【Teams】チャットでファイル共有する方法とアクセス権について
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本記事ではMicrosoftのTeamsにおける、チャットでファイル共有（ファイル添付）する方法と共有したファイルのアクセス権について詳しく解説していきます。
TeamsのチャットではPDFやエクセル、Wordといったファイルを共有する操作を頻繁に行います。チャットで共有できるファイルは以下２種類あります。
- クラウド上のファイル（OneDriveやSharePoint）
- パソコン内（ローカル）のファイル
チャットでクラウド上のファイルを共有する際はアクセス権について注意する必要があります。
本記事を通して、Teamsのチャットでファイル共有する方法と共有したファイルのアクセス権について理解を深めてください。
ここではMicrosoft 365による最新のTeamsを使用しています。
Microsoft 365とはMicrosoft社が提供しているOfficeアプリケーション（Outlook、Word、Excel、SharePoint、PowerPointなど）やサービスを利用できるサブスクリプション（月額課金制）のクラウドサービスです
Teams：チャットでファイル共有するとは
Teamsにはメイン機能の一つとしてチャット機能があります。チャット機能では個人やグループとメッセージでのやり取りを行えます。
メッセージの中には文字だけでなくファイル（ファイル共有）やリンクを含めることができます。
メッセージにリンクを含める方法については以下記事をご参照ください。
チャットでファイル共有するとは1対１のチャットやグループチャットでPDFやWord、Excel、テキストファイルなどを送って相手が閲覧や編集、ダウンロードができるようにする操作を意味します。
グループチャットとは複数のメンバー間でメッセージのやり取りやファイル共有などをリアルタイムで実現するグループです
チャットでファイルを共有することで共有されたユーザーは以下の操作が可能となります。
- ファイルの中身を閲覧
- パソコンにファイルをダウンロード
- ファイルの中身を編集
チャットはリアルタイムでやり取りができるため、メールよりも素早くファイル共有ができます。
チャットのファイル共有を利用することでメールよりも業務を円滑に進めることができる
チャットでファイル共有する方法
Teamsのチャットでファイル共有する方法は以下２つあります。
- クラウド上のファイルを共有
- ローカル（パソコン内）のファイルを共有
それぞれの方法について次項より詳しく解説していきます。
OneDriveやSharePointなどクラウド上のファイルを共有
Teamsのチャットではクラウド上のファイルを相手に共有することができます。
クラウド上のファイルとはOneDriveやSharePoint、Teamsのチームに保存されているファイル群を指します。
クラウド上のファイルを共有する方法は以下の通りです。
- メッセージの入力ボックスの右側にある「＋」アイコンをクリックする
- 表示されたメニューから「ファイルを添付する」を選択する
- 次のメニューで「クラウドファイルの添付」を選択する
- 表示された画面から共有するファイルを選択する
上記の操作でクラウド上のファイルを共有することができます。
この操作の注意点として実際のファイルを送信するのではなくクラウド上のファイルへのリンクを共有するという点です。
特に注意すべきなのがSharePoint上のファイルを共有するときです。そのファイルが格納されているSharePointへのアクセス権が相手にない場合、共有された相手はファイルを開くことができません。
Teamsのチーム上のファイルを共有できますが、相手がそのチームに所属していなければ開くことはできません
共有するファイルがOneDrive上のファイルであれば、自動的に共有相手がファイルを開ける共有リンク（アクセス権が付与されたリンク）を生成します。そのためOneDrive上のファイルであれば何も気にせず共有しても相手はファイルを開くことができるということです。
OneDriveは自動的にファイル共有のリンクを生成するが、SharePointでは事前にアクセス権の確認や付与などが必要となる
ローカル（パソコン内）のファイルを共有
Teamsのチャットで自分のパソコン（ローカル）にあるファイルを共有する方法は以下の通りです。
- メッセージの入力ボックスの右側にある「＋」アイコンをクリックする
- 表示されたメニューから「ファイルを添付する」を選択する
- 次のメニューで「このデバイスからアップロード」を選択する
- 表示された画面で共有するファイルを選択する
上記の操作でパソコン内のファイルを共有することができます。
共有したファイルは共有したユーザーのOneDrive上の「Microsoft Teams Chat Files」フォルダに保存されます。
Teamsでファイル共有ができない
Teamsのチャットで突然ファイルの共有ができなくなる現象が発生することがあります。
この現象が発生すると次図のようなエラーが表示されます。
Teamsのチャットでファイルの共有ができない場合の対処方法については以下記事をご参照ください。
チャットで共有したファイルを削除する方法
チャットでファイルを共有する機能は非常に便利です。そのため頻繁に利用することが多いですが、誤って共有すべきでないファイルを共有してしまうこともあります。
Teamsのチャットでは共有したファイルを削除する操作はわかりづらいです。
共有したファイルを削除する方法について詳しくは以下記事をご参照ください。
まとめ
本記事「【Teams】チャットでファイル共有する方法とアクセス権について」はいかがでしたか。
ここでは以下の項目について解説してきました。
- Teamsのチャットでファイル共有することについて
- チャットでファイル共有する２つの方法
- チャットで共有したファイルを削除する方法
チャットでファイル共有する各方法を理解して使うことで、ファイル共有を含めたコミュニケーションが円滑に進みます。特にチーム上のファイルを共有する場合は注意して利用するようにしてください。
Teamsにはほかにも様々な便利な機能が備わっています。以下Teamsのまとめ記事では仕事に役立つ機能を紹介しています。ぜひご覧いただき、ご自身の仕事に役立つ機能を見つけてください。
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