【Outlook】添付ファイルをSharePointに自動保存する方法｜Power Automateによる自動化
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本記事ではMicrosoftのOutlookによる、受信したメールの添付ファイルをSharePointに自動保存する方法について詳しく解説していきます。
ここでは添付ファイルをSharePointに保存するためにPower Automateを使用しています。
Power AutomateとはMicrosoftアプリ（Outlook、SharePointなど）での日々の繰り返し業務を自動化するためのツールです
メールで受け取った請求書や発注書などのファイルを、毎回手動でSharePointに保存している方は非常に多いです。
この作業をPower Automateを使って自動化することで、ファイル保存の手間を大幅に削減でき、ほかの重要な仕事に時間を使えるようになります。
本記事を通して、Outlookで受け取った添付ファイルをPower Automateを使ってSharePointに自動保存する方法について理解を深めてください。
ここではMicrosoft 365による最新のOutlook、SharePoint、Power Automateを使用しています。
Microsoft 365とはMicrosoft社が提供しているOfficeアプリケーション（Outlook、Word、Excel、PowerPointなど）やサービスを利用できるサブスクリプション（月額課金制）のクラウドサービスです
Outlook｜添付ファイルをSharePointに自動保存するとは
Outlookで受信したメールの添付ファイルをSharePointに保存して管理している方はとても多いです。特に経理部門では、日々送られてくる請求書などの書類をSharePoint上のフォルダに保存して管理しているケースがよく見られます。
しかしこの作業を毎回手動で行っていると、ファイルのダウンロードや保存に手間がかかり、作業効率が悪く、多くの時間を無駄に費やしてしまいます。
そこでMicrosoftが提供しているアプリを上手に利用して、Outlookで受信したメールの添付ファイルをSharePointの指定フォルダに自動保存することがおすすめです。
特に経理部門ではさまざまな部署から請求書などを受け取り、特定のフォルダに保存していることが多いため、一番効果が期待できます。
この自動化の仕組みを導入することで、手動でのダウンロード、SharePointへのアップロードする作業が不要となり、日々の業務をより効果的に進めることができるようになります。
添付ファイルをSharePointに自動保存する方法｜Power Automateの活用
Outlookで受信したメールの添付ファイルをSharePointへ自動保存するには、Microsoftが提供しているPower Automateというツールを利用します。
Power Automateは日々の繰り返し作業を自動化できるツールであり、OutlookやSharePoint、OneDriveなどMicrosoft 365のアプリとスムーズに連携できます。
Power Automateではあらかじめ条件（トリガー）を設定し、その条件が満たされた場合に決めた処理（アクション）を実行するという自動化フローを作成して利用します。
添付ファイルをSharePointへ自動保存するフローを作成する手順としては次のようになります。
- Power Automateにアクセス
- フローを新規作成
- フローを開始する条件（トリガー）を設定
- 実行する処理（アクション）を追加
上記それぞれの手順については次項より詳しく解説していきます。
Power Automateにアクセス
まずは以下リンクからPower Automateにアクセスしてください。
ログイン画面が表示されたらご自身のMicrosoft 365アカウントでログインしてください。
フローを新規作成
添付ファイルをSharePointに自動保存するためのフローを作成します。以下の手順でフローを新規作成してください。
- Power Automateのホーム画面の左側にあるメニューから「作成」をクリックする
- 表示された画面から「自動化したクラウドフロー」を選択する
- 表示された［自動化したクラウドフローを構築する］画面で「フロー名」を入力する
- 次にフローのトリガー選択項目で「新しいメールが届いたとき(V3)」を選択して「作成」ボタンをクリックする
上記の操作で新しいフロー作成画面が表示されます。
フローを開始する条件（トリガー）を設定
次にフローを開始する条件（トリガー）を設定します。ここでは以下３つの条件を設定してみます。
- 添付ファイル付きのメールを受信したとき
- メールのタイトルに「請求書」が含まれるとき
- メールの宛先が「office54@office54.net」のとき
上記の条件を設定する流れは以下の通りです。
- 画面右上にある「新しいデザイナー」をクリックしてオフにする
- 表示された［フローを保存してから切り替える］画面で「保存せずに切り替える」をクリックする
- 画面上に出てくる［make.powerautomate.comの内容］を確認して「OK」をクリックする
- 画面が切り替わったら［新しいメールが届いたとき(V3)］のフォルダからフォルダーアイコンをクリックする
- 表示されたフォルダ一覧から、対象のメールが格納されるフォルダを選択する
- 「詳細オプションを表示する」をクリックする
- フローを開始する条件を入力する（ここでは「宛先」「添付ファイルを含める」「件名フィルター」「添付ファイル付きのみ」を変更）
上記の流れでフローを開始する条件が設定できます。
実行する処理（アクション）を追加
次に条件が満たされたときに実行する処理（アクション）を追加します。
ここではメールの添付ファイルをSharePointの指定フォルダに保存する処理を追加します。以下の流れで処理（アクション）を追加してください。
- 「＋新しいステップ」をクリックする
- 検索窓に「ファイルの作成」と入力し、下部にあるアクション一覧から「ファイルの作成（SharePoint）」をクリックする
- 表示された［ファイルの作成］画面で「サイトのアドレス」および「フォルダーのパス」を選択する
- 次に「ファイル名」をクリックして、表示された［動的なコンテンツ］からファイル名にしたい項目を選択する（ここでは「添付ファイル 名前」を選択）
- 次に「ファイルコンテンツ」をクリックして、表示された［動的なコンテンツ］から「添付ファイルコンテンツ」を選択する
上記の操作で実行する処理（アクション）を追加できます。あとは「保存」ボタンをクリックすれば、フローの作成は完了です。
フローを作成したら、実際にメールを受信したあとにSharePointへ添付ファイルが保存されるか確認してください。
まとめ
本記事「【Outlook】添付ファイルをSharePointに自動保存する方法｜Power Automateによる自動化」はいかがでしたか。
ここでは以下の項目について解説してきました。
- Outlookで受信した添付ファイルをSharePointへ自動保存することについて
- Power Automateによる添付ファイルをSharePointへ自動保存する方法
添付ファイルをSharePointへ自動保存できるようになることで、業務効率が劇的に向上します。今現在、手動で保存している方はぜひPower Automateを使って自動化してみてください。
Outlookにはその他にも便利な機能が備わっています。以下記事では仕事に役立つ機能をご紹介しています。ぜひ読んでいただき、まだ使ったことがない仕事に役立つ機能を探してみてください。
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