐにメールを送信しない）設定

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検索フォルダーの使用方法や用途

Outlookに備わっている検索フォルダー機能を利用することで、必要なメールだけ目を通すことができ、効率的にメール確認ができます。

検索フォルダーは指定した条件に合致するメールを（すべてのメールを対象として）全検索します。

【Outlook】検索フォルダーの使用方法や用途：条件指定によるメール全検索

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まとめ

本記事「【Outlook】自動で改行される文字数の設定：ビジネスメールのマナーに合わせる」はいかがでしたか。

私が新入社員として入社した会社でもメールの改行について講習があったと記憶しています。非常に重要なビジネスマナーの一つですので、念のためOutlookで自動改行の設定をしておきましょう。