【エクセル】重複データの入力制限｜同じ値を入力できないようにする方法
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本記事ではMicrosoftのエクセルにおける、重複データを入力できないようにする入力制限方法について詳しく解説していきます。
エクセルでデータ管理をしていると、人的なミスにより同じデータを重複登録してしまうミスが発生することがあります。
特に顧客リストや在庫管理マスタなど、正確性が求められるエクセルでは重複データは大きなトラブルにつながる恐れがあります。
このような重複データの問題は、重複データが入力できないように入力制限することで未然に防ぐことができます。エクセルでは「データの入力規則」という機能を利用することで実現できます。
本記事を通して、エクセルで重複データを入力できないようにする入力制限方法について理解を深めてください。
ここではMicrosoft 365による最新のエクセルを使用しています。
Microsoft 365とはMicrosoft社が提供しているOfficeアプリケーション（Outlook、Word、Excel、SharePoint、PowerPointなど）やサービスを利用できるサブスクリプション（月額課金制）のクラウドサービスです
重複データを入力できないようにするとは
エクセルで大量のデータを管理していると、同じデータを誤って重複登録してしまうことがあります。
表やリストに重複データが存在すると思わぬミスを引き起こす可能性があります。特に在庫管理や顧客管理のシートでは、重複データが大きなトラブルにつながる恐れがあります。
表やリストから重複データを取り除くことは、データの正確性を保ち、重大なミスを防ぐことにつながります
エクセルでは重複データの管理方法として、重複チェックを行い、表に同じデータが繰り返し入力されていないか確認する操作があります。
この重複チェックも有効な方法ですが、エクセルにはそもそも重複データの入力自体を制限できる仕組みが備わっています。
この仕組みを使うことで、ユーザーがすでに入力されているデータを再度入力しようとすると、エラーメッセージを表示して入力を拒否することができます。
重複データの入力制限をすることで次のようなメリットがあります。
- 誤って同じデータを再度入力してしまう入力ミスを防止できる
- 社員番号やメールアドレス、商品名など一意でなければならいない項目で重複を防止できる
- データの品質を高めることができる
商品マスタや顧客マスタ、在庫マスタなど重要なエクセルでは重複データの入力制限を設定しておくことがお勧めです。
重複データを入力できないようにする方法
エクセルで重複データを入力できないようにするには、データの入力規則とCOUNTIF関数を利用します。
データの入力規則とは、セルに入力できる内容についてルールを設定して制御できる機能です。
COUNTIF関数とは指定した範囲で特定の条件に一致するセルの数を数える関数です。構文は以下の通りです。
=COUNTIF(範囲, 検索条件)
これらを使って、重複データの入力制限する設定方法は以下の通りです。ここでは次図の表に対して、社員番号A列で同じデータが入力できないように設定します。
- 入力制限を設定したい範囲を選択する（ここではA列）
- 画面上部にあるデータタブをクリックし、リボンのデータツールグループにある「データの入力規則」をクリックする
- 表示されたデータの入力規則画面から「入力値の種類」を「ユーザー設定」に選択する
- 数式にCOUNTIF関数を用いて、以下のように入力して「OK」をクリックする（ここではＡ列全体を対象にしています）
=COUNTIF($A:$A,A1)=1
上記の流れによって重複データが入力できないようになります。もしすでに入力されているデータを入力すると次のようなメッセージが表示されます。
COUNTIF関数の動作
COUNTIF関数の動きとしては、範囲（ここではＡ列）の中で条件（ここではＡ１セル）の値が何回出てくるかを数えています。
そのため数式「=COUNTIF($A:$A,A1)=1」では、結果が１のときだけ「True」、つまり重複がないことかどうかを判別しています。
結果が2以上になると「False」となり、重複があるとみなされてメッセージが表示される仕組みとなっています。
まとめ
本記事「【エクセル】重複データの入力制限｜同じ値を入力できないようにする方法」はいかがでしたか。
ここでは以下の項目について解説してきました。
- エクセルで重複データを入力できないようにすることについて
- 重複データの入力を制限する方法
本記事で紹介した「データの入力規則」を活用することで、入力段階でデータの重複を防止できます。
重複データの入力制限を設定し、データの正確性を保ち、入力ミスを事前に防ぐようにしましょう。
エクセルには他にも様々な仕事に便利な機能が備わっています。以下エクセルのまとめ記事では仕事に便利な機能を紹介しています。ぜひご覧いただき、ご自身の仕事に役立つ機能を見つけてください。
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