プリンター(複合機):スキャン送信したメールが届かない・受信できない問題

時計 2023.09.22 / 時計

プリンター(複合機):スキャン送信したメールが届かない・受信できない問題

記事ではプリンター(複合機)でスキャン送信したメール届かない・受信できない問題の解決方法について解説していきます。

複合機でスキャンしたデータは様々な方法で取得することができます。メールに添付されて受け取ることができるメール送信を利用する人も多いです。

スキャンデータのメール送信機能は便利な反面、メールを受信できないという問題が起きることが多いです。

本記事を通して、複合機から送信されたスキャンメールが受信できない時の対処方法について理解を深めてください。

複合機で発生した問題

私は社内SE(システムエンジニア)として働いており、日々様々なパソコンやアプリケーション、その他機器の問い合わせに対応しています。

社内のプリンター(複合機)に関する問い合わせも多く、次のような問い合わせがくることがあります。

複合機に関する問い合わせ内容

複合機でスキャンしたデータをメール送信したが、パソコンのOutlookで受信されない

複合機ではスキャンしたデータの取得方法がいくつか選べます。ここではメール送信を選んでおり、通常は設定したメールアドレス宛にスキャンデータが添付されてメールが送られますがそのメールが受信されないということです。

このようなスキャンデータのメールが受信されないときの対処方法について次項より詳しく解説していきます。

スキャンしたデータの取得方法

原稿を複合機でスキャンした際に、そのスキャンデータを取得する方法として以下のような方法があります。

  • メールに添付して送信
  • パソコンに直接保存
  • USBメモリーに保存
  • 共有フォルダに保存

主に企業では共有フォルダに保存またはメール添付で送信を利用しているところが多いです。

スキャンメールが受信できない問題の原因と対処法

スキャンメールが受信されない問題の原因は以下の通りです。

  • 複合機からメールが送信されていない
  • パソコンがインターネットに接続されていない
  • スキャンデータの容量が重い
  • 迷惑メールフォルダに入っている
  • メールサーバー上で保留されている
  • メールサーバー側でブロックされている

各原因に対する対処方法について次項より解説していきます。

複合機からメールが送信されていない

そもそもメールが複合機からきちんと送信されていないということが考えられます。複合機の管理者に連絡を取って、管理画面からログを見てもらうのがいいです。

メールが複合機から送信されない原因としては「複合機がインターネットに接続されていない」「メールサーバーの情報が誤っている」などが考えられます。

パソコンがインターネットに接続されていない

パソコンがインターネットに接続されていないために、メールが受信されていないということも考えられます。

インターネットに接続されているかどうか確認してみてください。

スキャンデータの容量が重い

大量のスキャンデータを送ってはいませんか?メールに添付して送信できるデータ容量には制限があるため、あまりに重いデータはメールソフトで受信できない場合があります。

例えばOutlookでは20MB、GmailやYahooでは25MBが上限となっています。

スキャンデータが重い場合は複数に分けるまたはメール以外の別の方法で取得する等を考えたほうがいいです。

関連リンク:【Outlook】添付ファイルの容量制限

迷惑メールフォルダに入っている

よくあるのがスキャンメールが迷惑メールフォルダに入っていることです。複合機から送信されるメールアドレスや添付ファイルによって迷惑メールと判断され、通常の受信ボックスではなく迷惑メールフォルダに振り分けられることがあります。

Outlook:迷惑メールボックス

セキュリティレベルの変更などにより迷惑メールとして認識されていることが考えられますので、まずは迷惑メールボックスを確認してみましょう。

もし迷惑メールボックスにメールが振り分けられていたら、次からは受信トレイに届くように設定しましょう。受信トレイに受信されるようにする方法は以下記事を参考にしてください。

メールサーバー上で保留されている

メールサーバーでは攻撃者からのメールや危険なメールであると判断されたメールはメールサーバー上に保留することがあります。

例えばMicrosoft365のMicrosoft365 Defenderは同様の機能を備えており、事前に悪意のあるメールからユーザーを保護します。利用しているサービスがMicrosoft365であれば、Defenderのサイトから保留されているメールを確認できます。

Microsoft 365 Defenderのサイト

リンク:Microsoft 365 Defender

使用しているのがMicrosoft以外のメールサービスであれば、メールが保留されていないか管理者に連絡してみてください。

メールサーバー側でブロックされている

ここまで紹介している方法でも解決できない場合は使用しているメールサーバー側で複合機から送信されたスキャンメールをブロックしている可能性があります。

メールサーバー側のセキュリティレベルが変更され、今まで受信できていたメールが突然受信できなくなることがあります。

メールサーバー管理者に連絡して、特定のアドレス(ここでは複合機)からのメールがブロックされていないか確認しましょう。

まとめ

本記事「プリンター(複合機):スキャン送信したメールを受信できない問題の対処法」はいかがでしたか。

スキャンデータが受信できなくなるとビジネスでは困ることが多いです。本記事を参考にしてスキャンメールを受信できるようにすぐに対処してください。