【エクセル】重複データの確認と削除まとめ｜条件付き書式や関数による簡単手順
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本記事ではMicrosoftのエクセルにおける、重複データの確認と削除する方法についてまとめて詳しく解説していきます。
業務で使用している重要なエクセルファイルで重複データが混じるとさまざまな問題が発生します。
重複データを「確認」「削除」「制限」する方法を覚えることで、データの正確性を保ち、重大なミスを防ぐことができます。
本記事を通して、エクセルで重複データの確認方法や削除方法、入力制限方法について理解を深めてください。
エクセル：重複データの確認と削除とは
エクセルは仕事の中でさまざまな業務で利用されます。たとえば在庫管理や売上管理、名簿管理、請求管理など幅広く利用されます。
これらエクセルファイルはすべて重要なデータであるため、そこに重複データが混在すると大きな問題に発展する可能性があります。
業務で起こりえる重複データによる発生するトラブルの例を以下に記します。
- 同じ取引に対して二重請求・二重支払いをしてしまう
- 在庫が実際の数よりも多いと認識し、商品の欠品や出荷できない問題が発生する
- 顧客に誤ってDMなどを２重に送信してしまう
- 売上データが実際よりも多く集計される
- データが合わないことによる問題が発生する
エクセルでの重複データの確認と削除は、日常業務の中で欠かせない重要な作業です。業務でエクセルを使う場合、「重複を確認する方法」と「不要な重複を削除する方法」を正しく理解しておくことが重要です。
重複データは小さなミスに見えますが、二重請求や顧客対応ミス、在庫管理の誤り、誤った分析結果など業務効率や信頼性を大きく損なうリスクにつながります。
重複データの確認方法
エクセルで重複データを確認する方法として以下４つの方法があります。
- 条件付き書式の「重複する値」で色付け
- COUNTIF関数で重複データをカウント
- COUNTIFS関数で重複データをカウント（複数列の場合）
- ピボットテーブルで重複データを抽出
重複データに色付けする、重複の個数をカウントする、重複データをピボットテーブルで抽出するなどさまざまです。
詳しいやり方については以下記事を参照してください。
２つの表から重複データを確認する方法
業務で利用するエクセルファイルでは、１つの表だけでなく、２つの表を比較して重複データを抽出したい場面も多くあります。
たとえば注文リストと在庫リストを照合して出荷可能かの確認や顧客リストと注文リストから注文をした顧客を抽出したい場合などです。
２つの表から重複データを抽出することで、必要なデータを効率よく確認でき、業務効率が高まります。
エクセルで２つの表から重複・一致するデータを抽出する方法は以下４通りあります。
- 条件付き書式の「重複する値」で色付け
- COUNTIF関数で重複・一致するデータを抽出
- VLOOKUP関数またはXLOOKUP関数で抽出
- 条件付き書式でルール作成して抽出
これらの詳しいやり方については以下記事をご参照ください。
重複データの削除方法
エクセルファイル上から重複データを削除することで、データの正確性を保ち、重大なミスの発生を防ぎます。
ここでの重複データの削除とは重複しているものを取り除き、一つだけ残す操作を意味します。
エクセルで重複データを削除して一つだけ残す方法として以下３つの方法があります。
- 重複の削除機能を使用する
- 条件付き書式で色付けして削除する
- COUNTIF関数で抽出した重複データを削除する
詳しいやり方については以下記事をご参照ください。
重複データの入力制限｜同じ値を入力させない方法
エクセルでは重複データの入力自体を制限できる機能が備わっています。
この機能を設定しておくことで、同じ値を入力しようとすると警告を出し、重複データの入力を防ぐことができます。
重複データの入力制限のやり方について詳しくは以下記事をご参照ください。
まとめ
本記事「【エクセル】重複データの確認と削除まとめ｜条件付き書式や関数による簡単手順」はいかがでしたか。
エクセルの重複データは、確認・削除・入力制限のいずれも簡単な機能で実現できます。
ここで紹介した「確認方法」「削除方法」「入力制限」を組み合わせれば、データを常に重複データがない正確な状態に保てます。
業務で扱うデータの信頼性を高めるためにも、これらの方法を活用して正確な管理を心がけてください。
エクセルには他にも様々な仕事に便利な機能が備わっています。以下エクセルのまとめ記事では仕事に便利な機能を紹介しています。ぜひご覧いただき、ご自身の仕事に役立つ機能を見つけてください。
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